Secrétaire assistant(e) auprès de la chefferie du cabinet OM

Sécurité Routière; Paris; Hybride; EUR 26 000 - 36 000; Plein temps

Résumé du poste

Sécurité Routière à Paris recherche une secrétaire assistant(e) auprès de la chefferie du cabinet OM pour assurer l’organisation quotidienne du travail et l’accueil des interlocuteurs.

Vous assurez l’interface avec les services supports, gérez les agendas et préparez les dossiers des réunions; vous contribuez à la rédaction et à la mise en forme des documents; travail en brigade avec horaires décalés.

Qualifications

• Connaissances techniques: informatique et bureautique – niveau expert.
• Maîtrise des outils de bureautique et de messagerie.
• Savoir rédiger et structurer des documents professionnels.
• Bonne communication écrite et orale, sens de l'organisation.
• Respect de la confidentialité des informations

Responsabilités

• Assister la cheffe de cabinet et son adjointe dans l’organisation quotidienne.
• Assurer l’accueil physique et téléphonique et par courriel.
• Interface avec les services supports internes ou externes.
• Fournir une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes.
• Gérer les agendas, planifier les déplacements et l’organisation des réunions du service.
• Préparer les dossiers nécessaires à la tenue des réunions et à la présentation des interventions.
• Mettre en forme et valoriser des supports écrits.
• Prendre en charge les aspects logistiques et des moyens matériels du service.
• Traiter des dossiers ponctuels (congés, stagiaires, permanences)

Connaissances

Informatique avancée

Travail en équipe

Rédaction et communication écrite

Organisation et planification

Réactivité et gestion du stress

Description du poste

Identifiant (email, de type [e-mail])

Mots clés (ex : Gestionnaire des Ressources Humaines Paris)

Secrétaire assistant(e) auprès de la chefferie du cabinet OM

Description du poste

Fonction publique d'Etat

Catégorie B (profession intermédiaire)

Nature de l'emploi

Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels

Domaine et métier

Direction et pilotage des politiques publiques - Assistante / Assistant de direction

Intitulé du poste

Secrétaire assistant(e) auprès de la chefferie du cabinet OM

Description du poste

Vos activités principales:

Assister la cheffe de cabinet et son adjointe dans l’organisation quotidienne de leur travail

Assurer l’accueil physique et téléphonique et par courriel

Assure l’interface avec les services supports, internes ou externes

Fournir une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes

Gérer les agendas, planifier les déplacements et l’organisation des réunions du service

Préparer les dossiers nécessaires à la tenue des réunions, présentations ou interventions

Mettre en forme et valoriser des supports écrits

Prendre en charge des aspects logistiques et des moyens matériels du service

Traiter des dossiers ponctuels (congés des conseillers, permanences, gestion des stagiaires notamment)

Votre environnement professionnel:

Activités du service

Le cabinet de la ministre des Outre-mer a pour rôle essentiel la mise en œuvre de la politique ultramarine.

Composition et effectifs du service

Le cabinet est composé d’un directeur du cabinet, de deux directeurs adjoints de cabinet, d’une cheffe de cabinet et de son adjointe ainsi que de plusieurs conseillers.

Liaisons hiérarchiques

Liaisons fonctionnelles

1) Les services du ministère des outre-mer

2) Les cabinets du Président de la République et du Premier ministre

3) Les autres cabinets ministériels

4) Les Parlementaires

5) Les personnalités politiques des outre-mer et de la métropole

Conditions particulières d'exercice

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions:

Travail en brigade ou en journée continue avec horaires décalés

Possibilité de faire des astreintes, interventions et heures supplémentaires plusieurs fois dans l’année

Respect de la confidentialité des informations détenues

Disponibilité - Réactivité - Esprit d'équipe - polyvalence indispensable - bonne gestion du stress - bonne communication écrite et orale - savoir travailler dans l'urgence

[e-mail]

Descriptif du profil recherché

Vos compétences principales mises en œuvre (listes déroulantes)

Connaissances techniques

Avoir des compétences en informatique - bureautique
niveau expert

Connaître l'environnement professionnel
niveau expert

Savoir-faire

Savoir travailler en équipe
niveau expert

Savoir s'organiser
niveau expert

Savoir rédiger

niveau maîtrise

Savoir-être

avoir le sens des relations humaines
niveau expert

savoir s'adapter

niveau expert

savoir s'exprimer oralement

niveau maîtrise

savoir communiquer
niveau maîtrise

Les nombreux contacts sur l’ensemble du domaine de compétences du cabinet de la ministre des Outre-mer peuvent permettre d’évoluer vers d’autres postes d’assistant(e) au sein du périmètre du ministère de l’intérieur, mais aussi de vous diriger vers d’autres domaines fonctionnels.

Durée attendue sur le poste: 1 an

Niveau d'expérience min.

Confirmé

Documents à transmettre

L'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire

Informations complémentaires

Informations complémentaires

Localisation administrative et géographique / Affectation:

Emploi fonctionnel(codification RMFP pour publication) : RMFP: FP2ADM04

Vous trouverez le référentiel RMFP sous le lien suivant :

https://www.fonction-publique.gouv.fr/biep/repertoire-interministeriel-des-metiers-de-letat

Fondement juridique du recrutement

2° de l’article L332-2

Télétravail possible

Localisation du poste

Localisation du poste

Europe, France, Ile-de-France, Paris (75)

Lieu d'affectation (sans géolocalisation)

• Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels
• Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels
• Préfecture des Alpes-de-Haute-Provence, Direction du cabinet - 8 rue Dr Romieu 04000 Digne-les-Bains
• Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels