Secrétaire en antenne médicale

Ministère de l'Intérieur; Île-de-France; On-site; EUR 24,000 - 30,000; Full time

Job summary

Une antenne médicale spécialisée à Versailles recherche un(e) secrétaire pour superviser l'accueil des usagers et gérer les dossiers médicaux. Le candidat doit avoir un minimum de niveau 4 (Bac) et une expérience confirmée. Les tâches incluent l'orientation des consultants, la gestion des expertises et la formation du personnel. Ce poste offre des perspectives d'évolution sur 3 à 5 ans dans un environnement dynamique et exigeant.

Qualifications

• Avoir des compétences en informatique - bureautique niveau pratique requis.
• Connaître l'environnement professionnel niveau pratique à acquérir.
• Savoir-être: sens relationnel, accueil, et communication efficace avec les usagers et les services.

Responsibilities

• Superviser l’accueil physique et téléphonique des consultants.
• Identifier et hiérarchiser les demandes.
• Enregistrer les venues et orienter vers les soignants.
• Suivi des expertises et gestion des dossiers médicaux.
• Former les GAV aux fonctions de secrétariat.
• Tâches administratives diverses.

Skills

Compétences en informatique - bureautique

Savoir rédiger

Savoir travailler en équipe

Savoir appliquer la réglementation

Sens des relations humaines

Savoir accueillir

Savoir communiquer

Education

Niveau 4 Baccalauréat

Tools

Informatique - bureautique

Job description

Secrétaire en Antenne Médicale

Domaine et métier

Relation à l'usager - Secrétaire

Description du poste

ACCUEIL et ORIENTATION

• Superviser l’accueil physique et téléphonique des consultants et des différents services.
• Identifier et hiérarchiser les différentes demandes.
• Enregistrer les venues et orienter vers les soignants (soins, consultations, vaccins, demandes d’aptitudes, CNCI).

GESTION DES DOSSIERS MEDICO-ADMINISTRATIFS

• Suivi des expertises particulières, TAP, PLB, Plongée (GIGN), supervision, gestion et classement des dossiers papier.
• Rédaction et prise en compte des DAPIAS et RC de 1er niveau.
• Gestion des annexes médicales (retour d’analyses, courriers médicaux, compte-rendu, convocation sur sollicitation des médecins d’unité, prise de rdv de consultation d’expertise…).
• Numérisation des courriers et résultats médicaux, incrémentations des documents scannés dans le dossier médical informatique des patients ; transmission pour visa des médecins.
• Mise à jour administrative des dossiers : mises à jour des données personnelles, ordres de mutations, affectations, fins de services…

TÂCHES TRANSVERSALES

• Formation des GAV aux fonctions inhérentes au Pôle Accueil en AMS.
• Tâches informatiques (messagerie / réseau institutionnel / intragend / intradef / interne / AXONE).
• Formation au profit des référents santé des Unités du GBGM.

TÂCHES PAR SUPPLEANCE

• Autres tâches de secrétariat.
• Pôle parcours du soin.
• Pôle secrétariat / CDT.

ARCHIVAGE

Archivage.

Votre environnement professionnel

• Partie administrative et gestion des dossiers médicaux du personnel rattaché à la 1ère antenne médicale spécialisée – SATORY.
• Assurer la cellule fichier de l’antenne : fonctionnement administratif de la 1ère AMS.
• Consultations médicales.
• Réalisation des visites médicales périodiques des gendarmes.
• Participation à la gestion des personnels de la 1ère AMS (notation, avancement, etc.).
• Intermédiaire entre la Gendarmerie et la CNMSS.
• Gestion des mouvements des dossiers médicaux.
• Gestion des prises de rendez-vous (planning).
• Délivrance lots de soutien.

Composition et effectifs du service

• 1 médecin chef
• 4 médecins adjoints d’active, 1 interne des hôpitaux des armées et 5 médecins réserviste
• 8 infirmiers d’active et 8 infirmiers réservistes, 1 kiné réserviste
• 1 CSTAGN – 1 GAV
• 2 secrétaires administratives civiles

Liaisons hiérarchiques

• MDL, cheffe du secrétariat
• Médecin chef d’antenne de la 1ere AMS
• Médecin général commadant le 2e CMA Île de France

Liaisons fonctionnelles

• Le personnel de la 1ère AMS
• La région de gendarmerie Île de France
• Les unités de gendarmerie dépendantes de la 1ère AMS
• Les secrétariats des autres antennes du CMA
• Les secrétariats médicaux des services des hôpitaux

Descriptif du profil recherché

Connaissances techniques

Avoir des compétences en informatique - bureautique niveau pratique requis.

Connaître l'environnement professionnel niveau pratique à acquérir.

Savoir-faire

• Savoir rédiger niveau maîtrise requis.
• Savoir travailler en équipe niveau maîtrise requis.
• Savoir appliquer la réglementation niveau pratique requis.

Savoir-être

• Avoir le sens des relations humaines niveau maîtrise requis.
• Savoir accueillir niveau maîtrise requis.
• Savoir communiquer niveau maîtrise requis.

Vos perspectives

Évolutions statutaires.

Durée attendue sur le poste

3 à 5 ans.

Critères candidat

Niveau d'études min. requis

Niveau 4 Baccalauréat.

Niveau d'expérience min.

Confirmé.

Documents à transmettre

L'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire.

Informations complémentaires

Localisation administrative et géographique / Affectation

1ère Antenne Médicale Spécialisée – Satory
34 rue de la martinière
78000 VERSAILLES SATORY

Code fiche de l’emploi type1 (RMFP)

ERUSA010

Code fiche de l’emploi type1 (REMI)

ADM005A

Fondement juridique du recrutement

2° de l’article L332-2 du CGFP.

Localisation du poste

Europe, France, Ile-de-France, Yvelines (78)

Lieu d'affectation (sans géolocalisation)

• Préfecture de Vaucluse / Direction de la Citoyenneté et de la Légalité / Bureau de l'Immigration et de l'Asile - 2 avenue de la folie – 84 000 AVIGNON