Secrétaire administratif F/H

Département du Val d'Oise; Cergy; Sur place; EUR 26 000 - 36 000; Plein temps

Résumé du poste

Le Département du Val d'Oise cherche un secrétaire administratif pour assurer la gestion administrative courante du service et soutenir les cadres du territoire. Vous serez en charge de l’accueil physique et téléphonique, de la diffusion des informations, de la rédaction de comptes rendus et de la coordination des réunions.

Vous assurerez le traitement du courrier, la gestion des agendas et le suivi des dossiers, tout en garantissant discrétion et efficacité dans un environnement public.

Qualifications

• Réaliser et mettre en forme des travaux bureautiques (courriers, notes, rapports, PowerPoint…)
• Prendre des notes, rédiger des comptes rendus, mettre en forme et corriger divers documents
• Recueillir des informations pour la préparation de dossier
• Renseigner les tableaux de suivi et gérer le courrier (version papier et dématérialisé)
• Organiser les agendas et les réunions, en soutien de l’assistante administrative
• Avoir le sens de l’organisation, de la méthode et de la rigueur professionnelle
• Discrétion et respect de la confidentialité

Responsabilités

• Vous assurez l’accueil physique et téléphonique des cadres.
• Vous gérez la boîte mail partagée et le traitement du courrier.
• Vous participez aux projets du service et contribuez à la communication interne.
• Vous prenez des notes, préparez des comptes rendus et rédigez des documents.
• Vous assurez le suivi des délais et relayez les informations nécessaires

Connaissances

Accueil téléphonique

Rédaction de documents

Gestion du courrier

Organisation et planification

Confidentialité

Maîtrise outils bureautiques

Outils

Elise (gestion des notes et des courriers)

Description du poste

Le secrétaire administratif assure la gestion administrative courante du service auprès des cadres du service en central.

Accueil Physique Téléphonique

• Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques et transmettre les messages
• Recevoir et diffuser les courriers/mails et les informations
• Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers les cadres du territoire
• Organisation, planification
• Organiser les agendas des cadres du service et prendre les rendez-vous en fonction des priorités (en soutien de l’assistante administrative)
• Rappeler les informations importantes, transmettre les messages
• Organiser et suivre les réunions de service, rédiger les comptes rendus
• Gérer les mails et documents des cadres du service (en soutien de l’assistante administrative)

Secrétariat

• Gestion de la boîte mails partagée SSD en lien avec la deuxième secrétaire
• Réaliser et mettre en forme des travaux bureautiques (courriers, notes, rapports, PowerPoint…)
• Prendre des notes, rédiger des comptes rendus, mettre en forme, corriger divers documents
• Recueillir des informations pour la préparation de dossier
• Renseigner les tableaux de suivi
• Assurer le traitement du courrier et des parapheurs (arrivée/départ) en version papier et dématérialisé (Elise)

Suivi des projets et activités du service

• Participer aux projets de service : soutien à l’animation, conception et rédaction de supports
• Apporter un soutien administratif dans les projets transversaux que porte le service
• Participer à la communication du service et collaborer à la mise à jour des divers canaux de communication en lien avec l’Assistante administrative du service (Site internet/intranet, VO Solidarités, cartes interactives…)
• Assurer le suivi des délais et effectuer les relances nécessaires des notes, rapports, demandes d’information et d’indicateurs
• Suivre les dossiers du service en lien avec la deuxième secrétaire administrative (dispatching des dossiers : Dalo, Ccapex, Stagiaires, Vulnérabilité, Mise à l’abri… selon une organisation par thématique)
• Contribuer à l’activité liée à SOLIS
• Veiller au maintien de la gestion de l’arborescence de service
• Contribuer à la continuité du service public

Ponctuellement

• Assurer le remplacement de l’assistante administrative de service SSD
• Assurer le remplacement des secrétaires de direction et des autres services de la direction

Sens de l’organisation

• Dynamisme et prise d’initiative
• Capacité à gérer les urgences
• Discrétion et sens de la confidentialité
• Bon relationnel
• Maitriser des outils bureautiques
• Prendre des notes, formuler et rédiger
• Avoir le sens de l'organisation, de la méthode et rigueur professionnelle
• Etre capable d'analyse et de réflexion
• Recevoir, filtrer, orienter, prendre des messages

Connaissances

• L’organisation de la collectivité
• Les domaines de compétences des services de la Direction et leur fonctionnement au quotidien
• Logiciel Elise (gestion des notes et des courriers)
• Poste ouvert aux adjoints administratifs