Responsable du secrétariat DIRECTION/Communication/DAEF/DSI F/H

Assistance publique – Hôpitaux de Paris (AP-HP); Paris; À distance; EUR 28 000 - 36 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Remboursement transports

Résumé du poste

AP-HP recherche un(e) responsable du secrétariat pour encadrer l’assistante de direction et garantir la continuité du secrétariat de Direction/Communication/DAEF/DSI. Poste à télétravail possible, horaires 7h30/jour, basé principalement à Paris.

Rattaché(e) à la Direction, vous assurez l’accueil, la gestion d’agendas et les tâches administratives. Vous assurez aussi les remboursements de frais, les abonnements, les achats et la rédaction/ mise en forme de documents, la diffusion d’infos et la

Qualifications

• Rédaction et style administratif maîtrisés, correction grammaticale et orthographique.
• Maîtrise des outils bureautiques (Word/Excel/PowerPoint/Outlook/Teams).
• Sens relationnel et communication efficace.
• Rigueur et organisation des activités quotidiennes.
• Capacité à analyser, prioriser et synthétiser l’information.
• Respect de la confidentialité et discrétion professionnelle.

Responsabilités

• Gestion des agendas et organisation d’agendas et salles de réunion.
• Gestion du courrier et des archives, mise en forme de documents.
• Gestion des remboursements de frais et des abonnements.
• Commandes et demandes d’achats, rédaction de documents.
• Diffusion de mails et mise à jour des pages intranet/internet.
• Organisation d’événements de communication et support administratif.

Connaissances

Rédaction professionnelle

Bureautique

Gestion du temps

Organisation

Communication

Confidentialité

Outils

Word

Excel

PowerPoint

Outlook

Teams

Description du poste

Métier

Assistanat secrétariat - secrétariat

Type de contrat

Titulaire ou CDI

Service d'affectation

DIRECTION

Présentation du service

L'AGEPS (Agence Générale des Equipements et des Produits de Santé) est un pôle d'intérêt commun de l'Assistance Publique des Hôpitaux de Paris (AP-HP).

Elle assure pour l'AP-HP les missions suivantes :

Evaluation et achats des produits de santé (médicaments et dispositifs médicaux)

Evaluation et achats des équipements biomédicaux, des équipements et consommables de laboratoires et des technologies de l'information

Approvisionnement en médicaments des sites hospitaliers

Volet pharmaceutique de la recherche à promotion AP HP

Recherche et innovation pharmaceutique

production de médicaments et préparations non disponibles dans l'industrie pour les établissements de santé du territoire national

Coordination du réseau des producteurs souverains

Gestion de l'école de chirurgie et du centre de don des corps

Elle est située sur deux sites à Paris Ve et Nanterre et compte environ 450 salariés.

Les structures médicales sont organisées comme suit :

Le Département Medico-Universitaire (DMU) « Etablissement Pharmaceutique » de l’AP-HP (EP-HP), organisé en 6 départements ;

Le Service Evaluations Pharmaceutiques et Bon Usage (SEPBU)

Le Service Approvisionnement et Distribution (SAD)

Cette structuration est complétée par la Direction des achats, et des directions fonctionnelles, supports à l’activité de l’établissement.

Vos missions

Le(la) responsable du secrétariat encadre l’assistante de direction et est garant(e) de la continuité de service du secrétariat de Direction/Communication/Direction des Affaires Economiques et Financières (DAEF)/Direction des Systèmes d’Information (DSI) :

• accueil physique et téléphonique
• assistant(e) de la Directrice, de la Directrice Adjointe, du Directeur des Affaires Economiques et Financière, de la Directrice des Systèmes d’Informations et de la Responsable de la Communication : gestion des agendas, réservation et installation des salles de réunion, gestion du courrier, gestion des archives, mise en forme de documents et toute autre tâche relevant de son domaine de compétence
• gestion des remboursements de frais de mission
• gestion des abonnements
• commandes et demande d’achats
• rédaction, mise en forme de documents de communication
• diffusion du bulletin de la COMEDIMS
• gestion des pages intranet et internet
• diffusion de mails de communication
• mise à jour de l’annuaire interne et suivi du dossier cartes de visites
• orgnisation d’évènements de communication : édition de documents et outils, installation, accueil, rangement.
• Le (la) responsable du secrétariat peut être amené(e) à assurer la permanence des activités du secrétariat.
• Il (elle) assure également les missions suivantes :
• gestion des gardes administratives des membres de l’équipe de direction (équilibre des présences à tout moment de l’année) et mise à jour de la valise de garde ;
• gestion du dossier « Arrêtés de nomination » et actualisation des arrêtés en fonction des modifications d’organigramme local et AP ;
• gestion du dossier logement pour les personnes logées par nécessité ou utilité de service ;
• gestion et suivi des autorisations d’activité SAD et SEPBU en lien avec l’ARS ;
• assistance à la Direction de l’AGEPS dans la gestion de sujets ponctuels nécessitant la constitution d’un dossier et/ou un suivi dans la durée.

Profil recherché

• Compétences rédactionnelles : maîtrise du style administratif, correction grammaticale et orthographique
• Maitrise des outils bureautiques : Word, Excel, Power Point, Outlook, Teams ou autre outil de visioconférence
• Sens relationnel et de communication
• Rigueur, sens de l'organisation et des responsabilités
• Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
• Capacité à gérer les urgences, le stress et les exigences liées au poste
• Dynamisme, capacité d'adaptation
• Capacités d'initiative, autonomie, capacité à alerter et rendre compte
• Respect de la confidentialité et sens de la discrétion professionnelle

Schéma horaire

Jour

Temps de travail

7h30

Télétravail

Oui

Vos avantages à l'AP-HP

• Remboursement partiel des transports/HOPTISOINS/AGOSPAP

Description de l'hôpital

Tout en ayant des missions nationales d'intérêt général, l'AGEPS met en œuvre la politique de l'AP-HP en matière d'équipements médicaux et informatiques et de produits de santé. Partenaire des GHU et des hôpitaux, elle est le prestataire technique et pharmaceutique de l'AP-HP.

Référence de l'offre

2026-24649