Responsable du secrétariat des directions F/H

AP-HP; Paris; On-site; EUR 27,000 - 36,000; Full time

Benefits offered by this job

Rémunération selon grille AP-HP

Job summary

AP-HP recherche un(e) Responsable du secrétariat des directions pour assurer l’accueil, la gestion des agendas et la coordination entre les services.

Vous dirigerez l’assistante de direction et veillerez à la continuité du secrétariat des directions, des communications et des services financiers et SI, avec organisation d’événements et gestion des achats.

Qualifications

• Maîtrise du style administratif et correction grammaticale.
• Maîtrise d’outils bureautiques (Word/Excel/PowerPoint/Outlook/Teams).
• Sens relationnel et capacité à communiquer clairement.

Responsibilities

• Accueil physique et téléphonique et gestion des appels.
• Gestion des agendas et planning des dirigeants.
• Rédaction et mise en forme de documents officiels.
• Gestion du courrier, archives et diffusion des communications.
• Organisation d’événements et suivi des achats et abonnements.
• Coopération avec les services et suivi des dossiers administratifs.

Skills

Rédaction administrative

Maîtrise bureautique

Relationnel

Rigueur et organisation

Gestion des urgences

Initiative et autonomie

Discrétion professionnelle

Tools

Word

Excel

PowerPoint

Outlook

Teams

Job description

Responsable du secrétariat des directions F/H

Description du poste

Métier

Autres fonctions administratives - Assistanat secrétariat - secrétariat

Intitulé du poste

Responsable du secrétariat des directions F/H

Type de contrat

Titulaire ou CDI

Présentation du service

L'AGEPS (Agence Générale des Equipements et des Produits de Santé) est un pôle d'intérêt commun de l'Assistance Publique des Hôpitaux de Paris (AP-HP).

Elle assure pour l'AP-HP les missions suivantes :

Evaluation et achats des produits de santé (médicaments et dispositifs médicaux)

Evaluation et achats des équipements biomédicaux, des équipements et consommables de laboratoires et des technologies de l'information

Approvisionnement en médicaments des sites hospitaliers

Volet pharmaceutique de la recherche à promotion AP HP

Recherche et innovation pharmaceutique

production de médicaments et préparations non disponibles dans l'industrie pour les établissements de santé du territoire national

Coordination du réseau des producteurs souverains

Gestion de l'école de chirurgie et du centre de don des corps

Elle est située sur deux sites à Paris Ve et Nanterre et compte environ 450 salariés.

Les structures médicales sont organisées comme suit :

Le Département Medico-Universitaire (DMU) « Etablissement Pharmaceutique » de l’AP-HP (EP-HP), organisé en 6 départements ;

Le Service Evaluations Pharmaceutiques et Bon Usage (SEPBU)

Le Service Approvisionnement et Distribution (SAD)

Cette structuration est complétée par la Direction des achats, et des directions fonctionnelles, supports à l’activité de l’établissement.

Le(la) responsable du secrétariat encadre l’assistante de direction et est garant(e) de la continuité de service du secrétariat de Direction/Communication/Direction des Affaires Economiques et Financières (DAEF)/Direction des Systèmes d’Information (DSI) :

accueil physique et téléphonique

assistant(e) de la Directrice, de la Directrice Adjointe, du Directeur des Affaires Economiques et Financière, de la Directrice des Systèmes d’Informations et de la Responsable de la Communication : gestion des agendas, réservation et installation des salles de réunion, gestion du courrier, gestion des archives, mise en forme de documents et toute autre tâche relevant de son domaine de compétence

gestion des remboursements de frais de mission

gestion des abonnements

commandes et demande d’achats

rédaction, mise en forme de documents de communication

diffusion du bulletin de la COMEDIMS

gestion des pages intranet et internet

diffusion de mails de communication

mise à jour de l’annuaire interne et suivi du dossier cartes de visites

orgnisation d’évènements de communication : édition de documents et outils, installation, accueil, rangement.

Le (la) responsable du secrétariat peut être amené(e) à assurer la permanence des activités du secrétariat.

Il (elle) assure également les missions suivantes :

gestion des gardes administratives des membres de l’équipe de direction (équilibre des présences à tout moment de l’année) et mise à jour de la valise de garde ;

gestion du dossier « Arrêtés de nomination » et actualisation des arrêtés en fonction des modifications d’organigramme local et AP ;

gestion du dossier logement pour les personnes logées par nécessité ou utilité de service ;

gestion et suivi des autorisations d’activité SAD et SEPBU en lien avec l’ARS ;

assistance à la Direction de l’AGEPS dans la gestion de sujets ponctuels nécessitant la constitution d’un dossier et/ou un suivi dans la durée.

Profil recherché

• Compétences rédactionnelles : maîtrise du style administratif, correction grammaticale et orthographique
• Maitrise des outils bureautiques : Word, Excel, Power Point, Outlook, Teams ou autre outil de visioconférence
• Sens relationnel et de communication
• Rigueur, sens de l'organisation et des responsabilités
• Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
• Capacité à gérer les urgences, le stress et les exigences liées au poste
• Dynamisme, capacité d'adaptation
• Capacités d'initiative, autonomie, capacité à alerter et rendre compte
• Respect de la confidentialité et sens de la discrétion professionnelle

Les avantages de l'AP-HP

Schéma Horaire

Temps de travail

Vos avantages à l'AP-HP

Localisation du poste

France, Ile-de-France, Paris (75)

Ville

Agence générale des équipements et produits de santé (AGEPS)

Entité de rattachement du publieur

Tout en ayant des missions nationales d'intérêt général, l'AGEPS met en œuvre la politique de l'AP-HP en matière d'équipements médicaux et informatiques et de produits de santé. Partenaire des GHU et des hôpitaux, elle est le prestataire technique et pharmaceutique de l'AP-HP.