Secrétaire Ecole Primaire

Urogec Idf; Paris; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Temps partiel

Résumé du poste

Urogec Idf recherche un(e) Secrétaire de l'école primaire à Paris pour rejoindre son équipe administrative. Ce poste exige une gestion efficace des administrations des enseignants et élèves, ainsi qu'une collaboration étroite avec le Chef d’établissement.

Le candidat idéal maîtrise les outils informatiques et les applications CHARLEMAGNE, tout en ayant d'excellentes aptitudes relationnelles. Les horaires sont de 8h à 17h30, deux jours par semaine, sans travail durant les vacances scolaires.

Qualifications

• Maitrise des applications CHARLEMAGNE et ECOLE DIRECTE.
• Bonne connaissance des Institutions (Rectorat, DDEC, etc.).
• Aptitude à gérer la pression due à la quantité de travail.

Responsabilités

• Gérer l’administration du personnel enseignant.
• Gérer l’administration des élèves et transmettre les informations nécessaires.
• Assurer le secrétariat de direction et coordonner avec le Chef d’établissement.

Connaissances

Maitrise des applications CHARLEMAGNE

Bonne maîtrise des outils informatiques

Aptitudes relationnelles

Rigueur

Capacité rédactionnelle

Description du poste

Établissement catholique d’enseignement sous contrat d’association avec l’État, Sainte Jeanne-Élisabeth est rattachée au Diocèse de Paris. La Congrégation des Filles de la Croix en exerce la tutelle.

Le projet éducatif de Sainte Jeanne-Élisabeth prend appui sur le texte de référence de la Congrégation inspiré des valeurs évangéliques.

Nous accueillons chaque enfant avec son histoire, ses savoirs et ses rêves.

Fidèle à l’esprit des Filles de la Croix, l’équipe pédagogique propose à la fois une formation solide qui décèle et prend en compte l’ensemble de la personne et une éducation à la liberté responsable qui ouvre aux dimensions du monde.

L’établissement est à la recherche d’un(e) Secrétaire de l’école primaire pour rejoindre notre équipe administrative et qui partage notre engagement envers l’éducation et le bien-être des élèves.

Vos missions au sein de l’école primaire situé au 49 avenue Duquesne à Paris 7ème et accueillant environ 230 élèves.

Responsabilités

• Gérer l’administration du personnel enseignant : rassembler les documents administratifs auprès des enseignants; suivre et enregistrer les absences des enseignants (formations, convocations extérieures), transmettre au chef d’établissement pour anticipation et transmettre les certificats de formation au rectorat; suivre les suppléances et les dossiers; répondre aux questions ou difficultés concernant la carrière et le poste; échanger par téléphone avec le rectorat sur la carrière des enseignants en cas de difficultés ou modifications.
• Gérer l’administration des élèves : communiquer aux parents les informations nécessaires; suivre les inscriptions (réception des dossiers, enregistrement, transmission au Chef d’établissement, gestion des rendez-vous, information du refus du dossier, saisie des informations sur CHARLEMAGNE); tenir et mettre à jour la base de données élèves; gérer et classer divers documents (dossiers médicaux, convocations, attestations de scolarité, demandes de remboursement, courrier, déclarations d’accidents); préparer les documents et dossiers pour les événements; gérer le passage des cartes de cantine sur CHARLEMAGNE; relancer les familles pour les impayés; suivre les affectations et pré-affectations dans le public.
• Assurer le secrétariat de direction : coordonner avec le Chef d’établissement les objectifs hebdomadaires; assurer le secrétariat administratif, la communication et les tâches bureautiques; créer des documents de communication interne et externe en accord avec le Chef d’établissement; organiser et suivre la communication (échanges avec les enseignants, mise à jour du tableau d’affichage, envoi d’e-mails).
• Participer à l’organisation générale de l’année : paramétrer Charlemagne en début d’année; gérer les photocopieuses et imprimantes; soutenir l’efficacité des procédures administratives (participer et être force de proposition au conseil administratif, inscrire son action dans une démarche globale, concevoir de nouveaux outils et évaluer leur efficacité, rechercher la simplification et la visibilité des procédures).

Activités ponctuelles

• Participer à l’activité d’autres postes en cas de besoin
• Être le lien et être un support administratif avec l’APEL et l’OGEC

Profil

• Savoir-faire et savoir-être requis :
• Maitrise des applications CHARLEMAGNE et ECOLE DIRECTE
• Bonne maîtrise des outils informatiques
• Bonne connaissance des Institutions (Rectorat, DDEC, etc.)
• Anticipation des échéances: faculté à gérer «la pression» due à la quantité de travail et aux délais à respecter
• Aptitudes relationnelles: adaptation et souplesse
• Sens de l’accueil
• Maitrise d’un standard téléphonique
• Capacité rédactionnelle
• Rigueur, méthode et organisation
• Aptitude à la gestion de conflits
• Réactivité
• Discrétion

Horaires

• 8h-17h30 durant deux jours par semaine (sauf le mercredi)
• Pas de travail durant les petites et grandes vacances scolaires
• Poste à pourvoir le 25 aout 2026

Candidature (CV et Lettre de motivation) à envoyer avant le 20 juin 2026