Secrétaire de Laboratoire (Bouvier) F/H

EFS; Meysse; Sur place; EUR 19 000 - 28 000; Plein temps

Résumé du poste

L'Établissement Français du Sang recherche un/e secrétaire médical/e pour un rôle polyvalent au sein du laboratoire. Vous assurez la saisie et la gestion de documents, l’accueil physique des visiteurs et la coordination des réunions, tout en veillant au classement et à l’archivage selon les procédures en vigueur.

Titulaire d’un BAC Secrétariat ou d’un diplôme de Secrétaire Médicale, vous possédez une première expérience en secrétariat médical et savez utiliser Excel et l’outil OPTIMA.

Qualifications

• Dossier de secrétariat médical ou BAC Secrétariat requis.
• Première expérience en secrétariat médical appréciée.
• Maîtrise des outils bureautiques et de l’archive documentaire.

Responsabilités

• Création, gestion et suivi de fichiers Excel.
• Saisie et mise en forme des courriers et rapports.
• Organisation des réunions et préparation des dossiers.
• Classement et archivage des documents selon les procédures.
• Gestion des stocks de fournitures et commandes.
• Réception du courrier et accueil des visiteurs.
• Gestion de la documentation du service dans l’outil qualité et préparation de documents techniques.
• Suivi des dossiers du personnel (scan, formation).
• Saisie dans l’outil OPTIMA et gestion des tickets restaurant.

Connaissances

Maîtrise du pack Office

Formation

BAC Secrétariat

Diplôme Secrétaire Médicale

Outils

Excel

OPTIMA

Description du poste

L'EFS est un acteur vital pour le système de santé français, aussi vital que le sang l'est pour l'organisme.

Acteur public, placé sous la tutelle du Ministère des solidarités et de la santé, il est garant de l'autosuffisance du pays en produits sanguins labiles.

Mais pas seulement ! Avec 10 000 professionnels répartis dans toute la métropole et les territoires d'Outre-mer, l'EFS est mobilisé à toutes les étapes de la chaîne de soin au service des patients et pleinement engagé dans la médecine de demain : de la recherche fondamentale et clinique aux diagnostics en passant par la formation jusqu'au soin des patients transfusés ou greffés.

Intégrer l'Établissement Français du Sang c'est participer utilement à une mission de santé publique, mais aussi et surtout, pouvoir accompagner les professionnels de santé dans un cadre de travail dynamique avec de nombreux métiers très différents, tous plus riches les uns que les autres, et implantés partout en France.

Au sein du département et sous la responsabilité du Cadre médico-technique, vous serez amené(e) à effectuer des missions de secrétariat spécifique au laboratoire :

• Création, gestion et suivi de fichiers Excel


• Saisie, mise en forme et gestion des courriers, rapports, comptes rendus, dans le respect des normes de l'établissement


• Organiser les réunions de service : convocations, préparation des dossiers


• Veiller au classement et à l'archivage des documents selon les procédures en vigueur


• Suivre l'état des stocks de consommables, identifier les besoins en approvisionnement et réaliser les commandes nécessaires des fournitures de bureau


• Gestion du courrier


• Gérer la documentation du service dans l'outil d'assurance qualité et préparer des documents à caractère technique


• Participer à la gestion et suivi des dossiers du personnel (scan, mise à jour, suivi de formation…)


• Saisie dans l'outil OPTIMA (planning validé), commande de ticket restaurant


• Assurer l'accueil physique des visiteurs/prestataires et réceptionner les appels téléphoniques (renseignement et orientation des interlocuteurs, transmission d'informations...)

• Maîtrise du pack office


• Port d'une blouse blanche

Vous êtes titulaire d'un BAC Secrétariat ou d'un diplôme de Secrétaire Médicale et avez une 1ère expérience en secrétariat médical.

Vos atouts:

• Sens du relationnel, communication aisée


• Réactivité, rigueur et autonomie


• Organisation


• Sens de l'intérêt commun et du travail en équipe