Conseiller technique sécurité EXT (H/F)

Expertise France; Paris; Ibrido; EUR 70.000 - 110.000; Tempo pieno

Descrizione del lavoro

Expertise France recherche un titulaire chargé du secrétariat et du pilotage de la fonction, assurant le conseil direct à la direction, l’instruction des dossiers et la préparation des décisions. Vous organisez les réunions de direction, garantissez le suivi des décisions, assurez l’interface avec les entités du Groupe et veillez au respect des référentiels et des chartes.

Ce poste implique une vue transversale sur la comitologie, le plan de contrôle, les indicateurs et l’articulation avec les

Competenze

• Expérience en secrétariat de direction et pilotage
• Capacité à conseiller la direction et à préparer des décisions
• Maîtrise des processus de validation et de signature des actes

Mansioni

• Conseiller la direction et préparer les décisions.
• Organiser et animer les réunions de direction et suivre les décisions.
• Veiller à la cohérence doctrinale et au cadre réglementaire de la fonction.
• Gérer les comités de gouvernance et la comitologie.
• Produire les indicateurs de pilotage et assurer le suivi des chantiers et des contrôles.

Conoscenze

Gestion de projet

Conduite de réunions

Analyse stratégique

Veille réglementaire

Strumenti

SI CITADELLE

Descrizione del lavoro

Le titulaire exerce les attributions du Secrétariat et Pilotage de la fonction. Le poste comporte notamment, sans que cette liste soit limitative, les grandes capacités suivantes :

Conseil et appui direct à la direction

Conseiller le Directeur.ice sur les orientations stratégiques, la gestion des arbitrages et la prise de décision ; instruire les dossiers soumis à la direction, en proposer la priorisation et préparer les décisions.

Organiser et animer la réunion de direction de la fonction ; en tenir le relevé de décisions et garantir le suivi de leur exécution par les divisions, unités et zones.

Garantir le circuit de validation et de signature des actes et des productions de la direction.

Conduire les dossiers transversaux et sensibles que lui confie la direction ; assurer une veille sur les sujets susceptibles d’affecter la fonction et alerter la direction en temps utile.

Entretenir les relations de travail avec les collaborateurs des directions générales et des secrétariats généraux des entités du Groupe ; représenter la direction, par délégation, dans les réunions et instances de travail.

Assurer l’interface avec tout élément externe à la fonction de sécurité.

Stratégie, doctrine et cohérence de la fonction

Garantir la cohérence d’ensemble du corpus doctrinal de la fonction (politique de sécurité, référentiel des standards de sécurité réseau, référentiel de comitologie et chartes, directives, procédures) : tenue du registre documentaire, numérotation, notes de validation, annexes des amendements et cycle de révision.

Veiller à la cohérence entre la doctrine, l’organisation (modèle organisationnel, fiches de poste), le cadre conventionnel et les pratiques opérationnelles ; identifier les écarts, les redondances et les angles morts, et proposer les corrections.

Conduire la veille institutionnelle intéressant la fonction en analyser les impacts.

Préparer les positions de la fonction dans les négociations et arbitrages du Groupe (gouvernance, circuits de décision) ; conduire les études, analyses comparatives et notes stratégiques demandées par la direction.

Comitologie

Comitologie réglementaire : préparer et consolider, avec la direction, les éléments de représentation de la fonction et appuyer ses interventions :

COCINT AFD : 4 fois par an (intervention) ;

COCINT PROPARCO : 2 fois par an (intervention) ;

Comité des risques AFD : 1 fois par an (intervention) ;

Comité des risques PROPARCO : 1 fois par an (intervention) ;

COMOP, présentation des indicateurs d’activité : 1 fois par an (intervention).

Formation Sécurité Réseau Groupe du COSEC (AFD, Proparco) et du comité géographique de sécurité d’Expertise France : préparer avec la direction le projet d’ordre du jour proposé aux autorités délégataires ; instruire les sujets et établir les fiches navettes ; assurer la diffusion des dossiers dans les délais ; organiser et animer les séances de travail préparatoires avec les secrétariats des comités et les directions concernées des entités ; établir les relevés de décisions et en suivre l’exécution.

Préparer, avec la direction, la formation sécurité réseau du COMEX Groupe ; collecter et exploiter les comptes rendus des comités zonaux de sécurité.

Veiller à la cohérence de l’ensemble de la comitologie de la fonction avec le référentiel de comitologie et en proposer les évolutions.

Rédiger le grand rapport annuel sur la SRG au profit du COMEX Groupe et produire les rapports de la fonction.

Pilotage et indicateurs

Produire et exploiter en permanence les indicateurs de pilotage de la fonction ; alimenter les orientations stratégiques et les éléments destinés à la comitologie réglementaire et opérationnelle.

Suivre l’avancement des chantiers de la fonction et l’atteinte de ses objectifs ; alerter la direction sur les retards, les risques et les besoins d’arbitrage.

Plan de contrôle et missions de contrôle

Diriger le plan de contrôle de la fonction ; en proposer à la direction la programmation annuelle et les évolutions ; en garantir l’articulation avec les contrôles de niveau 1 conduits dans les zones et avec les contrôles de niveau 2.2 et 3 des fonctions de contrôle des entités, afin d’éviter les redondances et les angles morts.

Conduire, sur lettre de mission de la direction, des missions de contrôle sur pièces et sur place, au siège, dans les bureaux zonaux et dans les implantations, afin de s’assurer de la bonne conduite des opérations de sécurité et de leur conformité aux standards, procédures et décisions applicables.

Formaliser les constats, les écarts, les risques associés et les recommandations dans des rapports établis selon une procédure contradictoire ; suivre les plans d’action correctifs jusqu’à leur clôture.

Consolider les éléments relatifs au contrôle de l’effectivité de la sécurité destinés à la Formation Sécurité Réseau Groupe ; assurer la liaison avec le CM RCCI – redevabilité et les fonctions de risques des entités.

Supervision fonctionnelle et secrétariat de la fonction

Superviser fonctionnellement le chargé de mission secrétariat et pilotage et le chargé de mission contrôle et redevabilité : programmer et orienter les travaux, valider leurs productions et contribuer à leur évaluation.

Superviser les attributions du secrétariat au sens large : organisation, animation et convocation des réunions internes de la fonction, préparation des éléments et des dossiers, gestion des transmissions, planning de la fonction.

Connaissance de la fonction, incidents et liaison interservices

Conseiller la direction de la fonction sur la gestion des risques.

Entretenir une connaissance fine de la fonction ; intervenir sur le spectre des incidents (suivi et exploitation) et assurer la communication interservices.

Rendre les éléments doctrinaux, les produits de pilotage et les comptes rendus accessibles aux destinataires habilités, notamment via le SI CITADELLE.