Secrétaire F/H

EFS; Montpellier; Sur place; EUR 23 000 - 32 000; Plein temps

Résumé du poste

L’EFS recherche un(e) secrétaire pour le service d'immunohématologie et la délivrance des PSL sur le site de Montpellier. Vous assurez l'accueil, les saisies et la traçabilité des dossiers en lien avec les biologistes et les hémovigilants.

Vous gérez l'identitovigilance, l'archivage et la diffusion des comptes rendus, tout en garantissant le respect des délais et la qualité du service. Poste à temps plein, horaires planifiés sans week-ends travaillés, avec répartition bilatérale des amplitudes.

Qualifications

• Maîtrise du pack Office et du classement des dossiers.
• Bonne organisation et rigueur dans le suivi des dossiers.
• Qualités relationnelles et diplomatie avec les établissements de soin.
• Gestion du stress et capacité à travailler en équipe.

Responsabilités

• Assurer l'accueil téléphonique en IH et en délivrance.
• Enregistrer les demandes d'analyse et effectuer la double saisie.
• Gérer les non-conformités et l'identitovigilance.
• Gérer les dossiers d'identitovigilance via le portail et Identito.
• Réaliser la revue des demandes d'analyse et créer les prescripteurs.
• Diffuser les comptes rendus d'examens par courrier, fax ou coursiers.
• Gérer les litiges de facturation et les réclamations clients.
• Archivage quotidien des documents et traçabilité PSL.
• Organisation des réunions et programmation Webex.

Connaissances

Organisation

Pack Office

Rigueur

Relationnel

Gestion du stress

Diplomatie

Outils

Swan

Chronopost

Webex

Description du poste

Vous êtes secrétaire et souhaitez exercer différemment votre métier ?
Participer à une mission de santé publique vitale au service des patients est important pour vous ?
A l’EFS, sauver des vies, c’est la raison pour laquelle nous nous levons tous les matins !
Et nous avons la chance de compter sur la générosité de plus d’un million de donneurs de sang et sur le professionnalisme de 10 000 collaborateurs formant une chaîne solidaire.
Le titulaire assure l'activité de secrétariat du service d'immunohématologie (IH) et de délivrance des Produits Sanguins Labiles (PSL) du site de Montpellier - SUB :

• Assurer l'accueil téléphonique en IH et en délivrance,
• Enregistrer les demandes d'analyse et effectuer la double saisie,
• Assurer la gestion des non-conformités de prescription (enregistrement et communication aux hémovigilants des Etablissements de Santé (ES)),
• Gérer les dossiers d'identitovigilance, notamment à l'aide du portail des surveillances,
• Scanner les documents liés aux changements d'identité dans les dossiers patients (Identito), après aval du biologiste,
• Faire la revue des demandes d'analyse,
• Créer les nouveaux prescripteurs dans le logiciel médico-technique,
• Assurer la diffusion des comptes rendus d'examens : par courrier, fax ou coursiers,
• Déposer le courrier postal dans la zone « départ courrier » dans les délais,
• Envoyer par télécopie les demandes de duplicatas de résultats d'analyses,
• Gérer les litiges de facturation : gestion des épreuves directes de compatibilité et vérification des factures,
• Gérer les réclamations et suggestions clients et les enregistrer dans le logiciel qualité (Swan),
• Rédiger, envoyer, diffuser au personnel divers documents (notes de service, comptes-rendus de réunions, infos diverses,…),
• Suivre les accusés de lecture des documents diffusés,
• Assurer la gestion des examens transmis aux laboratoires sous-traitants et tenir le registre : colisage, gestion des documents de demandes associés, enregistrement sur le logiciel Chronopost. Gérer la transmission des résultats du sous-traitant aux prescripteurs après validation par le biologiste et scanner les CR dans le dossier patient,
• Assurer l'archivage quotidien des documents d'IH (prescriptions, dossier des patients greffés, suivi des allo-immunisation des femmes enceintes) et de délivrance (classer les fiches de délivrance de la veille),
• Assurer la saisie de la traçabilité des PSL et la relance des ES pour la traçabilité manquante,
• En concertation avec un biologiste, assurer la gestion administrative des évènements indésirables receveurs (EIR) et des incidents graves,
• Aider à la programmation des réunions en Webex, conférence téléphonique…
  

• Horaires : 7h30 – 15h20 ou 16h // 9h00 – 16h50 ou 17h50 // 13h15 – 21h15 // 13h40 – 21h.
• L'activité fonctionne de manière planifiée sur 8 semaines, ce qui vous permet d'anticiper votre organisation, tant professionnelle que personnelle.
• Pas de travail jours fériés et week-end.
• Fréquence des soirs : 2 fois par semaine en moyenne.

• Bonne maîtrise du pack office (word, excel, outlook).
• Capacités d'organisation, rigueur dans le suivi des dossiers.
• Qualités relationnelles, diplomatie avec les établissements de soin.
• Gestion du stress.