Secrétaire de direction — H/F

Association Vivre et Devenir; Grigny; On-site; EUR 28,000 - 42,000; Full time

Job summary

Association Vivre et Devenir recrute un/une Secrétaire de Direction (H/F) en CDI pour son antenne de Grigny afin d'accompagner le pilotage du pôle AED, en lien direct avec le Directeur des 4 antennes.

Vous assurez le fonctionnement administratif et organisationnel du service, coordonnez entre la Direction, les secrétaires et les chefs de services, et veillez à l’accueil, à la rédaction de courriers et au suivi des rapports et de la facturation.

Qualifications

• Expérience en secrétariat de direction et gestion administrative.
• Capacité à rédiger des courriers et rapports.
• Aptitude à coordonner entre les services et partenaires.
• Sens de l'organisation et respect des procédures.

Responsibilities

• Assister le Directeur dans la gestion administrative, organisationnelle et logistique.
• Coordonner entre la Direction, les secrétaires et chefs de service des 4 antennes et les services supports du siège.
• Assurer l'accueil physique et téléphonique et la rédaction de courriers et comptes rendus.
• Harmoniser les pratiques et participer à la mise en œuvre des procédures internes.
• Gérer les services généraux (fournitures, parc auto, matériel bureautique…).
• Préparer les éléments pour les rapports d’activité et financier et suivre la facturation avec les prestataires extérieurs.

Skills

Gestion administrative

Rédaction de courriers et comptes rend

Accueil et réception

Organisation et coordination

Job description

CDI – Temps plein

SECRETAIRE DE DIRECTION (H/F)

Pour son Antenne du S.A.E.M.F. (Grigny)

Poste disponible dès à présent

Le C.D.S.E.A. recrute son/sa futur(e) Secrétaire de Direction (H/F) pour accompagner le pilotage du pôle d'Aide Éducative à Domicile (AED), en lien direct avec le Directeur des 4 antennes du SAEMF.

Vous êtes garant(e) du bon fonctionnement administratif et organisationnel du service :

• Vous assistez le Directeur au quotidien dans la gestion administrative, organisationnelle et logistique
• Vous êtes le relais de coordination entre la Direction, les secrétaires et chef.fes de services des 4 antennes, les services supports du siège et les partenaires institutionnels
• Vous assurez un accueil physique et téléphonique de qualité, reflet de l'image de la structure
• Vous prenez en charge la prise de notes, la rédaction de courriers et de comptes rendus
• Vous harmonisez les pratiques administratives communes et participez à la mise en œuvre des procédures transversales
• Vous assurez la gestion des services généraux (fournitures, parc auto, matériel bureautique…)
• Vous veillez au respect des procédures internes et de la réglementation en vigueur, et savez signaler les points d'attention
• Vous préparez les éléments nécessaires aux rapports d’activité et financier
• Vous vérifiez et suivez la facturation avec les prestataires extérieurs et assurez le lien avec la comptabilité
• Vous participez au projet collectif de l’établissement et de l’association

Missions RH du pôle :

• Vous constituez et suivez les dossiers du personnel dans le processus d’embauche
• Vous participe à l’intégration des nouveaux collaborateurs
• Vous assurez la gestion administrative du personnel en lien avec la direction et les services supports du siège (gestion et transmissions des absences, déclarations des accidents du travail, tickets restaurant…)
• Vous assurez la rédaction de courriers RH divers
• Vous suivrez les effectifs des 4 antennes et assurez le reporting RH
• Vous programmez les visites médicales
• Vous assurez le suivi des formations collectives
• Participe au recrutement (rédaction d’annonces, tri des CV etc…) ainsi qu’à l’intégration des nouveaux collaborateurs
• Vous veillez au respect de la convention collective applicable, du droit du travail et des procédures internes liées aux ressources humaines, ainsi qu’au maintien d’une interface fluide et efficace avec le service RH du siège
• Vous apporterez votre soutien technique à l’équipe éducative et vous veillerez à actualiser vos connaissances professionnelles. Vous travaillerez en étroite collaboration avec vos collègues chefs de service et votre directeur auquel vous rendrez compte régulièrement.

Rémunération

Rémunération : selon la CCN du 15 mars 1966, grille Technicien supérieur avec reprise ancienneté

CV avec LM obligatoire, à adresser au directeur du S.A.E.M.F., Mr TEBBANI, directeur du pôle Protection de l’enfance