Chargé.e de Mission Administratif et Financier (F/H)

Expertise France; Paris; Hybrid; EUR 45,000 - 65,000; Full time

Job summary

Expertise France à Paris recrute un Chargé.e de Mission Administratif et Financier pour assurer la bonne application des procédures et le contrôle budgétaire du département sécurité réseau.

Vous développez et suivez les tableaux budgétaires, assurez la facturation intragroupe et participez à la clôture et à l'audit. Ce poste exige rigueur, sens du détail et collaboration avec la DAF et les équipes.

Responsibilities

• Développer et suivre le budget départemental et les budgets zonaux.
• Préparer et transmettre les éléments financiers pour la facturation intragroupe.
• Anticiper les risques de dépassement budgétaire et alerter les responsables.
• Mettre en œuvre les clés de répartition des coûts de sécurité.
• Engager les demandes de ventilation des salaires et coûts des bureaux zonaux de sécurité.
• Engager les demandes de refacturation des dépenses de matériel et dispositifs spécifiques.
• Contrôler la cohérence entre dépenses engagées, dépenses refacturées et justificatifs.
• Réaliser des extractions mensuelles des budgets du département.
• Contribuer aux exercices budgétaires annuels en liaison avec la DAF.
• Centraliser les pièces justificatives pour les auditeurs et bailleurs.
• Contrôler la cohérence et la validité des données de refacturation.
• Apporter un appui méthodologique sur les règles financières et analytiques.
• Contribuer à la lisibilité des missions administratives et financières.

Job description

Le.a Chargé.e de Mission Administratif et Financier veille à la bonne application des procédures administratives et financières au sein de la Sécurité Réseau International (SRI), afin de garantir la fiabilité budgétaire et analytique, la conformité des processus et la fluidité des refacturations du département.

Responsabilité et activité :

Responsabilités clés :

• Contrôler le respect des procédures administratives et financières de l’agence au niveau du département ;

Tâches principales :

Gestion financière, budgétaire et comptable

• Développer, piloter et mettre à jour les tableaux de suivi budgétaire multizones et multi-dispositifs (budget du département, des bureaux zonaux de sécurité, des formations sécurité terrain (FST), du matériel) ;
• Assurer la préparation, la consolidation et la transmission des éléments financiers nécessaires à la facturation intragroupe des prestations de sécurité, et en suivre le traitement ;
• Anticiper les risques de dépassement budgétaire et alerter les responsables concernés ;
• Mettre en œuvre, actualiser et appliquer les clés de répartition des coûts de sécurité ;
• Engager la demande de ventilation des salaires et coûts des bureaux zonaux de sécurité dans des délais maîtrisés ;
• Engager la demande de refacturation des dépenses de matériel et dispositifs spécifiques dans des délais maîtrisés ;
• Contrôler la cohérence entre dépenses engagées, dépenses refacturées et justificatifs.

Reporting, clôture et audit

• Réaliser des extractions mensuelles des différents budgets du département ;
• Contribuer aux exercices budgétaires annuels (budget initial, budget révisé, budget d’atterrissage, clôture) en lien avec la direction des affaires financières (DAF), en particulier le contrôle de gestion ;
• Centraliser les éléments de justification à destination des auditeurs et bailleurs.

Gestion administrative et contractuelle

• Assurer le suivi administratif et financier des dépenses, de l’engagement à la mise en paiement en lien avec la DAF, en particulier la comptabilité et la trésorerie ;
• Assurer la création, le contrôle et le suivi des bons à payer (BAP), états récapitulatifs des frais (ERF) et avances de frais professionnels (AFP) dans le respect des procédures internes en lien avec la DAF, en particulier la comptabilité et la trésorerie ;
• Appuyer la passation des contrats en lien avec le.a chargé de mission Achats ;
• Vérifier l’exhaustivité et la conformité des pièces justificatives contractuelles ;
• Assurer le suivi administratif des contrats (prestations, abonnements, marchés, avenants) ;
• Développer et tenir à jour les outils de suivi des achats et des engagements ;
• Contribuer à l’archivage structuré des documents.

Missions transverses et appui aux équipes

• Contrôler la cohérence et la validité des données de refacturation ;
• Apporter un appui méthodologique aux équipes du département sur les règles financières et analytiques ;
• Contribuer à la bonne lisibilité réciproque des missions administratives et financières et des besoins opérationnels.