Secrétaire H/F

EFS Etablissement Français du Sang; Montpellier; Sur place; EUR 24 000 - 32 000; Plein temps

Résumé du poste

L'Etablissement Français du Sang (EFS) recherche un(se) Secrétaire H/F pour assurer l'accueil et les tâches administratives du service d'immunohématologie et de délivrance des PSL sur le site de Montpellier.

Vous assurerez le traitement des demandes, la saisie et la diffusion des comptes rendus, la gestion des dossiers patient et des litiges administratifs, en respectant les procédures qualité et les délais.

Qualifications

• Débutant accepté.
• Qualification : Ouvrier spécialisé.

Responsabilités

• Assurer l'accueil téléphonique en IH et en délivrance.
• Enregistrer les demandes d'analyse et effectuer la double saisie.
• Gérer les non-conformités de prescription et informer les hémovigilants.
• Gérer les dossiers d'identitovigilance et les identito.
• Diffuser les comptes rendus d'examens par courrier/ fax/ coursier.
• Assurer l'archivage quotidien des documents IH et PSL.

Connaissances

Pack Office

Organisation

Rigueur

Relationnel

Gestion du stress

Description du poste

POSTE : Secrétaire H/FDESCRIPTION :Vous êtes secrétaire et souhaitez exercer différemment votre métier ?Participer à une mission de santé publique vitale au service des patients est important pour vous ?A l'EFS, sauver des vies, c'est la raison pour laquelle nous nous levons tous les matins !Et nous avons la chance de compter sur la générosité de plus d'un million de donneurs de sang et sur le professionnalisme de 10 000 collaborateurs formant une chaîne solidaire.Le titulaire assure l'activité de secrétariat du service d'immunohématologie (IH) et de délivrance des Produits Sanguins Labiles (PSL) du site de Montpellier - SUB :- Assurer l'accueil téléphonique en IH et en délivrance,- Enregistrer les demandes d'analyse et effectuer la double saisie,- Assurer la gestion des non-conformités de prescription (enregistrement et communication aux hémovigilants des Etablissements de Santé (ES)),- Gérer les dossiers d'identitovigilance, notamment à l'aide du portail des surveillances,- Scanner les documents liés aux changements d'identité dans les dossiers patients (Identito), après aval du biologiste,- Faire la revue des demandes d'analyse,- Créer les nouveaux prescripteurs dans le logiciel médico-technique,- Assurer la diffusion des comptes rendus d'examens : par courrier, fax ou coursiers,- Déposer le courrier postal dans la zone « départ courrier » dans les délais,- Envoyer par télécopie les demandes de duplicatas de résultats d'analyses,- Gérer les litiges de facturation : gestion des épreuves directes de compatibilité et vérification des factures,- Gérer les réclamations et suggestions clients et les enregistrer dans le logiciel qualité (Swan),- Rédiger, envoyer, diffuser au personnel divers documents (notes de service, comptes-rendus de réunions, infos diverses,),- Suivre les accusés de lecture des documents diffusés,- Assurer la gestion des examens transmis aux laboratoires sous-traitants et tenir le registre : colisage, gestion des documents de demandes associés, enregistrement sur le logiciel Chronopost. Gérer la transmission des résultats du sous-traitant aux prescripteurs après validation par le biologiste et scanner les CR dans le dossier patient,- Assurer l'archivage quotidien des documents d'IH (prescriptions, dossier des patients greffés, suivi des allo-immunisation des femmes enceintes) et de délivrance (classer les fiches de délivrance de la veille),- Assurer la saisie de la traçabilité des PSL et la relance des ES pour la traçabilité manquante,- En concertation avec un biologiste, assurer la gestion administrative des évènements indésirables receveurs (EIR) et des incidents graves,- Aider à la programmation des réunions en Webex, conférence téléphoniqueSelon profilPROFIL : Bonne maîtrise du pack office (word, excel, outlook).Capacités d'organisation, rigueur dans le suivi des dossiers.Qualités relationnelles, diplomatie avec les établissements de soin.Gestion du stress.Spécificité du posteHoraires : 7h30 - 15h20 ou 16h // 9h00 - 16h50 ou 17h50 // 13h15 - 21h15 // 13h40 - 21h.L'activité fonctionne de manière planifiée sur 8 semaines, ce qui vous permet d'anticiper votre organisation, tant professionnelle que personnelle.Pas de travail jours fériés et week-end.Fréquence des soirs : 2 fois par semaine en moyenne.Date de prise de poste envisagéedès que possible

Type de contrat CDI
Contrat travail

Expérience

• Débutant accepté

Informations complémentaires

• Qualification : Ouvrier spécialisé
• Secteur d'activité : Centres de collecte et banques d'organes

EFS Etablissement Français du Sang

L'Etablissement français du sang (EFS), chargé du service public transfusionnel et de la satisfaction des besoins en produits sanguins labiles, est un acteur essentiel de notre système de santé, garant du cadre éthique du don en France. La sécurité sanitaire et la préservation de l'autosuffisance quantitative et qualitative en produits sanguins labiles constituent sa priorité. L'EFS poursuit et amplifie sa transformation dans la perspective d'améliorer la qualité du service rendu.Etabli...