SECRETAIRE DE DIRECTION - H/F

EPS Erasme; Antony; Sur place; EUR 21 000 - 27 000; Plein temps

Résumé du poste

EPS Erasme recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) et secrétariat pour Antony. Vous assurerez l'accueil des usagers et la gestion des rendez-vous et documents administratifs.

Poste en CDI, temps plein, 9h-17h, avec organisation de réunions et transmissions d'informations tout en respectant le secret professionnel.

Qualifications

• Connaissance du système hospitalier.
• Utilisation des outils bureautiques – Word, Excel, Outlook, PowerPoint.
• BTS Secrétariat et/ou gestion administrative souhaité.

Responsabilités

• Accueil des personnes (usagers, familles).
• Organisation de réunions, visites et évènements, et secrétariat des sessions.
• Prise de notes et mise en forme de documents (rapports, activités).
• Gestion des rendez-vous, agendas et réservation des salles.
• Réception et traitement des appels téléphoniques et messages électroniques.
• Archivage et diffusion des documents.

Formation

BTS Secrétariat et/ou gestion administrative

Outils

Word

Excel

Outlook

PowerPoint

Description du poste

Créé en 1982, l’EPS Erasme est spécialisée dans la prise en soins de troubles psychiatriques à tout âge de la vie. Ses missions sont multiples : Prévention, Diagnostic, Soins, Enseignement et Recherche. Il comprend un lieu siège des services d’hospitalisation à Antony, et diverses unités de soin sur les territoires desservis. L’EPS Erasme emploie 615 professionnels dont 80 médecins : il s’agit d’un établissement à taille humaine, permettant une coordination fluide entre professionnels et invitant à la mise en œuvre de projets transversaux.

MISSION DE LA DIRECTION

La Direction pilote la stratégie globale de l’établissement.

MISSION GÉNERALE

Organiser pour la Directrice déléguée de l'établissement la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers. Elle assurera aussi le secrétariat de la direction travaux, finances et achats logistiques pour le site d’Erasme

Le Poste

Poste à pourvoir :

• Lieu d'affectation : 143 Avenue Armand Guillebaud - 92160 ANTONY
• Temps de travail : Temps plein (9H-17H)
• Type de contrat : Titulaire, CDI

ACTIVITÉS

• Accueil des personnes (personnalités, usagers, familles)
• Organisation de réunions, visites, conférences, évènements, (réunions des instances)
• Participation à diverses réunions pour secrétariat de séance (Conseil de Surveillance, CSE)
• Prise de notes, frappe et mise en forme des documents (rapport activité-Projet établissement)
• Prise de rendez-vous / gestion des agendas / planning de réservation des salles
• Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques
• Enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage de documents

ACTIVITES SECONDAIRES

• Tenue des tableaux de garde

Profil Recherché

Prérequis

• Connaissance du système hospitalier

Savoirs

• BTS Secrétariat et ou gestion administrative
• Utilisation des outils bureautiques – Word, Excel, Outlook power point

Savoir-faire

• Savoir organiser et classer des données et dossiers, savoir prioriser
• Filtrer et orienter les appels et les demandes téléphoniques
• Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous,
• Organiser et prioriser les activités de secrétariat
• Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
• Synthétiser et prioriser les informations pour les transmettre à son responsable
• Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence

Savoir-être

• Rigueur et confidentialité.
• Capacité d’adaptation.
• Sens de la diplomatie

Particularités/ Contraintes du poste

• Coordination avec la secrétaire DRH/DS et la chargée des relations avec les usagers pour les remplacements.