Secrétaire de direction polyvalent(e) (H/F)

FRANCE HYDRO ELECTRICITE GPAE ECOWATT; Paris; Sur place; EUR 30 000 - 35 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Indemnité transports

Ordinateur portable

Titres restaurant / Prime de panier

Mutuelle, Prévoyance

Résumé du poste

France Hydro Électricité recherche un secrétaire de direction polyvalent(e) (H/F) pour accompagner l'équipe à Paris. Vous serez en contact avec les adhérents, assurerez le standard, gérerez l'accueil et l'administration courante, et participerez à l'organisation d'événements et réunions.

Profil: bac+2/3, 2 ans d'expérience indispensable; sens du service, rigueur et discrétion. Compétences en gestion des agendas, mise à jour du CRM et suivi des paiements; polyvalence et confidentialité

Qualifications

• Minimum 2 ans d'expérience exigé.
• Bac+2 ou Bac+3 requis.
• Expérience en secrétariat et gestion administrative.

Responsabilités

• Gestion du standard et relation adhérents.
• Mise à jour du CRM adhérents et suivi des paiements.
• Gestion comptable de premier niveau et suivi des notes de frais.
• Organisation des réunions et formations.
• Assistance à la direction et à l'équipe.

Connaissances

Gestion administrative

Gestion des agendas

Rédaction professionnelle

Gestion des dossiers

Accueil client

Formation

Bac+2 ou équivalents

Outils

Bureautique

Outils collaboratifs

Description du poste

Secrétaire de direction polyvalent(e) (H/F)

Secrétaire de direction polyvalent(e) (H/F) 75 - PARIS

Offre n° 212MXWV
Secrétaire de direction polyvalent(e) (H/F)

France Hydro Électricité, syndicat professionnel représentatif de la petite hydroélectricité en France, recrute un(e) secrétaire de direction / assistant(e) administratif(ve) polyvalent(e).Au sein d'une structure à taille humaine, composée de 4 permanents, vous occuperez un rôle central dans le bon fonctionnement du syndicat. Véritable point d'entrée opérationnel de l'organisation, vous serez en contact régulier avec les adhérents, partenaires, fournisseurs et prestataires.Vos missions principales seront les suivantes :Accueil et relation adhérentsVous assurez le standard téléphonique, qualifiez les demandes et orientez les interlocuteurs vers la bonne personne. Vous contribuez à un accueil professionnel, fluide et bienveillant, aussi bien par téléphone qu'en présentiel lors de réunions ou d'événements.Gestion administrative adhérentsVous assurez la mise à jour du CRM adhérents, la création et le suivi des fiches adhérents, la gestion des entrées et sorties, la préparation des appels à cotisation, ainsi que le suivi des paiements et relances.Gestion comptable de premier niveauVous enregistrez les règlements, suivez les notes de frais, préparez les éléments à transmettre à l'expert-comptable, préparez les virements à effectuer, classez les pièces comptables et transmettez les variables de paie.Organisation des réunions, formations et événementsVous participez à la gestion des inscriptions, à la préparation logistique, à la coordination avec les prestataires, à l'accueil des participants et au suivi administratif des formations.Assistance à la direction et à l'équipeVous assurez notamment la gestion du planning du Président, l'organisation de déplacements, le suivi des correspondances et la préparation de documents pour les réunions, assemblées générales ou supports internes.Gestion quotidienne du bureauVous prenez en charge les commandes de fournitures, le suivi de certains prestataires et l'organisation des dossiers administratifs.Ce poste nécessite une forte polyvalence, un excellent relationnel, de la rigueur, de la discrétion et un vrai sens du service.

Type de contrat CDI
Contrat travail Durée du travail 35H/semaineTravail en journée
Travail en horaires fixes
Conditions de travail En contact avec du public
Salaire

• Salaire brut : Annuel de 30000.0 Euros à 35000.0 Euros sur 12 mois
• Indemnité transports
• Ordinateur portable
• Titres restaurant / Prime de panier
• Complémentaire santé
• Mutuelle, Prévoyance, ticket restaurant, pass navigo

Déplacements Déplacements: Ponctuels Zone nationale

Profil souhaité

Expérience

• 2 An(s) Cette expérience est indispensable
• Bac+2 ou équivalents- Bac à Bac +3

Compétences

• Classer des documents Cette compétence est indispensable
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous Cette compétence est indispensable
• Mettre à jour un dossier, une base de données Cette compétence est indispensable
• Accueillir, orienter, renseigner un public
• Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements
• Archiver des dossiers et documents de référence
• Assistant de gestion et d'administration d'entreprise
• Assistant de gestion et d'administration du personnel
• Assurer la confidentialité des données
• Bureautique et outils collaboratifs
• Contribuer à la gestion des ressources humaines
• Effectuer un reporting régulier à la hiérarchie
• Gestion des emails
• Gestion des réservations de salles de réunion
• Gérer les réservations de salles et de matériel
• Maintenir à jour les dossiers administratifs
• Modalités d'accueil
• Organiser des déplacements professionnels
• Organiser l'accueil des visiteurs
• Participer à l'organisation d'événements internes
• Planification des tâches et gestion des priorités
• Principes de base en comptabilité
• Préparer et suivre les dossiers de facturation
• Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.)
• Réaliser la gestion administrative du personnel
• Rédaction d'écrits professionnels
• Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients
• Répondre aux demandes d'information internes et externes
• Utiliser les outils numériques

Savoir-être professionnels

• Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie
• Faire preuve de rigueur et de précision
• Avoir le sens du service

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Activités des syndicats de salariés

D'autres offres peuvent vous intéresser :