Secrétaire de formation

Université de Reims Champagne Ardenne; Reims; On-site; EUR 23,000 - 24,000; Full time

Benefits offered by this job

Participation à la protection sociale

Protection sociale complémentaire

Job summary

Université de Reims Champagne-Ardenne recherche un(e) secrétaire de formation pour l’UFR SEN, afin d’assurer le secrétariat administratif des licences et masters en alternance. Vous travaillez avec les étudiants, les entreprises, les enseignants et les services universitaires pour un suivi rigoureux des dossiers et des évaluations.

Vous coordonnez les emplois du temps, les conventions et le lien avec les services URCA, tout en garantissant la conformité administrative et le bon fonctionnement

Qualifications

• Connaissance de l’organisation de l’enseignement supérieur et du fonctionnement des formations en alternance.
• Maîtrise des outils métiers de l’URCA (OMER, CELCAT, STUDEA) ou capacité à les prendre en main rapidement.
• Compétences rédactionnelles et organisationnelles.

Responsibilities

• Assurer le secrétariat administratif des formations en alternance (étudiants, entreprises, enseignants, services).
• Gérer les contrats, les stages, les feuilles d’émargement et les évaluations.
• Suivre les conventions de stage et coordonner les échanges avec les services compétents.
• Élaborer et mettre à jour les emplois du temps et suivre l’assiduité.

Skills

Organisation

Rigueur

Pack Office

Bon relationnel

Autonomie

Tools

OMER

CELCAT

STUDEA

Job description

A propos de nous

5ème employeur du territoire champardennais, l’Université de Reims Champagne-Ardenne emploie environ 2500 agents permanents localisés sur 6 sites.

Choisir l’Université de Reims Champagne Ardenne, c’est intégrer une université dynamique, ambitieuse, innovante, ancrée sur son territoire et ouverte à l’international. C’est aussi contribuer à la qualité de vie et à la réussite de nos étudiants et favoriser le développement des projets de recherche.

Votre mission, si vous l’acceptez

L’Université de Reims Champagne-Ardenne recrute un(e) secrétaire de formation au sein de l’UFR Sciences Exactes et Naturelles (SEN) pour assurer le suivi administratif de la Licence professionnelle Sécurité, Qualité, Hygiène, Environnement (SQHE) et du Master Risques et Environnements (RT).

Au sein de l’équipe pédagogique, vous assurez le secrétariat administratif des formations en alternance en lien avec les étudiants, les entreprises, les enseignants et les services de l’université.

Relations avec les entreprises

• Gérer les demandes d’information, les contrats, les stages, les dossiers de VAE/VAP.

• Assurer le lien avec les services compétents (CFA, DFPA, formation continue, accompagnement des demandeurs d’emploi).

• Organiser les soutenances et transmettre les documents d’évaluation.

Suivi des étudiants

• Accueillir et informer les étudiants (inscriptions, alternance, emploi du temps).

• Diffuser les offres de stage, d’alternance et d’emploi.

• Assurer le suivi administratif des conventions de stage, des feuilles d’émargement et des évaluations.

Appui à l’équipe pédagogique

• Élaborer et mettre à jour les emplois du temps.

• Assurer le suivi administratif des intervenants et vacataires (dossiers, ordres de mission, états de frais).

• Faciliter les échanges entre les enseignants, les vacataires et les services de l’université.

Coordination avec les services de l’URCA

• Assurer l’interface avec les services de scolarité, de formation continue, les ressources humaines et la cellule financière.

• Gérer le logiciel STUDEA pour le suivi de l’assiduité des étudiants.

• Suivre les demandes de paiement des vacataires et la transmission des emplois du temps et des ordres de mission.

Vous contribuez au bon fonctionnement administratif des formations en alternance et accompagnez l’ensemble des acteurs dans le suivi des parcours de formation.

Le profil idéal

Connaissances

• Connaissance de l’organisation de l’enseignement supérieur et du fonctionnement des formations en alternance.

• Maîtrise de la réglementation relative aux contrats d’alternance et aux stages.

• Connaissance des outils métiers de l’URCA (OMER, CELCAT, STUDEA) ou capacité à les prendre en main rapidement.

Compétences techniques

• Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office).

• Capacité à assurer le suivi administratif de dossiers multiples avec rigueur et méthode.

• Aptitude à gérer les emplois du temps, le suivi de l’assiduité et les procédures administratives associées.

• Qualités rédactionnelles et organisationnelles.

Qualités personnelles

• Sens de l’organisation, rigueur et autonomie.

• Excellent relationnel et sens du service.

• Discrétion et respect de la confidentialité.

• Réactivité, capacité d’adaptation et gestion des priorités.

• Goût du travail en équipe et aptitude à collaborer avec des interlocuteurs variés (étudiants, enseignants, entreprises et services administratifs).

Type de recrutement

Poste de catégorie B

CDD à pourvoir à compter du 04/01/2027 jusqu’au 31/08/2027, renouvelable

Conditions salariales

Rémunération selon expérience, régime indemnitaire pour les fonctionnaires (grilles propres à l’établissement)

Participation à la protection sociale complémentaire

Date limite de réception des candidatures : 18/11/2026

Salaire : De 2040 à 2100 € (Euros) par mois

Expérience : Tous niveaux d’expérience