Secrétaire à dominante ASE F/H

Silver Screen Group; Vauréal; Sur place; EUR 20 000 - 27 000; Plein temps

Résumé du poste

Le poste de secrétaire dominante ASE au Conseil départemental du Val d’Oise assure le secrétariat du Responsable de l'Équipe ASE et des référents éducatifs dans la mise en œuvre et la cohérence des activités départementales en matière de protection de l’enfance.

Elle participe aux activités administratives transversales du TDAS sous l'autorité hiérarchique du Responsable de Territoire, gère les rendez-vous et le courrier, et assure le lien avec les partenaires et les familles tout en

Qualifications

• Savoir accueillir différents publics et renseigner les partenaires.
• Maîtrise des outils de rédaction et de mise en forme des documents.
• Organisation des activités et des plannings de l’équipe ASE.
• Respect des échéances et du cadre administratif.
• Maîtrise des outils informatiques et du fonctionnement d’un secrétariat.

Responsabilités

• Accueil physique et téléphonique des publics et partenaires, orientation.
• Assistance aux référents éducatifs dans l’organisation de leurs activités et le lien avec les partenaires.
• Gestion des rendez-vous, plannings et congés de l’équipe.
• Gestion du courrier et retranscription des comptes rendus et rapports.
• Suivi administratif du dossier de l’enfant et des documents liés (tableau de bord, bilans).
• Participation à l’organisation des réunions et rédaction des synthèses.
• Utilisation du logiciel métier et suivi des procédures du service.

Connaissances

Accueillir différents publics

Rédactionnelles

Organisation et priorisation

Adaptation

Maîtrise informatique

Autonomie

Esprit d’équipe et transversalité

Écoute et disponibilité

Formation

Formation de niveau IV en secrétariat

Outils

Logiciel métier

Description du poste

La secrétaire dominante ASE assure le secrétariat du Responsable de l'Equipe ASE et des référents éducatifs dans la mise en œuvre et la cohérence des activités départementales en matière de protection de l’enfance. Elle participe aux activités administratives transversales du TDAS sous l'autorité hiérarchique du Responsable de Territoire.

• Accueil physique et téléphonique, renseignement, orientation des publics et des partenaires


• Assiste les référents éducatifs: organisation de leurs activités, accueil de l’enfant, liens avec partenaires


• Gestion des rendez-vous, plannings et congés de l'équipe


• Gestion du courrier


• Retranscription, mise en forme, impression et envoi des courriers, des comptes rendus, des rapports enfance, des documents spécifiques (tableau de bord, bilan…)


• Prospection, collecte et diffusion des informations relatives à l'activité du service


• Gestion des statistiques mensuelles


• Contribution à l'organisation des réunions d’équipe et des synthèses


• Participation aux réunions de synthèse, prise de notes et compte-rendu


• Gestion et suivi administratif du dossier de l’enfantdans Solis/Multigestet en lien avec l’équipe territorialisée ASE :

Création et suivi du dossier, tenu des échéanciers des mesures

Transmission des rapports, des notes incidents, de réservations diverses, de documents relatifs à la prise en charge de l’enfant

Lien avec le SDAF pour transmission des différents documents des Assistants familiaux

• Participe aux réunions d’équipe de secrétariat animées par les responsables du TDAS


• Gestion de la régie


• Utilise le logiciel métier


• Participation à la continuité du service public


• Travail en binôme avec la secrétaire à dominante PMI et/ou l’Assistante de Territoire et assure l’intérim en cas d’absence

Vulnérabilité

Technique :

• Savoir accueillir différents publics


• Avoir des capacités rédactionnelles


• Savoir organiser, prioriser ses tâches


• S'adapter aux évolutions de service


• Maîtriser l'outil informatique

Relationnel :

• Être à l’écoute, disponible et autonome


• Savoir s’adapter et être réactif


• Avoir le sens du travail en équipe et en transversalité


• Avoir la capacité de communication


• Avoir le sens du service public


• Connaître les dispositifs et procédures en lien avec la protection de l'enfance


• Connaître les principes du service public et les orientations du Département

Spécificités

Intérêt pour le domaine de la protection de l’enfance

Formation de niveau IV en secrétariat

Travail en bureau

Horaires réguliers avec amplitude variable selon les besoins

Grande disponibilité, vis-à-vis du cadre

Risques d’incivilités

Respect des obligations de discrétion et de confidentialité

Tous les postes du Conseil départemental du Val d’Oise sont handi-accessibles.