SECRETAIRE DE DIRECTION - H/F

EPS Erasme; Antony; Sur place; EUR 21 000 - 27 000; Plein temps

Résumé du poste

EPS Erasme à Antony recherche un(e) secrétaire administratif(ve) en CDI, temps plein de 9h à 17h, pour assurer l'accueil des personnes, la gestion des rendez-vous et le secrétariat des réunions. Vous préparez les supports, traitez les messages et assurez l'archivage des documents, en respectant le secret professionnel et les procédures hospitalières.

Profil: BTS secretariat ou gestion administrative, maîtrise Word/Excel/Outlook/PowerPoint, expérience débutante acceptée, sens de la

Qualifications

• Connaissance du système hospitalier.
• BTS Secrétariat et/ou gestion administrative.
• Maîtrise des outils bureautiques Word, Excel, Outlook et PowerPoint.

Responsabilités

• Accueil des personnes et gestion des appels.
• Organisation de réunions et planning de réservation des salles.
• Rédaction et mise en forme de notes et rapports.
• Enregistrement et archivage de documents.
• Gestion des agendas et rendez-vous.

Connaissances

Rigueur

Adaptabilité

Diplomatie

Confidentialité

Formation

BTS Secrétariat et/ou gestion administrative

Outils

Word

Excel

Outlook

PowerPoint

Description du poste

Description :POSTE À POURVOIR :-

LIEU D'AFFECTATION :

143 Avenue Armand Guillebaud - 92160 ANTONY-

TEMPS DE TRAVAIL :

Temps plein (9H-17H)

TYPE DE CONTRAT :

Titulaire, CDI

ACTIVITÉS

• Accueil des personnes (personnalités, usagers, familles)
• Organisation de réunions, visites, conférences, évènements, (réunions des instances)
• Participation à diverses réunions pour secrétariat de séance (Conseil de Surveillance, CSE)
• Prise de notes, frappe et mise en forme des documents (rapport activité-Projet établissement)
• Prise de rendez‑vous / gestion des agendas / planning de réservation des salles
• Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques
• Enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage de documents

ACTIVITES SECONDAIRES

• Tenue des tableaux de garde

Profil recherché :

PRÉREQUIS

• Connaissance du système hospitalier

SAVOIRS

• BTS Secrétariat et ou gestion administrative
• Utilisation des outils bureautiques - Word, Excel, Outlook power point

SAVOIR-FAIRE

• Savoir organiser et classer des données et dossiers, savoir prioriser
• Filtrer et orienter les appels et les demandes téléphoniques
• Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez‑vous,
• Organiser et prioriser les activités de secrétariat
• Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
• Synthétiser et prioriser les informations pour les transmettre à son responsable
• Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence

SAVOIR-ÊTRE

• Rigueur et confidentialité.
• Capacité d'adaptation.
• Sens de la diplomatie

PARTICULARITÉS/ CONTRAINTES DU POSTE

• Coordination avec la secrétaire DRH/DS et la chargée des relations avec les usagers pour les remplacements.

Type de contrat CDI
Contrat travail Durée du travail Travail en journée

Expérience

• Débutant accepté

Informations complémentaires

• Secteur d'activité : Activités hospitalières