Responsable Scolarité (H/F) (Titulaire/Contractuel)

Université Paris VIII Vincennes; Saint-Denis; Sur place; EUR 42 000 - 54 000; Plein temps

Résumé du poste

Université Paris VIII Vincennes-Saint-Denis recherche un(e) responsable de la scolarité et de la gestion administrative et pédagogique des étudiants de l’IED. Vous pilotez le service de la scolarité et encadrez les gestionnaires de cursus, en assurant l’interface avec les services centraux pour les dossiers de scolarité.

Vous encadrez le responsable adjoint des examens et assurez le pilotage opérationnel des sessions.

Qualifications

• Rigueur et organisation indispensables.
• Connaissance des procédures de scolarité et des exigences administratives.
• Maîtrise des outils de gestion et de bureautique.

Responsabilités

• Organiser et piloter le calendrier pédagogique des formations.
• Valider le calendrier des sessions d’examens et arbitrer les situations complexes.
• Gérer les litiges et encadrer l’équipe de la scolarité, incluant le pôle examens.
• Piloter la mise en œuvre des réformes et suivre les procédures de la scolarité et des inscriptions.

Connaissances

Rigueur et organisation

Gestion de projets

Communication écrite

Travail en équipe

Outils

Pegase

E-candidat

Description du poste

Depuis plus de vingt-huit ans, il occupe une place singulière dans le paysage académique français et européen par l’ampleur de son offre, la diversité de ses filières, l’originalité de son organisation et son rayonnement international, accueillant des étudiants issus des cinq continents

Chaque année, près de 3 800 étudiants, parmi environ 10 000 candidats, intègrent l’IED, en France comme à l’international. Les formations proposées, notamment en psychologie, droit, sciences de l’éducation ou informatique et intelligence artificielle, attirent un public très diversifié. L’institut accueille aussi bien des étudiants en formation initiale que des professionnels en activité ou en reconversion, des personnes en situation de handicap, des publics aux contraintes spécifiques, ainsi que des étudiants empêchés de suivre un cursus en présentiel pour des raisons financières ou géographiques, notamment outre-mer ou à l’étranger. Cette diversité reflète pleinement la vocation inclusive, internationale et intergénérationnelle qui fonde l’identité de l’IED.

ACTIVITES DU POSTE

Rattaché(e) hiérarchiquement au Responsable administratif et au Directeur de l'IED, vous assurez la responsabilité de la gestion administrative et pédagogique des étudiants de l'IED.

À ce titre, vous pilotez le service de la scolarité et encadrez l'ensemble des gestionnaires en charge des différents cursus, dont vous supervisez l'activité au quotidien. Vous constituez l'interlocuteur ou l'interlocutrice de référence des services centraux pour tous les dossiers relevant de la scolarité.

Vous encadrez également le ou la responsable adjoint(e) de la scolarité chargé(e) des examens, qui assure le pilotage opérationnel de l'organisation des sessions d'examens.

MISSIONS ET ACTIVITES PRINCIPALES

• Organiser et piloter le calendrier pédagogique global des formations dispensées par l'IED (inscriptions administratives et pédagogiques, regroupements, procès-verbaux, tenue de jury, suivi des remises de diplômes).
• Valider, en lien avec le ou la responsable adjoint(e) chargé(e) des examens, le calendrier annuel des trois sessions d'examens et arbitrer les situations qui dépassent le périmètre opérationnel de ce poste.
• Gérer les litiges et situations particulières relevant du domaine de la scolarité.
• Encadrer et animer l'équipe de la scolarité, incluant la supervision hiérarchique du pôle examens.

MISSIONS (Suite)

• Mise en place et suivi des procédures avec la scolarité centrale de l’Université Paris 8.
• Définir avec LE RAF et La RAF ADJOINTE les besoins en personnel vacataire lors des campagnes d’inscription.
• Suivre les procédures d'inscription des étudiants de l'IED en formation continue, en lien avec le service de formation permanente de l'université.
• Assurer une veille réglementaire et piloter la mise en œuvre informatique des réformes du secteur (LMD5), maquettage des nouveaux cursus en lien avec le service informatique de l'université
• Mettre en place des indicateurs et réaliser des bilans et statistiques notamment à l’issue des sessions d’examens de janvier, avril et juin.
• Mise en place et suivi des procédures de la scolarité.

PROFIL

CONNAISSANCES

• Des logiciels spécifiques à la gestion de la scolarité (Pegase –E-candidat)
• De la réglementation relative à la scolarité, en particulier sur les inscriptions administratives et pédagogiques, les demandes d’admission préalables, les examens et les cursus d’études, et convenions les stages.
• Des procédures, les règles et les dispositions réglementaires

COMPETENCES:

• Faire preuve de rigueur et d’organisation
• Maîtriser les outils de gestion et de bureautique
• Planifier des activités en tenant compte des priorités et des échéances
• Maîtriser la communication orale et écrite
• Concevoir des tableaux de bord

SAVOIR-ETRE

• Avoir un esprit d’initiative
• Être autonome et réactif
• Sens de l’organisation
• Goût pour le travail en équipe
• Sens relationnel et aptitudes à la négociation
• Capacités d'anticipation et d'adaptation
• Sens de la confidentialité
• Sens du service public

Les missions décrites dans la présente fiche de poste sont susceptibles d’évoluer en fonction des besoins du service, de l’organisation du travail et des nécessités liées à l’évolution des activités.