SECRÉTAIRE-ASSISTANTE DE L'ANTENNE PORTUAIRE DE ST MALO - 54

Région Bretagne; Bretagne; On-site; EUR 23,000 - 29,000; Full time

Job summary

La Région Bretagne recrute une secrétaire-assistante pour l’antenne portuaire de Saint-Malo. Vous assurez le secretariat, l'accueil et la gestion administrative du site, en lien avec le DRH et les services supports.

Attachée à l’organisation des réunions, au suivi des formations et à la diffusion des procédures, vous contribuez à la vie quotidienne du port et au bon fonctionnement des activités. Poste en CDI à temps complet, statut administratif de adjoint administratif, déplacements possibles

Qualifications

• Connaissance de l’organisation de l’administration régionale.
• Maîtrise des circuits décisionnels et de l’administration.
• Maîtrise des outils informatiques et bureautiques.
• Compétences d’accueil et de secrétariat.

Responsibilities

• Assurer le secrétariat et les travaux administratifs de l'antenne.
• Assurer l'accueil téléphonique et physique de l'antenne portuaire.
• Gérer le courrier et les documents administratifs.
• Organiser les agendas et planifier les réunions.
• Suivre les formations et liaison avec le DRH.
• Rédiger et diffuser les procédures internes.

Skills

Organisation admin

Circuits décisionnels

Accueil

Secrétariat

Rigueur

Méthode

Réactivité

Relationnel

Respect délais

Tools

Bureautique

Job description

SECRÉTAIRE-ASSISTANTE DE L'ANTENNE PORTUAIRE DE ST MALO - 54

Référence : 202610-54-4962
Type de contrat : Permanent
Grade : Adjoint adm. principal de 1ère classe ; Adjoint adm. principal de 2ème classe ; Adjoint administratif

Cheffe de file sur de nombreuses compétences (formation professionnelle, développement économique, aménagement du territoire, fonds européens, lycées publics, gestion des transports scolaires, interurbains et desserte des îles…), l Région Bretagne emploie sur l’ensemble de son territoire plus de 4000 collaborateurs.trices exerçant de multiples métiers, tant techniques qu’administratifs.

S’appuyant sur des valeurs fondamentales comme l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes, la qualité de vie au travail, ou l’insertion des personnes en situation de handicap, nous veillons à ce que chacun.e puisse trouver sa place au sein du collectif de travail.

Travailler à la Région Bretagne, c’est aussi profiter d’un cadre de vie optimal dans une région dynamique et attractive!

La Région, à travers l’antenne portuaire de St-Malo, assume les responsabilités de propriétaire, aménageur, gestionnaire et responsable de l’exploitation des ports de St-Malo, Cancale et du Légué. Elle exerce pleinement ses responsabilités de maître d’ouvrage sur les infrastructures maritimes alors que l’exploitation des espaces portuaires et des outillages a été pour l’essentiel déléguée à des concessionnaires que ce soit sur le port de commerce, de pêche, de plaisance ou de la réparation navale.

L’antenne portuaire de Saint-Malo a la particularité d’assurer l’exploitation des infrastructures maritimes dont le caractère opérationnel est indispensable au bon fonctionnement des ports en particulier deux écluses et les 6 ponts mobiles (7 jours sur 7 et 365 jours par an).

Les services de l’antenne portuaire représentent la Région auprès de tous les acteurs de la place portuaire (concessionnaires et autres services portuaires, entreprises, usagers, services de l’Etat, autres collectivités) en complément des missions exercées par les services centraux et doivent concourir au développement économique du port.

La secrétaire-assistant(e) de l’APSM est chargé(e) d’assurer les fonctions d’assistante administrative et accompagner la gestion du site de Saint-Malo.

1 - Assurer les fonctions d'assistance administrative de l'antenne portuaire

• Assurer le secrétariat et les travaux administratifs de l'antenne
• Assurer l'accueil téléphonique et physique de l'antenne portuaire.
• Transmettre et gérer les messages en hiérarchisant les urgences.
• Assurer la gestion et la diffusion du courrier papier et électronique de l'antenne.
• Assurer le traitement du courrier dans le logiciel Ariane ou Contact.
• Rédiger, mettre en forme et assurer le suivi des courriers, notes, comptes rendus et documents administratifs.
• Organiser les agendas du chef d'antenne et de son adjoint
• Préparer les dossiers et assurer la planification des réunions, revues de projet, instances de concertation et entretiens.
• Assurer la logistique des réunions (réservation de salles, accueil des participants, matériel, restauration).
• Participer à l'organisation matérielle des procédures de recrutement en lien avec le service recrutement.
• Assurer le suivi administratif des formations des agents de l'antenne en lien avec le service formation.
• Assurer le lien avec la DRH pour la gestion administrative des agents (absences, arrêts de travail, accidents de service, frais de déplacement, évaluations professionnelles, mouvements de personnel, etc.).
• Élaborer et mettre à jour des tableaux de bord et outils de suivi de l'activité de l'antenne.

Participer à la gestion administrative du service

• Centraliser, diffuser et archiver les informations relatives à l'activité de l'antenne.
• Assurer le suivi des commandes de fournitures, consommables, mobilier et équipements de bureau.
• Assurer la gestion des badges d'accès permanents ou temporaires.
• Organiser le classement et l'archivage des dossiers physiques et numériques.
• Participer à la rédaction et à la mise à jour des procédures internes relevant de l'antenne.
• Assurer la mise à jour des supports d'information et de communication de l'antenne.

2 - Assurer les fonctions d'assistance à la gestion du site

• Contribuer au fonctionnement et à la vie du site
• Assister le responsable de site dans la mise en œuvre des missions liées à la gestion et à l'exploitation du site.
• Assurer le suivi administratif des registres réglementaires du site (registre de sécurité incendie, registre santé et sécurité au travail, registre d'accessibilité).
• Mettre à disposition des usagers les registres obligatoires et les informer de leurs modalités d'utilisation.
• Participer à l'organisation des exercices d'évacuation incendie et des exercices de sûreté.
• Assurer la diffusion des consignes de sécurité, de sûreté et des fiches réflexes auprès des agents et usagers du site.
• Contribuer à l'accueil et à l'accompagnement des entreprises, prestataires et organismes intervenant sur le site.
• Veiller à la mise à jour des documents d'affichage réglementaire et des informations destinées aux usagers.
• Assurer le suivi logistique et technique du site
• Assurer le suivi administratif des interventions de maintenance, de contrôle réglementaire et des prestations de services réalisées sur le site.
• Signaler aux services compétents les dysfonctionnements constatés en matière de sécurité, de sûreté, d'équipements ou de bâtiments.
• Assurer l'information des usagers du site concernant les travaux, interventions techniques ou événements impactant le fonctionnement du site.
• Participer à la gestion des salles de réunion, des espaces communs et des équipements mutualisés.
• Assurer le suivi des stocks de fournitures, du petit matériel et des équipements nécessaires à la vie du site.
• Assurer le lien de proximité avec les services supports de la collectivité intervenant sur le site (DRH, DIL, DNSI, SMG, DIRCOM, etc.).
• Participer à l'accueil des nouveaux arrivants et à la diffusion des règles de fonctionnement du site.

Partenaires

• Au sein de la Direction : Chef de l’antenne, l’ensemble des personnels de l’antenne et le secrétariat de direction,
• Au sein de la collectivité : les autres services de la direction des ports
• Partenaires extérieurs : la capitainerie, les exploitants, les acteurs portuaires, les concessionnaires, les entreprises, les usagers.

Lieu de travail : Saint-Malo

Temps de travail : Temps complet

Métier non éligible au télétravail

Nom et coordonnées de la personne à contacter pour renseigner sur le poste : Anthony FOSSARD, Chef de l’antenne portuaire de Saint Malo

Compétences recherchées

• Connaissance de l’organisation de l’Administration régionale
• Connaissance des circuits décisionnels et administratifs de la collectivité
• Maîtrise des outils informatiques (bureautique)
• Maîtrise des techniques d’accueil
• Maîtrise des techniques de secrétariat
• Organisation, rigueur, méthode, réactivité
• Qualités relationnelles
• Aptitude à rendre compte
• Respect des délais et échéances

Pourquoi nous rejoindre

Vous avez envie d’exercer au cœur d’un territoire privilégié, entre terre et mer, aussi dynamique qu’accessible, et doté d’une vie culturelle riche
Vous êtes attaché.e au service public et sensible aux enjeux d’avenir portés par la Région Bretagne (engagement en faveur de la transition énergétique et écologique, attention portée aux ressources, développement économique, innovation, préservation et valorisation du patrimoine…)
Vous avez envie d’évoluer au sein d’équipes pluridisciplinaires investies et soucieuses de la qualité de vie au travail
Vous partagez nos valeurs (égalité femmes hommes, politique de maintien en emploi de personnes en situation de handicap, temps forts visant à accueillir les nouveaux.velles collaborateurs.trices et renforcer un sentiment d’appartenance…)
Vous êtes attentif.ve aux possibilités d’évolution professionnelle (mobilité interne favorisée, soutien à la montée en compétences, niveau de rémunération au plus près du marché du travail…)
Vous souhaitez travailler dans un cadre de vie permettant de concilier de manière équilibrée vie professionnelle et personnelle (horaires flexibles, télétravail si le métier le permet, équipements professionnels adaptés…)
Et plus encore : accès à la formation, chèques vacances et culture, tickets restaurants, participation au transport, association sportive interne, ...