Secrétaire de direction*DSNA/DSR (H/F)

Direction Générale de l'Aviation Civile (Dgac); Paris; Sur place; EUR 24 000 - 32 000; Plein temps

Résumé du poste

Direction Générale de l'Aviation Civile (Dgac) recherche un(e) Adjoint(e) administratif(ve) pour assurer les activités de secrétariat de la direction de la stratégie et des ressources.

Vous gérerez le planning, les déplacements, les réunions et la logistique, tout en assurant le traitement du courrier, l’accueil des visiteurs et la diffusion des informations internes et externes.

Qualifications

• Maîtrise des outils bureautiques et des suites Office
• Bonne connaissance des applications web et intranet
• Maîtrise de la gestion de documents et d’archives

Responsabilités

• Gérer le planning: organiser les agendas, réunions et rendez-vous
• Préparer et organiser les déplacements (transport, hôtel, véhicule, navette) et interface avec le SIR
• Organiser les réunions et assurer la logistique des réunions, séminaires, conférences et téléconférences
• Gérer le courrier: tri et diffusion, rédaction et saisie de documents en français et en anglais
• Diffuser les informations internes et externes et accueillir les visiteurs
• Mettre à jour les listes de diffusion, organigrammes et annuaire
• Gérer l’intendance de l’unité et effectuer les demandes d’achats
• Archivage et classement des documents administratifs; tâches mutualisées de secrétariat
• Participation à la sécurité/qualité/sûreté/environnement et suivi des procédures

Connaissances

Outils Microsoft

Windows

Word

Access

PowerPoint

Office 365

Intranet DGAC

Internet

Formation

Micro-informatique: outils bureautiques

Description du poste

ACTIVITES DU POSTE:

• Gestion du planning:


• organise les agendas, les réunions et les rendez-vous,


• prépare et organise les déplacements (transport, hôtel, véhicule, navette) , et en assure l'interface avec le SIR.


• Organisation des réunions


• gestion des moyens:


• organise la logistique des réunions, séminaires, conférences, téléconférences (convocations ou invitations, réservations de salles de conférence, restauration, etc) .


• Gestion du courrier:


• gère les informations écrites à l'arrivée et au départ: gestion informatisée du courrier, messagerie,


• élabore les modèles de lettre et de document


• saisit, met en forme et édite divers documents pour la direction,


• rédige et saisit certains courriers de diffusion courante (lettres, notes, courriels, bordereaux d'envoi) en français (voir en anglais)


• Mission de communication


• diffusion de l'information:


• filtre et oriente les appels téléphoniques,


• accueille, informe et oriente les visiteurs externes et les personnels de la direction,


• gère la mise à jour des listes de diffusion DSR et DSNA/EC


• gère la mise à jour des organigrammes de la DSR


• gère la mise à jour de l'annuaire DSR


• diffuse les informations internes et externes en relation avec le fonctionnement du service.


• Classement


• demande d'achat


• archivage


• gestion de l'intendance de l'unité:


• assure la diffusion, le classement et l'archivage de l'ensemble des documents administratifs et participe à leur mise à jour,


• procède aux demandes d'achats (prestations-remboursement de frais) dans SIF formulaire SIRH finances


• gère l'intendance de l'unité (documentation générale, matériels, fournitures de bureau) et veille à son réapprovisionnement.


• Peut assurer des tâches mutualisées de secrétariat au profit de la DSNA/Farman (notamment intérims, périodes de congés) .

RESPONSABILITES EN MATIERE DE SECURITE / QUALITE/SURETE/ENVIRONNEMENT:

• Garantit la bonne utilisation des modèles de lettre et de document par les agents de la Direction


• Garantit la diffusion juste du courrier.

Profil recherché

COMPETENCES

(Préciser le niveau de compétence: 1- Élémentaire, 2- Général, 3- Détaillé, 4- Expertise)

Techniques de base: (3)

• Outils Microsoft: Windows, Word, Access, Powerpoint,


• Outil Office 365: messagerie électronique et toutes applications associées (réservation salle, agenda électronique, …) ,


• Intranet DGAC


• Internet.

Qualités requises: (3)

• Sens de l'organisation et de la méthode,


• Esprit d'équipe,


• Sens des relations humaines


• Discrétion.

CONDITIONS D'ACCES AU POSTE:

• Adjoint administratif


• Ouvrier d'état

FORMATION D'INTEGRATION:

• Micro-informatique: outils bureautiques

EXPERIENCE SOUHAITEE:

• Utilisation de bases de données

Présentation de Direction Générale de l'Aviation Civile (Dgac)

INTITULE DU POSTE

Secrétaire de la Direction de la stratégie et des ressources de la DSNA

MISSION

Assurer les activités de secrétariat de la Direction.

RATTACHE A

Directeur de la stratégie et des ressources

POSTES INCLUS DANS SA RESPONSABILITE MANAGERIALE

Néant