Secrétaire F/H

Etablissement français du sang; Montpellier; Sur place; EUR 24 000 - 31 000; Plein temps

Résumé du poste

L’Etablissement français du sang recherche une secrétaire pour assurer l’activité du service d'immunohématologie et de délivrance des PSL au site de Montpellier - SUB. Vous accueillerez, enregistrerez les demandes, gérerez les dossiers d'identitovigilance et assurerez la diffusion des comptes rendus d’analyses.

Vous maîtrisez le pack Office et écoutez les établissements de soin avec diplomatie, tout en gérant le stress du poste et en coordonnant les réunions via Webex.

Qualifications

• Maîtrise du pack office (Word, Excel, Outlook).
• Capacités d'organisation et rigueur dans le suivi des dossiers.
• Qualités relationnelles et diplomatie avec les établissements de soin.
• Gestion du stress.

Responsabilités

• Assurer l'accueil téléphonique en IH et en délivrance.
• Enregistrer les demandes d'analyse et effectuer la double saisie.
• Gérer les non-conformités de prescription et informer les hémovigilants.
• Gérer les dossiers d'identitovigilance et l'utilisation du portail des surveillances.
• Scanner les documents liés aux changements d'identité après aval du biologiste.
• Rédiger et diffuser les comptes rendus d'examens par courrier, fax ou coursier.
• Effectuer l'archivage quotidien des documents IH et de délivrance.
• Assurer la traçabilité des PSL et relancer les ES.
• Gérer les litiges de facturation et les réclamations clients dans Swan.
• Aider à la programmation des réunions en Webex.

Connaissances

Organisation

Rigueur

Relations interpersonnelles

Diplomatie

Gestion du stress

Outils

Swan

Chronopost

Webex

Logiciel médico-technique

Description du poste

Vous êtessecrétaire et souhaitez exercer différemment votre métier?

Participer à une mission de santé publique vitale au service des patients est important pour vous ?

A l’EFS, sauver des vies, c’est la raison pour laquelle nous nous levons tous les matins!

Et nous avons la chance de compter sur la générosité de plus d’un million de donneurs de sang et sur le professionnalisme de 10000 collaborateurs formant une chaîne solidaire.

Le titulaire assure l'activité de secrétariat du service d'immunohématologie (IH) et de délivrance des Produits Sanguins Labiles (PSL) du site de Montpellier - SUB :

• Assurer l'accueil téléphonique en IH et en délivrance,
• Enregistrer les demandes d'analyse et effectuer la double saisie,
• Assurer la gestion des non-conformités de prescription (enregistrement et communication aux hémovigilants des Etablissements de Santé (ES)),
• Gérer les dossiers d'identitovigilance, notamment à l'aide du portail des surveillances,
• Scanner les documents liés aux changements d'identité dans les dossiers patients (Identito), après aval du biologiste,
• Faire la revue des demandes d'analyse,
• Créer les nouveaux prescripteurs dans le logiciel médico-technique,
• Assurer la diffusion des comptes rendus d'examens : par courrier, fax ou coursiers,
• Déposer le courrier postal dans la zone « départ courrier » dans les délais,
• Envoyer par télécopie les demandes de duplicatas de résultats d'analyses,
• Gérer les litiges de facturation : gestion des épreuves directes de compatibilité et vérification des factures,
• Gérer les réclamations et suggestions clients et les enregistrer dans le logiciel qualité (Swan),
• Rédiger, envoyer, diffuser au personnel divers documents (notes de service, comptes-rendus de réunions, infos diverses,…),
• Suivre les accusés de lecture des documents diffusés,
• Assurer la gestion des examens transmis aux laboratoires sous-traitants et tenir le registre : colisage, gestion des documents de demandes associés, enregistrement sur le logiciel Chronopost. Gérer la transmission des résultats du sous-traitant aux prescripteurs après validation par le biologiste et scanner les CR dans le dossier patient,
• Assurer l'archivage quotidien des documents d'IH (prescriptions, dossier des patients greffés, suivi des allo-immunisation des femmes enceintes) et de délivrance (classer les fiches de délivrance de la veille),
• Assurer la saisie de la traçabilité des PSL et le relance des ES pour la traçabilité manquante,
• En concertation avec un biologiste, assurer la gestion administrative des évènements indésirables receveurs (EIR) et des incidents graves,
• Aider à la programmation des réunions en Webex, conférence téléphonique…

Bonne maîtrise du pack office (word, excel, outlook).Capacités d'organisation, rigueur dans le suivi des dossiers.Qualités relationnelles, diplomatie avec les établissements de soin.Gestion du stress.