Secrétaire comptable (H/F)

FMAE; Mayotte; On-site; EUR 20,000 - 27,000; Full time

Benefits offered by this job

Mutuelle employeur partielle

Déplacements fréquents sur Mayotte

Job summary

La FMAE, fédération regroupant des associations dédiées à la préservation de l’environnement à Mayotte, recrute un(e) secrétaire comptable pour assurer la gestion administrative et comptable courante. Vous contribuerez au suivi financier des projets et apporterez un appui administratif et financier aux associations adhérentes.

Rattaché(e) à la direction, vous travaillerez avec l’équipe, le conseil d’administration et les partenaires, dans un cadre de travail sur 35 h/semaine.

Qualifications

• Diplôme ou expérience équivalente en secrétariat et comptabilité.
• Maîtrise des outils bureautiques et rédactionnelles en français.
• Connaissance du secteur associatif et des financements publics appréciée.

Responsibilities

• Assurer secrétariat et gestion administrative courante.
• Réaliser les saisies, le classement et les rapprochements comptables.
• Préparer devis, factures et règlements pour validation et suivi des encaissements.
• Suivre le budget, les subventions et les échéances financières des projets.
• Préparer les éléments de paie et les dossiers du personnel.

Skills

Gestion admin

Comptabilité

Facturation

Paie

Archivage

Education

BAC+2 secrétariat/compta

Licence pro gestion comptable

Tools

Logiciels comptables

Excel

Word

Job description

Présentation du poste

La FMAE rassemble et accompagne les associations engagées dans la préservation de l'environnement à Mayotte. Elle contribue à la structuration du réseau associatif, à la sensibilisation des publics et au développement de projets environnementaux sur le territoire.

Dans ce cadre, la FMAE recrute un ou une secrétaire comptable chargé(e) d'assurer la gestion administrative et comptable courante de la fédération, de contribuer au suivi financier des projets et d'apporter un appui administratif et financier aux associations adhérentes.

Sous la responsabilité de la direction, le ou la secrétaire comptable travaille en lien avec l'équipe salariée, le bureau, le conseil d'administration, les associations adhérentes, les prestataires comptables et de paie, ainsi que les partenaires de la FMAE.

Activités principales

Secrétariat et gestion administrative

• Assurer l'accueil, le traitement du courrier et la rédaction des documents.
• Organiser le classement et suivre les dossiers, contrats et fournitures.
• Contribuer à la préparation administrative et logistique des réunions, conseils d'administration et assemblées générales : convocations, documents, feuilles de présence et archivage.

Gestion comptable et financière

• Vérifier et classer les pièces comptables ; préparer leur transmission au cabinet.
• Réaliser les saisies et rapprochements confiés au poste ; suivre les justificatifs de carte bancaire et la caisse.
• Préparer les devis, factures et règlements pour validation ; suivre les encaissements et relancer les impayés.
• Actualiser la trésorerie, suivre les échéances et préparer les pièces de clôture et de contrôle.

Suivi administratif et financier des projets

• Suivre les conventions, subventions, versements et échéances.
• Actualiser les dépenses par projet et leur affectation analytique avec les interlocuteurs concernés.
• Préparer les justificatifs des demandes de versement et bilans financiers ; signaler les écarts.

Gestion administrative du personnel

• Actualiser les dossiers du personnel et centraliser les congés, absences et temps de travail.
• Préparer les variables de paie pour validation et suivre les échéances administratives et de santé au travail.
• Assurer l'appui administratif aux arrivées, départs et au suivi des apprentis, stagiaires et volontaires.

Procédures internes et appui aux associations adhérentes

• Appliquer les procédures internes et accompagner les associations adhérentes dans leur organisation administrative, leur suivi financier et leurs dossiers de financement.

Participation aux activités de la FMAE

• Contribuer à l'organisation administrative et logistique des actions et événements.
• Participer ponctuellement aux activités de terrain et au travail collectif.

Profil recherché

• Formation de niveau baccalauréat à bac +2 en secrétariat, comptabilité ou gestion, ou expérience professionnelle équivalente.
• Expérience appréciée sur un poste associant secrétariat et suivi comptable.
• Une connaissance du secteur associatif et des financements publics constitue un atout.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques, particulièrement du tableur.
• Bonne expression écrite et orale en français.

Conditions du poste

• Contrat : CDD de 12 mois, renouvelable selon financements ;
• Temps de travail : 35 h/semaine (1 ETP) ;
• Rémunération : selon grille et expérience, avec prise en charge partielle de la mutuelle employeur et indemnités de déplacement ;
• Lieu de travail : siège de la FMAE, avec déplacements fréquents sur le territoire mahorais ;
• Encadrement : sous la responsabilité directe de la direction de la FMAE

Compétences:

• BUT spécialité gestion des entreprises et des administrations parcours gestion comptable, fiscale et financière
• Comptabilité générale
• Licence pro mention métiers de la gestion et de la comptabilité : comptabilité et gestion des associations
• Logiciels comptables
• Techniques de gestion administrative
• Classer des documents
• Réaliser des opérations comptables
• Assurer la conformité réglementaire des pratiques économiques
• Assurer la gestion des courriers entrants et sortants
• Concevoir des supports de suivi et de gestion
• Contrôler la conformité des documents financiers
• Coordonner les tâches administratives
• Effectuer le suivi des commandes, la facturation
• Etablir un état de rapprochement bancaire
• Etablir un reporting de trésorerie
• Garantir la confidentialité des informations
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Organiser l'archivage des documents
• Planifier des audits internes et externes
• Planifier et organiser des réunions
• Préparer les éléments constitutifs de la paie
• Réaliser la gestion administrative du personnel
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
• Répondre aux demandes d'information
• Structurer, synthétiser des informations
• Superviser la mise à jour des dossiers
• Superviser les opérations quotidiennes
• Traiter les factures et les paiements
• Utiliser les outils numériques
• Utiliser une messagerie sécurisée

Expérience: Débutant accepté

Qualites Professionnelles:

• Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
• Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
• Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.