RESPONSABLE DU PÔLE SECRETARIAT

La Gazette des Communes; Arrondissement d'Évry; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

La Gazette des Communes recherche un(e) assistant(e) de direction pour assurer l'assistanat de la direction et encadrer une équipe d'assistant(e)s. Les missions incluent l'organisation des réunions, le suivi des astreintes et la coordination des activités administratives.

Le candidat doit avoir d'excellentes qualités rédactionnelles, savoir travailler en transversalité et être capable d'accompagner une équipe au quotidien. La maîtrise des outils bureautiques ainsi que des applications spécifiques est fortement appréciée.

Le poste est situé en Île-de-France, dans le département de l'Essonne, offrant un cadre de travail dynamique et enrichissant.

Qualifications

• Excellentes qualités rédactionnelles et organisationnelles.
• Capacité à encadrer et animer une équipe.
• Maîtrise des outils bureautiques et des applications métiers.

Responsabilités

• Assurer l'assistanat de la direction.
• Encadrer et animer l'équipe mutualisée d'assistant(e)s.
• Coordonner les activités administratives.
• Assurer l'accueil physique et téléphonique de la direction.

Connaissances

Techniques d'assistanat de direction

Qualités rédactionnelles

Organisation

Capacité de travail en transversalité

Outils

Egram

Airs Délib

Octime

Description du poste

Le Département de l’Essonne administre plus d’1,3 million d’Essonniens. Situé au sud de Paris, son territoire bénéficie à la fois du dynamisme urbain de la capitale au nord et d’un cadre plus paisible et vert au sud. La jeunesse de sa population (plus de 30% des habitants ont moins de 20 ans) reflète le dynamisme économique, scientifique, industriel et la qualité de vie du territoire. L’Essonne constitue un terreau d’innovation : elle concentre des centres de recherche, des universités, des grandes écoles et des pôles d’excellence en synergies avec des entreprises innovantes.

Vos missions

• Assurer l'assistanat de la direction : organisation des réunions, suivi des astreintes, préparation des instances et coordination des activités de la direction.
• Encadrer et animer l'équipe mutualisée d'assistant(e)s : organisation de l'activité, accompagnement des agents, développement des compétences et conduite du changement.
• Coordonner les activités administratives : gestion des courriers, parapheurs, agendas, dossiers transversaux, tableaux de suivi et outils métiers.
• Assurer l'accueil physique et téléphonique de la direction.

Profil recherché

Vous maîtrisez les techniques d'assistanat de direction et disposez d'excellentes qualités rédactionnelles et organisationnelles. Vous savez prioriser les activités, travailler en transversalité et accompagner une équipe au quotidien.

Compétences techniques

• Maîtrise des techniques d'assistanat de direction et des procédures administratives
• Excellentes capacités rédactionnelles et de synthèse
• Maîtrise des outils bureautiques et des applications métiers (agenda partagé, tableaux de suivi, logiciels spécifiques type Egram, Airs Délib, Octime…)
• Capacité à organiser, planifier et prioriser les activités
• Bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales appréciée

Compétences managériales

• Aptitude à encadrer, coordonner et animer une équipe
• Capacité à fédérer et à impulser une dynamique collective
• Sens de l’accompagnement, de la pédagogie et du développement des compétences
• Aptitude à accompagner le changement

Qualités relationnelles

• Sens du service et de la confidentialité
• Excellent relationnel et capacité à travailler en transversalité
• Diplomatie, écoute et capacité d'adaptation
• Réactivité et gestion des situations imprévues

Qualités personnelles

• Rigueur, organisation et sens des priorités
• Autonomie et capacité d'initiative
• Fiabilité et discrétion professionnelle
• Esprit d'analyse et force de proposition