Secrétaire - Assistante Administrative H/F

LIFT; Saint-Étienne; Sur place; EUR 20 000 - 28 000; Plein temps

Résumé du poste

LIFT, association de Saint-Etienne, recherche une secrétaire/agent administratif pour accompagner une équipe pluridisciplinaire. Vous assurez l'accueil, la prise de messages et la première constitution des dossiers des bénéficiaires.

Vous gérez les courriers, les agendas, la saisie de données et le classement des documents. Une expérience dans le secteur social est appréciée et la rigueur, l'autonomie et la capacité à travailler en équipe seront valorisées.

Qualifications

• Aisance relationnelle et rédactionnelle, maîtrise des outils bureautiques.
• Rigueur, autonomie et sens de l'organisation.
• Expérience souhaitée dans le champ social ou médicosocial.

Responsabilités

• Accueil physique et téléphonique des personnes accompagnées et partenaires.
• Rédaction des courriers, courriels et comptes rendus.
• Gestion des courriers entrants et sortants et saisie de données.
• Planification des rendez-vous et gestion des agendas.
• Gestion des stocks de consommables.

Connaissances

Mise à jour dossier

Gestion base de données

Gestion d'agendas

Classement de documents

Formation

Employé qualifié

Outils

Bureautique

Description du poste

Structure associative spécialisée depuis 1990 dans l'accompagnement à l'insertion professionnelle de personnes en situation de handicap psychique. Forte articulation avec le Service Public de l'Emploi et le CHU de Saint EtienneOpérateur du Dispositif Emploi Accompagné et Prestataire AGEFIPH PAS pour le département de la Loire.
L'Association Recherches et Formation L.I.F.T. située à Saint-Etienne oeuvre depuis plus de 30 ans dans l'accompagnement vers et dans l'emploi de personnes (bénéficiaires du RSA, de la RQTH, D.E, etc.), fragilisées dans leur parcours par une problématique de santé mentale (troubles psychiques, pathologies psychiatriques) et orientées par notre réseau de partenaires (S.P.E, MDPH, Hôpital, Département, Entreprises, etc.).Afin de compléter notre équipe, nous recrutons une secrétaire / un agent administratif dont les missions seront les suivantes : Vous intervenez au sein d'une équipe pluridisciplinaire afin : D'assurer l'accueil physique et téléphonique des personnes accompagnées et des partenaires, afin de les renseigner et/ou de les mettre en relation avec le bon interlocuteur en interne D'assurer un premier recueil d'informations relatif à la demande ou la constitution du dossier D'assurer la gestion des courriers et courriels entrants et sortants. D'assurer la rédaction des courriers, courriels, bilans et de tous les documents nécessaires au bon fonctionnement de la structure D'assurer la collecte, le suivi et la saisie de données liées aux activités sur les supports prévus à cet effet (extranet, logiciels d'activité, base de données.) D'être force de proposition quant à l'amélioration des outils internes liés à l'organisation et au fonctionnement D'assurer la planification des rendez-vous et la gestion des agendas des intervenants de l'équipe D'assurer le classement et l'archivage des documents D'assurer la prise de notes lors des réunions puis rédiger les comptes rendus. D'assurer la gestion de stocks des consommables (fournitures de bureau, entretien et hygiène)Compétences et qualités attendues : Aisance relationnelle et rédactionnelle, maitrise des outils bureautiques, sens de l'organisation, autonomie, rigueur et réactivité, capacité de travail en équipe pluridisciplinaire. Une connaissance et une expérience dans le champ social, médicosocial ou médical sera appréciée

Experience:

1 An(s)

Compétences:

Mettre à jour un dossier, une base de données,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Classer des documents

Qualification:

Employé qualifié

Secteur d'activité:

Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire

Liste des qualités professionnelles:

Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.Etre force de proposition : Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.