Responsable des Evénements Académiques F/H/X+

ESSEC Business School; Cergy; On-site; EUR 38,000 - 55,000; Full time

Job summary

L’ESSEC Business School à Cergy recherche un(e) Responsable des événements académiques pour concevoir, planifier et coordonner les workshops et conférences des enseignants-chercheurs, en liaison avec le gestionnaire administratif.

Le poste implique la coordination logistique, le suivi budgétaire et la rédaction des supports de communication, avec présence sur les campus de Cergy et La Défense et, si besoin, Rabat. Maîtrise du Pack Office, Google Apps et anglais courant exigées.

Qualifications

• Formation Bac+3 à Bac+5 en gestion, communication, management de projet ou équivalent.
• Maîtrise du Pack Office et des Google Apps.
• Anglais courant exigé (niveau C2).
• Bon relationnel et sens de l’organisation.

Responsibilities

• Planification du calendrier académique et coordination avec les enseignants-chercheurs.
• Organisation logistique des événements et suivi des prestataires.
• Gestion budgétaire et rédaction des supports de communication.
• Accompagnement des apprentis et rôle de tuteur lors de l’apprentissage.

Skills

Pack Office

Google Apps

Anglais C2

Gestion de projet

Communication écrite

Education

Bac+3 à Bac+5 gestion/communication/projet

Tools

Microsoft Office

Google Suite

Job description

L’ESSEC Business School est un établissement d’enseignement supérieur à dimension internationale, spécialisé dans la formation de haut niveau au management et à la gestion d’entreprises. Dispensées sur 4 campus physiques (Cergy, La Défense, Singapour et Rabat) et un campus numérique augmenté, les formations de l'ESSEC accueillent plus de 8 000 étudiants en formation initiale dont plus de 38% d’étudiants internationaux, et plus de 5 000 managers en formation continue par an.

Travailler à l’ESSEC, c’est évoluer dans un environnement de travail stimulant, porté par nos valeurs fondamentales, humanisme, responsabilité, innovation et ouverture, et renforcé par un contexte international et multiculturel enrichissant. La diversité, le respect mutuel et l’entraide sont au cœur des valeurs humanistes que nous cultivons au quotidien.

Dédié à la recherche, l’enseignement et l’entrepreneuriat, le campus de l’ESSEC Business School, situé à Cergy, recherche un(e) Responsable des Evénements Académiques.

Missions

Sous la responsabilité hiérarchique du directeur du Centre de Recherche (CERESSEC), le/la Responsable des événements académiques conçoit, planifie, organise et coordonne les événements académiques des enseignants-chercheurs (Workshops / Conférences), en lien avec le(la) Gestionnaire événementiel(le) administratif(ve). Il/elle veille à la qualité, la cohérence et la bonne exécution des événements tout en garantissant le respect des procédures internes et des objectifs pédagogiques et institutionnels.

1. Planification et coordination

• Élaboration du calendrier académique annuel en concertation avec les enseignantschercheurs.
• Suivi du respect de la procédure interne.

2. Organisation des événements

Garantir la bonne réalisation opérationnelle de l’événement :

• Coordination de la logistique (réservation d'hôtels, suivi des inscriptions, création de badges, …), des services supports (sécurité, logistique, informatique, régie, reprographie, K-Lab, planification, service achats/voyages, service communication), avec les prestataires divers.
• Participation aux événements sur le campus de Cergy et la Défense (possibilité de présence sur le campus de Rabat).
• Pendant l'événement, assurer sa bonne réalisation : accueillir les intervenants, assurer le support logistique aux intervenants et conférenciers, superviser les prestataires (traiteurs, régie, photographes etc).
• Suivi du budget : suivi des dépenses, consolidation des données, respect des budgets respectifs alloués.
• Bilan de l’événement : feedback, statistiques

3. Communication et valorisation

• Rédaction des supports de communication (invitations, programmes, affiches, contenus web, etc.).
• Collaboration avec le service communication pour la diffusion interne et externe.
• Mise en valeur des événements (reportages, photos, bilans).

4. Rôle de tuteur pendant un apprentissage de 2 ans

• Accueil et intégration : Accompagner l’arrivée de l’apprenti dans l’entreprise. Encadrement : Transmettre les savoir-faire et accompagner le développement des compétences.
• Suivi : Évaluer régulièrement les progrès et donner des retours constructifs.
• Coordination : Assurer le lien avec le centre de formation.
• Montée en autonomie : Aider l’apprenti à gagner en confiance et en responsabilité.

Profil recherché

Issu(e) d’une formation Bac +3 à Bac +5 en gestion, communication, management de projet ou équivalent, vous maitrisez parfaitement le Pack Office (Word, Excel, PowerPoint…), les Google Apps (Docs, Sheets, Drive, Sites, Calendar, messagerie Gmail) et êtes à l’aise avec les nouveaux outils numériques.

Vous avez un niveau courant en anglais (niveau C2 expérimenté).

Vous avez une excellente communication écrite et êtes à l’aise à l’oral, en français et en anglais.

Vous êtes pro-actif(ve) et force de propositions et solutions.

Organisé(e) et rigoureux(se), vous faites preuve d’initiative, de persévérance et d’anticipation.

Vous avez le sens du service et êtes réactif avec un esprit d’équipe et de flexibilité.

Autonome et polyvalent(e), vous avez un réel sens de la diplomatie et des relations humaines, notamment dans un contexte multiculturel.

Expérience souhaitée dans l’organisation d’événements ou dans le secteur académique.

L’ESSEC s’engage activement en faveur de la diversité, de l’équité et de l’inclusion.

Convaincus que la richesse de notre communauté repose sur la pluralité des parcours et des identités, nous œuvrons chaque jour à créer un environnement bienveillant et inclusif pour toutes et tous.

Conformément à la politique d'embauche du Groupe ESSEC favorisant la diversité, ce poste est accessible aux personnes en situation de handicap.

Les données collectées dans le cadre de votre candidature seront conservées pendant une durée de 2 ans par le Groupe ESSEC conformément aux dispositions légales, sauf avis contraire de votre part.