Secrétaire de direction H/F

Fondation Ove; Paris; On-site; EUR 26,000 - 38,000; Full time

Job summary

Fondation OVE accompagne des personnes en situation de handicap et dans le secteur médico-social en France. Le poste de Secrétaire de direction H/F est à pourvoir à Paris, au sein de l’établissement MAS Robert Doisneau.

Vous rejoindrez une équipe dédiée à l’accompagnement quotidien et au soutien de la direction. Vos missions incluent l’assistance à la direction, la gestion de l’accueil et des informations, le suivi des dossiers administratifs et la rédaction de documents.

Qualifications

• Diplôme de niveau 4 ou équivalent en secrétariat.
• Première expérience réussie dans le secteur sanitaire ou social.
• Sérieux(se), motivé et doté d'un esprit d'analyse et de synthèse.
• Excellente communication et maîtrise des outils bureautiques.

Responsibilities

• Assister la direction et optimiser la gestion des activités avec un soutien administratif.
• Assurer un accueil physique et téléphonique de qualité pour les interlocuteurs internes et externes.
• Organiser et gérer les flux d'informations, parfois confidentiels, pour garantir le bon fonctionnement.
• Gérer les dossiers administratifs (contrats, facturation, suivi du personnel, dossiers médico-éducatifs, etc.).
• Rédiger et mettre à jour des courriers et documents à l'aide d'outils bureautiques avancés.
• Planifier et organiser les réunions et formations, en veillant à leur bon déroulement.

Skills

Excellente communication

Analyse et synthèse

Maîtrise outils bureautiques

Education

Diplôme de niveau 4 ou équivalent en secrétariat

Tools

Suite Office

Job description

Notre Fondation OVE accompagne des personnes de tous âges dans plus de 100 établissements et services en France dans le secteur du handicap, de la dépendance, du répit, de l'accueil et de la protection de l'enfance.

Notre Fondation, reconnue d'utilité publique, agit au quotidien pour changer le regard sur les handicaps et se met au service de plus de 7000 personnes accompagnées, grâce à 2500 professionnels du secteur médico-social.

Nous travaillons chaque jour à une société plus inclusive qui ne laisse personne de côté.

Si vous sentez que vos qualités humaines sont liées aux publics accueillis et que vous souhaitez vous engager dans l'accompagnement au quotidien, notre fondation, qui a « l'audace d'agir », peut répondre à vos attentes. Donnez du sens à votre carrière !

Poste à pourvoir sur la ville de Paris, pour l'établissement MAS Robert Doisneau.

Nous recherchons un(e) Secrétaire de direction H/F engagé(e) et motivé(e) pour accompagner nos équipes de direction dans la gestion administrative et l'organisation des activités. En nous rejoignant, vous aurez l'opportunité de mettre vos compétences au service d'une mission porteuse de sens. Notre conviction ? Chaque personne mérite de vivre avec dignité et autonomie. Notre ambition ? Construire demain, une société inclusive, où chacun peut trouver sa place. Et cela commence avec vous.

VOS MISSIONS, SI VOUS LES ACCEPTEZ :

• Assister la direction : Optimiser la gestion des activités en apportant un soutien administratif aux responsables (directeur, directeur adjoint, chef de service).
• Gérer l'accueil : Assurer un accueil physique et téléphonique de qualité pour les interlocuteurs internes et externes.
• Coordonner les informations : Organiser et gérer les flux d'informations, parfois confidentiels, pour garantir le bon fonctionnement de la structure.
• Suivre les dossiers : Gérer les dossiers administratifs (contrats, facturation, suivi du personnel, dossiers médico-éducatifs, etc.) et veiller à la disponibilité des équipements nécessaires.
• Créer et actualiser des documents : Rédiger et mettre à jour des courriers et documents complexes en utilisant des outils bureautiques avancés.
• Organiser les réunions : Planifier matériellement les réunions et formations, en veillant à leur bon déroulement.

VOUS ÊTES NOTRE PERLE RARE SI :

• Vous êtes titulaire d'un diplôme de niveau 4 ou équivalent en secrétariat.
• Vous justifiez d'une première expérience réussie dans le secteur sanitaire ou social.
• Vous êtes sérieux(se), motivé(e) et doté(e) d'un esprit d'analyse et de synthèse.
• Vous possédez une excellente communication et une maîtrise des outils bureautiques.