SECRÉTAIRE DE DIRECTION - DIRM SA (H/F)

Direction Interrégionale de la Mer Sud Atlantique (Dirm Sa); Bordeaux; On-site; EUR 27,000 - 36,000; Full time

Job summary

Direction Interrégionale de la Mer Sud-Atlantique (DIRM SA) recherche une secrétaire de direction rattachée au Secrétariat Général pour assister deux directeurs dans l’organisation quotidienne de leur travail.

Vous assurerez la gestion des agendas, l’accueil, la rédaction de comptes rendus et le suivi des dossiers RH, tout en garantissant la confidentialité et le respect des procédures.

Qualifications

• Connaissance des règles et procédures administratives dans la fonction publique d'État.
• Maîtrise des normes rédactionnelles et de l’archivage.
• Compétences en organisation et classement des dossiers RH.
• Aptitude à rédiger et mettre en forme des documents professionnels.

Responsibilities

• Gérer la planification collective des deux directeurs, leurs agendas, déplacements et réunions.
• Organiser les RDV des deux directeurs et assurer l’accueil téléphonique et physique.
• Mettre en forme et valoriser des supports écrits; rédaction de comptes rendus.
• Suivre le circuit de signature et la mise sous parapheur des documents.
• Suivre les décisions et arbitrages de la direction et mettre en place des outils de suivi (tableaux de bord).
• Planifier les modalités de travail avec les partenaires et préparer les réunions des instances concernées.
• Travailler en appui de l’unité Ressources Humaines sur les dossiers agents et les documents contractuels.

Skills

Planification et organisation

Maîtrise des outils bureautiques

Communication écrite et orale

Gestion des priorités

Education

Baccalauréat ou équivalent

Tools

LibreOffice

Courielleur (messagerie)

Job description

En tant que secrétaire de direction au sein du Secrétariat Général de la Direction interrégionale de la mer sud-Atlantique (DIRM SA) , vous serez rattaché hiérarchiquement à la secrétaire générale et fonctionnellement au directeur et au directeur adjoint de la DIRM SA.

Vos missions consistent essentiellement à assister les deux directeurs dans l'organisation quotidienne de leu travail.

Vos missions se déclineront ainsi:

Missions et activités principales du poste:

• Gérer la planification collective des deux directeurs, les agendas, les déplacements et l'organisation des différentes réunions
• Organiser les RDV des deux directeurs
• Mettre en forme et valoriser des supports écrits
• Assurer le suivi du circuit de signature et la bonne mise sous parapheur des documents.
• Suivre régulièrement les décisions et les arbitrages de la direction
• Mettre en place des outils de suivi (tableaux de bord) des dossiers des deux directeurs pour faciliter la gestion administrative, en garantissant une mise à jour régulière
• Planifier en lien avec les deux directeurs les modalités de travail avec les partenaires proches de la DIRM, y compris la préparation des réunions des différentes instances en lien avec les services concernés
• Assurer l'accueil téléphonique et physique pour la Direction, dont l'interphone. Prise de notes, puis rédaction de comptes rendus de certains entretiens, COPIL ou réunions menées par les deux Directeurs

Missions et activités en appui de l'unité Ressources Humaines

Gestion des dossiers agents:

• Créer et archiver les dossiers des agents entrants
• Demander les dossiers des agents entrants auprès des administrations et effectuer les relances si nécessaire
• Préparer les dossiers des agents sortants et les transmettre aux administrations concernées
• Archiver les dossiers liés aux départs en retraite
• Classer régulièrement les documents relatifs à l'Unité RH (arrêtés, promotions, attestations de fin de formation, CREP, notifications, etc.)

Autres tâches RH:

• Gérer les demandes de télétravail
• Préparer les documents de fin de contrat (vacataires et contractuels)
• Traiter les accidents du travail (décisions et logiciel Causalis)
• Gérer le recensement des agents lors d'une grève via le logiciel RIGA
• Envoi des notifications aux agents (CIA, IFSE…)

Autres tâches en lien avec les services de la DIRM SA:

• Traiter les publications de textes au recueil des actes administratifs, en lien avec les services de la DIRM SA

Votre rôle en tant que secrétaire de direction est essentiel pour garantir l'efficacité de ce dernier, notamment au travers d'une bonne communication et d'un bon rendu compte.

A la demande des deux directeurs et de la secrétaire générale, vous pouvez être amené à traiter des dossiers ponctuels.

Conditions particulières d'exercice

• Bureau partagé
• Temps de travail selon règlement intérieur de la DIRM SA

Profil recherché

Savoirs:

• Connaissance des règles et procédures administratives dans la fonction publique d'État.
• Connaissance des normes rédactionnelles
• Maîtrise des outils bureautiques (Libre Office / Courielleur)
• Maîtrise des techniques de communication
• Connaissances relatives au classement et à l'archivage
• Compréhension des processus de gestion RH

Savoir-faire:

• Gérer les priorités et respecter les délais.
• Classer, numériser et archiver les documents de manière organisée et conforme aux normes.
• Filtrer et orienter les informations
• Maîtrise de l'expression écrite et orale
• Rédiger et mettre en forme des documents
• Savoir communiquer et s'adapter aux différents interlocuteurs
• Établir des relations de confiance entre l'équipe de direction, les services de la DIRM SA et les partenaires
• Travailler en équipe

Savoir-être:

• Sens de la discrétion, respect de la confidentialité et de la neutralité
• Positionnement professionnel adapté au poste
• Consciencieux, fiable, rigoureux et disponible
• Sens de l'organisation, autonomie et adaptabilité
• Capacité de concentration dans un espace ouvert
• Dynamisme, esprit d'initiative, réactivité immédiate face aux situations d'urgence
• Discerner avec rapidité l'aspect prioritaire et secondaire de toute demande ou information
• Facilité de contact, d'écoute et de diplomatie

Présentation de Direction Interrégionale de la Mer Sud Atlantique (Dirm Sa)

Créées par décret du 11 février 2010, les DIRM couvrent les 4 façades maritimes du territoire métropolitain continental et constituent des services déconcentrés de l'Etat relevant du MTE en matière de développement durable de la mer, de gestion des ressources et de régulation des activités maritimes. Elles sont chargées de: coordonner les politiques publiques de la mer et du littoral ; renforcer la sécurité maritime et réduire les risques en mer ; développer la formation professionnelle maritime et l'emploi ; planifier les activités économiques en mer (pêche professionnelles, aquaculture, ports…) . La DIRM SA anime la conduite des politiques maritimes à l'échelle de la façade maritime qui correspond géographiquement à la région Nouvelle-Aquitaine à terre, et aux espaces marins s'entendant depuis le rivage jusqu'à aux limites de la zone économique exclusive. L'action économique et la réglementation s'exercent au niveau régional sous l'autorité du préfet de région