Secrétaire mi-temps (H/F)

OGEC Annonciation; Seilh; Sur place; EUR 18 000 - 24 000; Temps partiel

Avantages offerts par ce poste

Restauration

Complémentaire santé

CSE

Convention EPNL Strate II

Résumé du poste

L'ensemble scolaire l'Annonciation à Seilh recrute un/une secrétaire à mi-temps pour soutenir le chef d’établissement du premier degré et assurer le secrétariat du primaire. Poste CDI à 17h30/semaine, gestion de l’agenda, accueil et information des publics lors des événements scolaires.

Profil recherché: Bac+2 ou plus, expérience en milieu scolaire appréciée, excellente orthographe et maîtrise des outils Microsoft 365 et logiciels scolaires (École Directe, Edumoov, Ange 1D) ou capacité à se

Qualifications

• Bac+2 ou équivalents avec expérience souhaitée dans le milieu scolaire.
• Maîtrise des outils bureautiques et informatiques (Microsoft 365).
• Bonne orthographe et expression écrite.

Responsabilités

• Assiste le chef d’établissement du 1er degré dans les tâches administratives et le classement.
• Gère l’agenda et le planning du chef d’établissement du 1er degré.
• Accueil et information des publics et partenaires lors d’événements.
• Gère les documents et communications internes et externes.

Connaissances

Accueillir, orienter, renseigner un公开

Bon niveau d’orthographe et d’écriture

Bonne maîtrise des outils numériques

Sens du service et travail en équipe

Réactivité et organisation

Formation

Bac+2 ou équivalents

Outils

Microsoft 365

Word

Excel

Outlook

École Directe

Edumoov

Charlemagne

Ange 1D

Description du poste

Offre n° 213FSCJ
Secrétaire mi-temps (H/F)

L'ensemble scolaire l'Annonciation (1200 élèves de la maternelle au lycée) situé à Seilh 31840 (proximité de Toulouse), sous tutelle « A l'école de Saint Dominique » recrute un/une secrétaire à mi-temps pour l'établissement du 1er degré, dès que possible.Le/la secrétaire exerce une mission d'appui direct au chef d'établissement du 1er degré : il/elle est son bras droit au quotidien, anticipe ses besoins, sécurise son organisation et lui permet de se concentrer sur le pilotage pédagogique et institutionnel de l'établissement.Le/la secrétaire assure la gestion du secrétariat du primaire et constitue un relais essentiel entre le chef d'établissement du 1er degré, les équipes et les partenaires institutionnels. Ce poste suppose le respect strict de la confidentialité et une adhésion pleine et entière au projet éducatif de l'établissement.Missions principales :- Assiste le chef d'établissement du 1er degré dans la partie administrative (classement, saisie informatique, courriers, mailing...).- Gère le planning et l'agenda du chef d'établissement du 1er degré.- Accueil, renseigne et oriente des personnes à l'espace de réception ou par téléphone et lors d'événement de la vie de l'établissement (portes ouvertes, kermesse...).- Gestion administratifs des élèves du 1er degré.- Remontée des bases élèves, organisation de la rentrée et de la fin d'année (documents administratifs et communications diverses).- Déclarations pour les voyages et les sorties scolaires auprès du rectorat.- Gestion des enseignants avec les différentes instances (Rectorat, Direction diocésaine.) : suivi de carrière, formation, stages, concours, inspections, dossiers de retraite, arrêts de travail, absences, remplacements, accueil des nouveaux arrivants, mouvements de l'emploi.- Déclaration et suivi des dispositifs académiques pour les enseignants.Nous recherchons une personne :Compétences techniques- Ayant une bonne connaissance de Microsoft 365 et maîtrise des logiciels Word, Excel, Outlook- Connaissance appréciée des logiciels Charlemagne, École Directe, Edumoov, Ange 1D, ou capacité à se former rapidement à ces outils- Bonne maîtrise de l'orthographe et de l'expression écriteQualités professionnelles- Sens aigu du service et de l'appui direct au chef d'établissement- Dotée d'un bon sens relationnel, et d'une réelle capacité d'écoute- Sachant travailler en équipe et s'inscrire dans un cadre institutionnel- Organisée, autonome, discrète et respectueuse de la confidentialité- Capacité à anticiper ses besoins, à se rendre disponible et à faciliter son action au quotidien- Réactivité et capacité d'adaptation à l'urgenceDiplômes et expériences(s) souhaités- Niveau Bac +2 ou supérieur avec expérience professionnelle- Expérience du milieu scolaire appréciée- En adhésion avec le projet de l'établissement

Type de contrat CDI
Contrat travail Durée du travail Temps partiel - 17H30/semaineTravail en journée
Salaire

• Restauration
• Complémentaire santé
• CSE
• Selon la convention collective EPNL - Strate II

Déplacements Déplacements: Jamais

Expérience

• 2 An(s) - Poste similaire Cette expérience est indispensable
• Bac+2 ou équivalents

Compétences

• Accueillir, orienter, renseigner un public
• Archiver des dossiers et documents de référence
• Assurer la confidentialité des données
• Classer des documents
• Contribuer à la gestion des ressources humaines
• Effectuer un reporting régulier à la hiérarchie
• Gestion des urgences et des imprévus
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
• Maintenir à jour les dossiers administratifs
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Réaliser la gestion administrative du personnel
• Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients
• Répondre aux demandes d'information internes et externes
• Utiliser les outils numériques
• Utiliser une messagerie sécurisée
• Veiller au respect des échéances administratives

Savoir-être professionnels

• Faire preuve de rigueur et de précision
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
• Avoir le sens du service

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Enseignement secondaire général

Employeur

20 à 49 salariés

Etablissement scolaire de la maternelle au Bac