Responsable de pôle administration et finances (H/F) (Nouvelle fenêtre)

Expertise France; Paris; Hybrid; EUR 60,000 - 80,000; Full time

Job summary

Expertise France recherche un.e responsable du pôle administration et finances pour piloter le soutien administratif, budgétaire, financier et contractuel de la fonction Sécurité Réseau Groupe, portée par la Sécurité Réseau International.

Sous l’autorité du/de la directeur.adjoint.e en charge du soutien, il/elle assure la fiabilité du pilotage économique, la conformité des processus et la qualité des refacturations interne et de la facturation intragroupe.

Responsibilities

• Piloter l’élaboration et l’exécution des budgets de sécurité et préparer les arbitrages de ressources pour la direction.
• Structurer le contrôle de gestion et superviser la répartition des coûts, les refacturations et la facturation intragroupe.
• Coordonner la gestion administrative et contractuelle avec les fonctions compétentes et les Zones de Sécurité Réseau.
• Apporter un appui financier à l’organisme de formation.
• Garantir la fiabilité du reporting, la traçabilité des actes et les contrôles relevant du pôle.
• Organiser et encadrer le pôle, développer les compétences et assurer la continuité du soutien, y compris en situation de crise.

Job description

Le.a responsable du pôle administration et finances pilote le soutien administratif, budgétaire, financier et contractuel de la fonction Sécurité Réseau Groupe, portée par la Sécurité Réseau International (SRI). Sous l’autorité du.de la directeur.ice adjoint.e en charge du soutien, il.elle assure la fiabilité du pilotage économique, la conformité des processus et la qualité des refacturations interne et de la facturation intragroupe. Il.elle prépare les arbitrages nécessaires à la soutenabilité du dispositif.

Responsabilités clés:

• Piloter l’élaboration et l’exécution des budgets de sécurité et préparer les arbitrages de ressources pour la direction ;
• Structurer le contrôle de gestion et superviser la répartition des coûts, les refacturations et la facturation intragroupe ;
• Coordonner la gestion administrative et contractuelle avec les fonctions compétentes et les Zones de Sécurité Réseau ;
• Apporter un appui financier à l’organisme de formation ;
• Garantir la fiabilité du reporting, la traçabilité des actes et les contrôles relevant du pôle ;
• Organiser et encadrer le pôle, développer les compétences et assurer la continuité du soutien, y compris en situation de crise.

Tâches principales:

Gestion financière, budgétaire et comptable

• Coordonner la construction et le suivi des budgets de fonctionnement, d’investissement et de masse salariale ; consolider les besoins du siège, des bureaux zonaux, des formations sécurité terrain (FST), du matériel et des dispositifs spécifiques ;
• Superviser la préparation, la consolidation et la transmission des éléments nécessaires à la facturation intragroupe ; vérifier leur cohérence avec les conventions et en suivre le traitement avec les directions financières du Groupe ;
• Analyser les écarts, anticiper les dépassements budgétaires et proposer au.à la directeur.ice adjoint.e des mesures correctives et des arbitrages ;
• Superviser les ventilations des salaires et des coûts des bureaux zonaux de sécurité, dans le respect des échéances ;
• Organiser et contrôler les refacturations des dépenses de matériel, de formation et de dispositifs spécifiques aux projets et opérateurs concernés ;
• Contrôler la cohérence entre dépenses engagées, imputations analytiques, facturations, refacturations et justificatifs ; faire traiter les écarts identifiés.

Reporting, clôture et audit

• Produire une synthèse budgétaire et financière régulière pour le.a directeur.ice adjoint.e et préparer les éléments économiques et conventionnels destinés aux instances de suivi ;
• Piloter les exercices budgétaires annuels (budget initial, budget révisé, prévisions d’atterrissage, clôture) en lien avec la direction des affaires financières (DAF), en particulier le contrôle de gestion ;
• Organiser les contrôles relevant du pôle, la préparation des dossiers d’audit et la centralisation des justificatifs ; assurer le suivi des recommandations.

Gestion administrative et contractuelle

• Superviser le suivi administratif et financier des dépenses, de l’engagement à la mise en paiement ;
• Superviser les contrôles des bons à payer (BAP), états récapitulatifs des frais (ERF) et avances de frais professionnels (AFP), dans le respect des procédures et circuits de validation ;
• Consolider les besoins et contribuer à la programmation des achats avec le.a chargé.e de mission Achats ;
• Veiller à l’exhaustivité des pièces justificatives, à la conformité des dossiers et au respect des échéances et engagements contractuels ;
• Superviser le suivi administratif et financier des contrats, abonnements, marchés et avenants ;
• Assurer le suivi administratif et financier de la convention intragroupe et des conventions avec les opérateurs tiers ; préparer les éléments de mise à jour des annexes, d’avenant et de bilan ;
• Faire évoluer les outils de suivi et organiser l’archivage structuré.

Missions transverses et appui aux équipes

• Apporter un appui méthodologique aux équipes et bureaux zonaux sur les règles administratives et financières ;
• Préparer le volet administratif et financier du dialogue de gestion des zones ; contribuer aux inspections et au suivi des actions correctives ;
• Organiser avec la DAF les circuits de traitement des dépenses urgentes et leur régularisation ; coordonner les besoins opérationnels avec les exigences de gestion.

Soutien à l’organisme de formation

• Apporter un appui financier à l’organisme de formation : suivi budgétaire, facturation et suivi des recettes et coûts ;
• Accompagner l’organisme de formation dans ses achats en mettant à sa disposition les dispositifs contractuels adaptés, et l’élaboration et la négociation de ses conventions;
• Superviser le suivi contractuel et financier des prestataires et des sessions avec les équipes.

Encadrement et organisation du pôle

• Décliner les orientations du.de la directeur.ice adjoint.e en objectifs et plans de travail ; répartir la charge et fixer les priorités ;
• Superviser la qualité des travaux des chargés de mission administratif et financier, conduire les évaluations et développer les compétences ;
• Organiser les relais nécessaires à la continuité d’activité et à la gestion des urgences.