Secrétaire de direction temps partiel

ELLIPSE; Clichy; Sur place; EUR 18 000 - 28 000; Temps partiel

Avantages offerts par ce poste

Parking gratuit

Prime mobilité durable

Formation et évolution professionnelle

Résumé du poste

Ellipse (SMR/USLD) à Clichy recherche une secrétaire de direction en alternance BTS SAM ou en CDD à temps partiel 70%. Vous serez en contact avec le directeur et les services administratifs, et serez l’un des premiers interlocuteurs des patients et publics externes.

Maîtrise de la suite Office et qualités rédactionnelles nécessaires; sens de l’accueil et organisation du planning. Travail en autonomie et en équipe assuré avec l’assistante de direction.

Qualifications

• BTS SAM ou expérience en CDD à temps partiel 70 %.
• Maîtrise de la Suite Office et bonnes qualités rédactionnelles.
• Sens de l'accueil et capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire.

Responsabilités

• Gérer les appels téléphoniques et les mails.
• Préparer, mettre en forme et diffuser les notes de service et courriers.
• Gestion des rendez-vous et de l’agenda de la direction.
• Réception et enregistrement des plaintes et réclamations; suivi des dossiers.

Connaissances

Communication

Organisation

Autonomie

Accueil client

Formation

BTS SAM

Outils

Suite Office

Description du poste

Descriptif Secrèté de direction CDD ou CDI temps partiel

Poste à pourvoir rapidement

Nous cherchons un ou une secrétaire de direction, en alternance BTS SAM, ou en CDD à temps partiel 70%. Nous cherchons avant tout une personne qui saura comprendre les enjeux de son métier, mettre son sens du contact et son agilité au service des patients, résidants, et des services administratifs, au sein d'une structure bienveillante. Vous devrez avoir un très bon sens de la communication, envers tous types de publics, car vous serez un des premiers contacts de nos interlocuteurs extérieurs.

Vous travaillerez sous la direction du directeur d’établissement, en relation avec 5 directions internes et tous les services administratifs.

Vos missions principales seront :

• Activités courantes
• Traitement des appels téléphoniques et des mails
• Traitement des courriers de la direction et de l'EHPAD et distribution du courrier de la direction
• Préparation, mise en forme et envoi de courriers divers
• Gestion des rendez-vous divers pour la direction
• Réservation des salles de réunion (préparation des tableaux de réservation 1 fois par an)
• Préparation et diffusion des notes de service
• Recensement des arrêt de travail
• Traitement des plaintes et réclamations
• Réception et enregistrement des plaintes
• Envoi du courrier de réception et de réponse (après traitement par interlocuteur approprié)
• Traitement des demandes de dossiers médicaux
• Réception et enregistrement des demandes, réponses afférentes et envoi du dossier médical
• Préparation et participation à des réunions ponctuelles
• CSE, FS, Conseil de surveillance, CDU, CVS, CME (4 fois par an), Directoire et collèges médicoïques : mensuel
• Réservation d’une salle, récupération des ordres du jour auprès des directeurs, envoi des convocations, PV de séances et diffusion aux membres

Pour ce poste vous devez maitriser la suite Office et avoir de bonne qualités rédactionnelles. Vous devez avoir le sens de l'accueil et maitriser les méthodologies de classement et d'archivage. Vous savez optimiser le planning de travail et travailler en équipe pluridisciplinaire. Savoir vous organiser sera primordial car vous travailleréz en autonomie.

Vous serrez accompagné dans vos premières semaines par l'assistante de direction en poste.

Vos Avantages :

• Parking gratuit ou 75% de prise en charge transports en communs ou prime mobilité durable
• L’évolution professionnelle : la formation et la promotion professionnelle sont au coeur de nos valeurs, nous vous accompagnons dans des formations théoriques, pratiques et démédiciques.
• Chacun a de bonnes idées ! Tous nos collaborateurs peuvent s'engager dans des projets RSE qu'ils portent (prime d'engagement collectif)

Description de l’établissement :

La Fondation Roguet c'est 119 ans d'histoire au service de l'accompagnement des personnes âgées. La Fondation Roguet est un établissement public de santé comportant un hôpital (soins de suite et de réadaptation et soins de longue durée) et une maison de retraite medicalisée (EHPAD) qui regroupe près de 400 collaborateurs mais surtout plus de 60 métiers. Aussi bien la diversité des profils, la taille de l'établissement que le dynamisme des équipes sont des leviers essentiels de transformation pour inventer aujourd'hui l'hôpital public de demain.

Ellipse (SMR/USLD)
64 rue Villeneuve
92110 Clichy

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