Responsable des affaires générales (H/F)

Candidatus; Saverne; On-site; EUR 42,000 - 62,000; Full time

Job summary

Centre Hospitalier de Saverne recherche un attaché d’administration hospitalière, responsable des affaires générales, pour assurer le pilotage des supports administratifs et juridiques de l’établissement.

Vous encadrez le secrétariat de direction, coordonnez les délégations de signature et assurez le suivi des conventions et des contentieux en lien avec la direction générale et les usagers.

Qualifications

• Connaissance solide du système hospitalier, du droit hospitalier et de la réglementation.
• Maîtrise des principes du droit administratif et capacités d’analyse juridique.
• Excellente organisation, sens de la synthèse et de la conduite de projets.

Responsibilities

• Préparer, coordonner et suivre les instances.
• Assurer les missions liées aux affaires générales et au pilotage administratif et juridique.
• Coordonner les renouvellements d’autorisations et la contractualisation sanitaire et médico-sociale.
• Organiser les inspections et répondre aux enquêtes institutionnelles.
• Suivre les conventions et veiller à leur conformité et caducité.
• Suivre les dossiers contentieux et assurer une veille juridique.

Skills

Connaissance du système hospitalier

Maîtrise du droit administratif

Organisation et gestion de projets

Communication et diplomatie

Education

Attaché d’administration hospitalière

Responsable des affaires générales

Job description

LE CENTRE HOSPITALIER DE SAVERNE

RECRUTE

Un responsable des affaires générales (H/F) à temps plein

La Direction Commune regroupe 4 établissements pour une capacité totale de 861 lits et places dans l’ensemble des filières MCO, HAD, SMR, USLD et médico-sociale et est implantée dans un secteur de 230.000 habitants couvrant l’Ouest Alsace et la Moselle Sud. La Direction Commune regroupe 2100 professionnels dont 235 médecins. Les établissements sont certifiés « Qualité des soins confirmée » par la Haute Autorite´ de Sante´, la prochaine campagne de certification se déroulera en 2027. Les quatre établissements font partie du GHT10 Basse Alsace Sud Moselle, piloté par le CHRU de Strasbourg, et couvrent le bassin de vie Ouest du GHT. Le Centre Hospitalier de Saverne comporte 358 lits et places (MCO, SAU, SMR, EHPAD etc.), le Centre Hospitalier de Sarrebourg comporte 172 lits et places (MCO, SAU, médecine polyvalente et plateaux techniques), le Centre de réadaptation spécialisé comporte 227 lits et places (médecine, SMR, HDJ et USLD) et l’EHPAD de Sarre-Union compte 104 lits.

Quelques chiffres clefs :

• 861 lits et places
• 2100 professionnels dont 235 médecins
• 56 600 passages aux urgences
• 34 000 séjours d’hospitalisation
• 955 naissances
• 9 300 interventions au bloc opératoire
• 292 750 actes de consultations externes
• 18 800 journées d’HAD
• 93 000 journées EHPAD/USLD
• 180 M€ de budgets d’exploitation (tous établissements confondus)

Projets majeurs actuels :

• Clôture et évaluation du projet d’établissements 2022-2026
• Rédaction et déploiement du projet stratégique 2027 - 2031
• Préparation et mise en œuvre du plan de performance
• Déploiement du DPI convergent
• Informatisation du circuit des DMI
• Etude de la restructuration du site de Saverne
• Restructuration des Urgences à Sarrebourg (projet Ségur)
• Construction de l’EHPAD Saint Luc de Saverne et déménagement des résidents
• Modernisation du plateau de rééducation d’Abreschviller
• Déploiement de l’unité mobile de prévention et dépistage des cancers

L’attaché d’administration hospitalière est recruté par un établissement de la Direction commune et mis à disposition des autres entités pour exercer la mission pour laquelle il est recruté.

Il est rattaché à la direction des affaires générales, de la qualité-gestion des risques et des relations avec les usagers. Il travaille en lien avec les deux responsables qualité, la chargée de communication. Il encadre le secrétariat de direction.

Les modalités d’exercice des missions du chargé des affaires générales peuvent différer selon l’organisation de chaque établissement.

Objectif général du poste

Missions principales et rôle du poste dans l’organisation

L’attaché chargé des affaires générales appuie le directeur des affaires générales de la qualité-gestion des risques et des relations avec les usagers dans ses missions relatives aux affaires générales et juridiques. Il participe notamment au pilotage des structuration des supports administratifs et juridiques de l’établissement et au bon fonctionnement institutionnel de la direction commune.

Missions

Détail des missions principales par thématique et liste des activités à responsabilité liées au poste

Préparer, coordonner et suivre les instances:

• Organiser le calendrier annuel des différentes instances de la direction commune
• Proposer et préparer les ordres du jour, coordonner les présentations des différentes instances
• Rédiger les comptes-rendus et procès-verbaux de différentes instances
• Assurer le suivi des décisions et orientations prises, ainsi que la mise à jour des compositions

Assurer différentes missions liées aux affaires générales:

• Encadrer le secrétariat de direction en lien étroit avec la directrice des affaires générales
• Assurer le suivi et la mise à jour des délégations de signature
• Mettre en place, suivre et mettre à jour différents documents institutionnel: règlement intérieur, règlements de fonctionnement, chartes etc.
• Mettre en place une politique de gestion des archives administratives

Coordonner, préparer et suivre le renouvellement des autorisations et de la contractualisation sanitaire et médico-sociale:

• Préparer ou suivre les dossiers de renouvellement des autorisations en lien avec les directions et services concernés
• Suivre les plans d’actions demandés dans les renouvellements des autorisations;
• Apporter, si nécessaire, son appui au directeur de la filière médico-sociale sur la contractualisation médico-sociale.

Coordonner l’organisation des inspections et les réponses aux différentes enquêtes institutionnelles:

Assurer le suivi des conventions:

• Structurer une politique de gestion, de classement et de suivi des conventions et en assurer la mise en œuvre
• Rédiger les conventions institutionnelles de partenariat
• Vérifier la légalité, évaluer l’opportunité des différentes conventions et mentions soumise à la Directrice, proposer des modifications le cas échéant en lien avec les acteurs concernés.

Assurer le suivi juridique des différents dossiers de l’établissement:

• Veiller ou assurer le suivi des différents contentieux de l’établissement en lien étroit avec la directrice des affaires générales
• Déclarer les situations qui le nécessitent à l’assurance, analyser les différents sinistres de l’établissement, proposer des actions d’amélioration le cas échéant,
• Assurer une veille juridique
• Coordonner les réponses aux réquisitions

Assurer la coordination de dossiers en lien avec les relations avec les usagers

• Assurer le suivi des réclamations sur le CH de Sarrebourg et le CRS, proposer des réponses aux différents réclamations
• Apporter son appui si nécessaire à la directrice des affaires générales dans le bon fonctionnement des commissions des usagers,
• Participer en cas de besoins aux conseils de la vie sociale des EHPAD

Environnement du poste

Spécificités.

• Exercice multi sites sur plusieurs établissements sanitaires et médico-social, et plusieurs départements

Liens hiérarchiques et fonctionnels / relations externes

Liens horizontaux et verticaux, avec ou sans relation hiérarchique.

Liens hiérarchiques: directrice des affaires générales, directrice,
Liens fonctionnels: directions fonctionnelles, PCME, services de soins, techniques, logistiques, administratifs
Liens externes: autorités de tutelle, forces de l’ordre, autorités judiciaires, partenaires institutionnels

Bloc de compétences

Détail des compétences attendues sur le poste

Savoir-Faire:

• Connaissance solide du système hospitalier, du droit hospitalier, de la réglementation et l’organisation hospitalière,
• Maîtrise des principes du droit administratif, connaissances juridiques appréciées,
• Très bonnes capacités organisationnelles, d’analyse et de synthèse
• Maîtrise de la conduite de projets
• Esprit d’initiative, capacité à rendre compte

Savoir-Être:

• Capacités d’adaptation notamment à différentes contextes et évolutions
• Qualités d’écoute, de communication, sens de la diplomatie,
• Sens des responsabilités,

Formation / Diplômes

Détail exhaustif des qualifications, diplômes et certifications attendues sur le poste

• Attaché d’administration hospitalière
• Responsable des affaires générales

Une expérience hospitalière est appréciée

Modalités contractuelles :

• CDD initial de 6 mois.
• Rémunération selon la grille de la fonction publique hospitalière.