Secrétaire F/H

APHP; Paris; Remote; EUR 20,000 - 27,000; Full time

Benefits offered by this job

Prise en charge 75 % du Pass Navigo

Restauration à tarifs préférentiels

AGOSPAP prestations (loisirs, vacances

SFT selon situation familiale

Plateforme Hoptisoins

Job summary

Assistance publique – Hôpitaux de Paris (AP-HP) recherche un/e secrétaire pour l’unité ESBUI, au sein du Service Evaluations Pharmaceutiques et Bon Usage. Poste basé à Paris avec télétravail possible et horaires 8h30-16h30 / 9h-16h30, 7h30/jour.

Vos missions couvrent la gestion du secrétariat, l’accueil, l’archivage, la rédaction de documents et la coordination avec les services. Compétences clés: rédaction, rigueur, confidentialité et maîtrise des outils bureautiques et SAPHIR.

Qualifications

• Capacité rédactionnelle et synthèse des informations.
• Rigueur, organisation et anticipation dans le travail.
• Bon relationnel et esprit d'équipe, discrétion et confidentialité.
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et SAPHIR.

Responsibilities

• Assurer le secrétariat de l UF ESBUI et des instances.
• Accueil et filtrage des appels, gestion messages et courriers.
• Gérer les agendas, préparer réunions et visioconférences.
• Mettre à jour les procédures et documents techniques.
• Assurer liaison avec les services internes et le matériel SAPHIR.

Skills

Rédaction et synthèse

Rigueur et organisation

Relationnel et travail d'équipe

Adaptabilité et autonomie

Intégrité et confidentialité

Tools

Word

Excel

PowerPoint

Internet

Outlook

Microsoft Teams

SAPHIR

GED/ENNOV

Job description

Métier

Assistanat secrétariat - secrétariat

Type de contrat

Titulaire ou CDD

Service d'affectation

Evaluation Scientifique Bon Usage et Information (ESBUI)

Présentation du service

Le poste à pourvoir se situe dans l’Unité Evaluation Scientifique Bon Usage et Information (ESBUI) qui fait partie du Service Evaluations Pharmaceutiques et Bon Usage (EPBU).

Le service EPBU se compose :

• Pour le personnel médical (discipline pharmacie), d’un professeur des universités pharmacien praticien hospitalier, de pharmaciens praticiens hospitaliers, de pharmaciens praticiens hospitaliers contractuels, de pharmaciens praticiens attachés, de pharmaciens hospitaliers maîtres de conférence des universités, de pharmaciens assistants, d’internes en pharmacie. Des étudiants en pharmacie (5ème AHU) sont également affectés dans certaines UF.
• Pour le personnel non médical, de cadres et cadres supérieurs de santé, de préparateurs en pharmacie, d’ingénieurs, d’assistantes médico-administratives, d’adjoints administratifs, d’un ouvrier d’état. A chacun de ces grades correspond une fonction/ métier.
• Le service peut accueillir des étudiants en pharmacie en stage, ou d’autres disciplines, ainsi que des apprentis en secrétariat.

Le service est organisé en six structures internes - ou unités

Le secrétariat de l’Unité ESBUI comprend 2 postes de secrétaires avec pour chaque poste un domaine d’activité dédié et complémentaire
L’activité COMEDIMS / BUREAU / CODIMS/ Juste Prescription / groupes d’experts DMS est assurée par une des deux secrétaires et l’activité COMED / COMAI / COMOH / ORBIS et groupes d’experts médicaments par l’autre secrétaire ;

Vos missions

Poste à pourvoir à compter du01/05/2027

Missions générales:

• Assurer les fonctions de secrétaire de l’UF ESBUI (secrétariat de la COMEDIMS et de ses instances)
• Accueil et gestion des appels téléphoniques (filtrage des appels, prise de message, réponse aux questions courantes) ;
• Gestion des courriels, gestion des courriers et mise à jour des courriers types, suivi du chrono ;
• Classement et archivage (courriers, compte rendus, dossiers) ;
• Mise en forme de documents ;
• Reproduction, reliure et numérisation de documents ;
• Gestion des agendas, prise de rendez-vous ;
• Mise à jour des fichiers fournisseurs et correspondants de l’unité ;
• Organisation de réunions : réservation des salles, préparation des documents, courriers/mails d’invitation, création des liens de visioconférence ;
• Liaison avec le service maintenance (demandes de maintenance via logiciel SAPHIR) ;
• Commande fournitures papeterie mensuelle et annuelle (agendas)
• Gestion annuelle des accès parking pour ESBUI et Présidents Comedims
• Rédaction et mise à jour de procédures et documents techniques relatives à l’activité de l’UF ;
• Suivi du circuit des dossiers marchés et gestion du tableau de bord ;
• Gestion des documents qualité dans l’application GED ;
• Mise en ligne des documents sur la GED COMEDIMS (comptes rendus, recommandations de bon usage…) et sur le SharePoint COMEDIMS AP-HP Pro (pour les recommandations de bon usage)
• Suivi, envoi, relance et archivage des demandes d’expertise ;
• Suivi et enregistrement des déclarations des liens d’intérêts des membres et des experts ;
• Mise en forme des comptes¬ rendus et suivi du circuit de validation ;
• Diffusion des recommandations de bon usage ;
• Assurer le lien avec les COMEDIMS locales de l’AP-HP (réunion annuelle) et avec la Commission Médicale d’Etablissement (CME) et le Conseil d’Administration du siège pour tout dossier concernant la COMEDIMS
• Mise à jour du site intranet et internet AGEPS pour la COMEDIMS ;

Missions spécifiques:

• Assurer le secrétariat des Présidents du Comité Consultatif Médical (CCM) pour les Présidents appartenant au SEPBU
• Gérer les fiches d’accueil et départ des personnels et internes/ externes/ stagiaires de l’unité ESBUI

Profil recherché

Compétences clés :
- Capacité rédactionnelle et de synthèse
- Rigueur, sens de l'organisation, sens de l'anticipation
- Sens du relationnel et sens du travail d'équipe
Compétences transverses :
- Adaptation à des situations d'urgence-métier
- Facilité d'adaptation, autonomie, esprit d'initiative
- Intégrité, confidentialité, discrétion
Maitrise de l'outil informatique Word® – Excel® - Power Point® – Internet – Outlook® - Microsoft Teams® - SAPHIR® - GED /ENNOV®
Connaissance souhaitée du milieu hospitalier

Schéma horaire

Jour

Temps de travail

7h30

Horaires de travail

8h30 – 16h00 ou 9h – 16h30

Télétravail

Oui

Vos avantages à l'AP-HP

En rejoignant l'AP-HP, vous bénéficierez notamment des avantages suivants :

• Prise en charge de 75 % du Pass Navigo
• Accès à une offre de restauration à tarifs préférentiels ou ticket restaurant
• Prestations proposées par l'AGOSPAP (loisirs, vacances, billetterie, etc.) à tarifs préférentiels (pour les agents titulaires et les CDD sur un poste permanent)
• Supplément Familial de Traitement (SFT) selon votre situation familiale
• Plateforme « Hoptisoins »

Description de l'hôpital

Tout en ayant des missions nationales d'intérêt général, l'AGEPS met en œuvre la politique de l'AP-HP en matière d'équipements médicaux et informatiques et de produits de santé. Partenaire des GHU et des hôpitaux, elle est le prestataire technique et pharmaceutique de l'AP-HP.

Référence de l'offre

2026-24708