Sales Administration Specialist (Chargé(e) ADV)

Powell; Paris; Sur place; EUR 42 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Powell recherche un(e) Sales Administration Specialist pour piloter, de manière opérationnelle, le cycle contractuel à l’encaissement. Vous serez l’interlocuteur privilégié des équipes Sales, Finance et Customer Success ainsi que de nos clients et partenaires, avec autonomie, rigueur et aisance relationnelle.

Vous contrôlerez les contrats, enregistrerez les commandes dans Business Central et le CRM, établirez les factures, suivrez les paiements et améliorerez le DSO grâce à une approche data et

Qualifications

• Expérience 5–8 ans en administration des ventes ou order-to-cash.
• Expérience facturation et suivi contractuel B2B.
• Anglais courant à l’écrit et à l’oral.
• Maîtrise Excel et ERP/CRM (Business Central et Dynamics 365 Sales).
• Idéal SaaS/B2B ou international.

Responsabilités

• Contrôler la conformité des contrats et documents commerciaux.
• Enregistrer les commandes et maintenir les données contractuelles dans Business Central et le CRM.
• Établir les factures et assurer leur transmission exacte.
• Piloter les relances et reporter les créances échues.
• Prévoir les encaissements mensuels et analyser les écarts.
• Développer la relation avec les interlocuteurs financiers des clients et partenaires.
• Contribuer à l’automatisation quote-to-cash et à l’amélioration du DSO.
• Documenter et standardiser les procédures et faciliter l’intégration des entités.
• Identifier les tâches pouvant être automatisées et participer aux tests des IA.
• Accompagner l’évolution du rôle vers plus de contrôle et gestion des exceptions.

Connaissances

Relation client

Anglais courant

Autonomie

Rigueur

Sens du service

Outils

Excel

Business Central

Dynamics 365 Sales

CRM

Description du poste

Nous recherchons un(e) Sales Administration Specialist pour piloter, de façon très opérationnelle, le cycle allant de la contractualisation à l’encaissement. Vous serez l’interlocuteur(trice) privilégié(e) des équipes Sales, Finance et Customer Success, ainsi que de nos clients et partenaires. Ce poste sans management requiert autonomie, rigueur, sens du service et aisance relationnelle.

Vos principales responsabilités

Administration des ventes et facturation

• Contrôler la conformité des contrats, bons de commande et documents commerciaux avant traitement.

• Enregistrer les commandes et maintenir les données contractuelles à jour dans Business Central, le CRM et les fichiers de suivi.

• Coordonner le provisioning, établir les factures et garantir leur exactitude et leur bonne transmission.

• Identifier les anomalies contractuelles ou administratives et organiser leur correction, notamment lors des renouvellements.

Encaissements et relation clients/partenaires

• Intégrer et affecter les paiements clients chaque semaine.

• Piloter les relances et produire un reporting fiable des créances échues, risques et actions engagées.

• Prévoir les encaissements du mois, mesurer la fiabilité des prévisions et analyser les écarts.

• Assurer un suivi renforcé des factures significatives et vérifier leur mise en paiement avant échéance.

• Développer une relation de confiance avec les interlocuteurs financiers de nos principaux clients et partenaires.

• Contribuer à l’amélioration continue du DSO et à l’accélération des encaissements.

Données, processus et transformation

• Garantir la qualité du référentiel clients dans l’ERP et le CRM : informations légales, fiscales et administratives.

• Contribuer à l’automatisation du quote-to-cash, notamment autour des devis, commandes et abonnements dans Business Central.

• Documenter et standardiser les procédures afin de sécuriser les opérations et faciliter l’intégration de nouvelles entités.

• Identifier les tâches pouvant être automatisées et participer à la conception, aux tests et au déploiement d’agents IA.

• Accompagner l’évolution progressive du rôle vers davantage de contrôle, d’analyse et de gestion des exceptions.

5 à 8 ans d’expérience idéalement en administration des ventes, sales administration ou order-to-cash. Expérience concrète de la facturation, du suivi contractuel et du recouvrement B2B. Excellent relationnel et capacité à échanger avec des clients et partenaires sur des sujets parfois sensibles. Anglais courant à l’écrit comme à l’oral, indispensable compte tenu du périmètre global du poste. Grande rigueur, sens du détail, autonomie et capacité à mener un sujet jusqu’à sa résolution. Bonne maîtrise d’Excel et aisance avec les ERP et CRM ; Business Central et Dynamics 365 Sales sont des atouts. Expérience dans un environnement SaaS, logiciel B2B ou international appréciée. Appétence pour l’IA et l’automatisation ; une première expérience appliquée à des processus administratifs, financiers ou commerciaux serait un plus.

Ce qui fera la différence

Une bonne compréhension du cycle quote-to-cash et des abonnements SaaS.

Une approche orientée données pour anticiper les encaissements et analyser les retards.

La capacité à challenger les processus existants et à travailler avec Finance, Customer Success et Sales.

L’envie de construire un rôle qui évoluera avec la croissance internationale et l’automatisation des opérations.