Responsable du Secrétariat Général - COMMUNAUTE DE COMMUNES DU GRAND (H/F)

Etablissements Publics de Coopération Intercommunale; Pontarlier; On-site; EUR 28,000 - 36,000; Full time

Job summary

L’Etablissements Publics de Coopération Intercommunale du Grand Pontarlier recherche un responsable administratif pour encadrer le Secrétariat Général et piloter les activités liées à l’administration et à la coordination des élus.

Vous assurez l’accueil, la gestion budgétaire, la préparation des réunions et la rédaction des documents, en lien avec le Président et les Directeurs Généraux des Services.

Qualifications

• Encadrer une équipe et piloter le service.
• Adapter ses interlocuteurs et communiquer efficacement.
• Orthographe et grammaire irréprochables, expression claire.
• Maîtriser l’outil informatique et les NTIC.
• Capacité à gérer un budget et à prendre des initiatives.
• Connaître l’environnement institutionnel des collectivités.
• Maîtriser Pack Office, Intranet et Internet.
• Faire preuve de méthodologie, d’organisation et de rigueur.

Responsibilities

• Encadrer les agents du Secrétariat Général et coordonner les activités.
• Planifier annuellement les Assemblées délibérantes et les Commissions.
• Assurer l’accueil physique et téléphonique du Cabinet du Président.
• Rédiger et mettre en forme les documents administratifs.
• Suivre les budgets et les marchés internes; gérer les dossiers.
• Gérer les relations publiques et les évènements ponctuels.
• Piloter les outils internes (Maarch) et le système d’information.

Skills

Encadrer une équipe

Adaptabilité

Relations interpersonnelles

Orthographe et grammaire

Expression orale/écrite

Prise d’initiatives

Gestion budgétaire

Connaissance du secteur public

Maîtrise des NTIC

Tools

Pack Office

Intranet

Internet

Maarch

Job description

Sous l’autorité de l’Exécutif et du Directeur Général des Services, vous encadrez les agents du Secrétariat Général.

1 / Cabinet de l’Exécutif:

• Coordonner l’organisation pratique des activités du Président, des Elus, et des Directeurs Généraux des Services ;
• Elaboration du planning annuel des Assemblées délibérantes, du Bureau et des Commissions en collaboration avec le Responsable du secrétariat général de la ville de Pontarlier ;
• Gestion hebdomadaire des plannings ;
• En charge de la gestion administrative des réunions de Bureau, relecture des comptes-rendus ;
• Relecture/Mise en forme du Rapport d’Activités CCGP et du Plan Intercommunal de Sauvegarde
• Assurer l’accueil physique et téléphonique du Cabinet du Président, des Elus et des Directeurs Généraux ;
• Coordonner les agendas de la Direction Générale (en coordination avec le Responsable du Secrétariat Général de la VDP) , du Président et des élus.

2 / Gestion courante:

• Piloter et assurer l’encadrement du service ;
• Elaboration des budgets (BP, BS, DM) de la Direction Générale
• et du mobilier pour les collectivités ;
• En charge du Mobilier pour la Direction Générale CCGP et des salles CCGP
• Rédaction et mise en forme de correspondances courantes et autres documents administratifs ;
• Assistance et support administratifs dans la gestion des dossiers de la Direction Générale ;
• Gestion du contrat des distributeurs de boisson ;
• Relations publiques – point d’appui sur les évènements ponctuels CCGP (inaugurations, cérémonies Château de Joux, etc.…)

3/ Gestion logiciel interne

• Agent Virtuel d’accueil (AVA): piloter et superviser le fonctionnement ;
• Logiciel de gestion du courrier et du parapheur électronique (Maarch): piloter et superviser le fonctionnement.

Conditions particulières d'exercice

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale: Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif

Profil recherché

COMPETENCES REQUISES

• Encadrer une équipe ;
• Savoir s’adapter à ses interlocuteurs ;
• Qualités relationnelles confirmées ;
• Maitriser l’orthographe, la syntaxe et les règles de grammaire ;
• Maîtriser l'outil informatique et les NTIC en général ;
• Avoir une bonne expression orale et écrite ;
• Gérer un budget ;
• Prendre des initiatives ;
• Connaître l’environnement institutionnel et le processus décisionnels des collectivités territoriales
• Connaître les missions des Administrations et partenaires publics
• Connaître tous les interlocuteurs (internes et externes)
• Maîtriser l’outil informatique (pack office, Intranet, Internet…)
• Faire preuve de méthodologie, d’organisation et de rigueur.

Présentation de Etablissements Publics de Coopération Intercommunale

A 1 heure de Lausanne, 2 heures de Lyon et 3 heures de Paris par le TGV, la Communauté de Communes du Grand Pontarlier, regroupant 10 communes dont la Ville de Pontarlier, bénéficie à la fois d'un cadre de vie agréable dans le département le plus vert de France et d'un grand dynamisme économique, rythmant la vie de ses 28 000 habitants.