Responsable de pôle administratif F/H

Keolis; Paris; On-site; EUR 38,000 - 44,000; Full time

Benefits offered by this job

Rémunération 38-44k fixe sur 13 mois

Prime variable 10% sur objectifs

Télétravail

Tickets restaurant à 10€ (60% employé)

Mutuelle familiale

Épargne salariale

Intéressement, Participation

CSE dynamique

Crèche interentreprise

Parking et garage à vélos

Job summary

EFFIA, filiale du Groupe Keolis, recherche un gestionnaire administratif senior à Paris (12e) pour coordonner les projets et manager une équipe de 5 assistants d’exploitation. Vous assurez l’interface avec les directions et veillez au respect des délais et des processus achats.

Poste sur site à Paris, avec rémunération 38–44k € fixes annuels sur 13 mois, 10% prime variables et avantages (télétravail partiel, mutuelle, épargne salariale, tickets resto, parking et plus).

Qualifications

• Bac+2 en gestion ou équivalent avec expérience souhaitée.
• Minimum 5 ans sur des fonctions similaires multisites.
• Bonne maîtrise des outils informatiques.
• Autonomie, esprit d’équipe et sens du service.
• Rigueur, organisation, pédagogie et bon rédactionnel.

Responsibilities

• Animation managériale (réunions d'équipes, CR) d'une équipe de 5 assistants d'exploitation basés à Paris.
• Suivi des indicateurs de performance de l'équipe.
• Gestion de la relation avec les directions fonctionnelles d’EFFIA pour décliner les orientations.
• Supervision des activités de l’équipe – approvisionnement, méthodes & process, voirie et assistanat.
• Respect des délais RAPOS (1 mois max) et reporting.

Skills

Autonomie

Esprit d'équipe

Sens du service

Rigueur

Organisation

Pédagogie

Bon rédactionnel

Education

Bac+2 Assistant de gestion PME/PMI

Tools

Logiciels bureautiques

Job description

À nos côtés, repensez la mobilité urbaine!

Filiale du Groupe Keolis, EFFIA incarne l'ingéniosité et l'innovation dans le domaine du stationnement. Nos équipes accompagnent les partenaires publics et privés – villes, gares, hôpitaux, etc. Nous développons, ensemble, des solutions efficaces de gestion de stationnement sur voirie ou en ouvrage.

En tant qu’acteur clé de la chaîne de mobilité, nous concevons et exploitons les parkings de demain, contribuant ainsi à dynamiser et rapprocher les territoires. Notre approche est basée sur une relation de proximité, de confiance et de transparence avec nos clients.

Créativité, responsabilité et proximité

Chez Effia, nous ne faisons pas que gérer le stationnement, nous lui apportons une nouvelle dimension. Nous l’inscrivons au cœur de la mobilité urbaine et des enjeux actuels, notamment environnementaux et économiques. Notre ambition est de développer des solutions intelligentes et responsables, qui améliorent toujours plus l’expérience de nos clients. Nous sommes fiers d’être le premier acteur du stationnement à avoir été labellisé par l’AFNOR « Engagé RSE », gage de sa contribution à une mobilité plus durable.

Travailler chez nous c'est intégrer un collectif de 1 115 collaborateurs, unis par une même passion pour la mobilité. Nous valorisons l'expertise, la créativité et l'engagement, et sommes attachés à l’intégration et au respect de chacun(e). Nous offrons un environnement de travail dynamique et collaboratif où chaque voix compte, où l’esprit d’initiative est encouragé.

Rejoignez un acteur majeur du stationnement

Implanté dans 242 villes et avec 680 parkings en exploitation, Effia se positionne comme le numéro 2 du stationnement en France et le numéro 4 en Belgique. En 2024, le Groupe a réalisé un chiffre d'affaires de 246 millions d'euros, témoignant de sa performance et de son importance dans son secteur.

Prêts à rallier nos équipes ?

Et pour en savoir plus, retrouvez-nous sur: EFFIA, Stationnez en toute simplicité | Déplacez-vous malin

Missions

Rattaché(e) au Directeur régional, vous coordonnez les projets et animez les interactions internes et externes relatifs aux processus administratifs de la Direction IDF.

Au sein du Pôle administratif, votre rôle sera de manager l’équipe et de piloter leurs missions en appui auprès des exploitants des deux Directions régionales.

A ce titre, vos missions seront les suivantes :

Management

• Animation managériale (réunions d'équipes, CR) d'une équipe de 5 assistants d'exploitation basés à Paris
• Suivi des indicateurs de performance de l'équipe

Coordination et suivi d'activité

• Gestion de la relation avec les différentes directions fonctionnelles d’EFFIA afin de s’assurer de la bonne déclinaison des orientations dans chacune des exploitations des directions régionales.
• Supervision des activités de l’équipe sur les volets approvisionnement (commandes annuelles, ponctuelles, facturations), méthodes & process, voirie et assistanat des exploitations.
• Garant(e) du respect des délais de traitement des Recours Administratifs Préalables Obligatoires (RAPOS) (1 mois max), CSPS
• Reporting

Facturation

• Gestion de la facturation des clients de son périmètre (villes, agglomérations, SNCF) dans les délais impartis, en lien avec les donneurs d'ordre et l'exploitation en utilisant les sites et logiciels du type Chorus ou autre.
• Suivi des impayés en collaboration avec la comptabilité clients siège.
• Suivi des indexations des différents contrats.
• Suivi des obligations contractuelles sur les aspects administratifs et financiers : attestations obligatoires à transmettre aux clients, rapports d’activité (ville, agglomération, CHU) etc.
• Superviser le processus Procure to Pay, notamment la validation des demandes d'achats dans l’outil IVALUA.
• Assurer le suivi des validations des commandes et veiller au respect des procédures achats du Groupe.
• Garantir la bonne gestion des litiges fournisseurs en coordination avec les opérationnels et les services supports.
• Construire, suivre et analyser les indicateurs de performance du pôle (délais de traitement, stocks de factures, taux de commandes, litiges, etc.)

Appui au Directeur régional et Assistanat de la Direction régionale

• Accueil téléphonique et physique, gestion du courrier à destination des donneurs d'ordre, rédaction de compte-rendu de réunions, courriers divers, classement etc.
• Contrôle et relecture sur la forme des rapports annuels à destination des donneurs d'ordre, gestion de l'organigramme de la Direction IDF
• Organisation des déplacements, des agendas et des réunions régionales (salons, séminaire, comité de direction, rituels managériaux etc.).
• Gestion des moyens généraux des Directions régionales.
• Gestion de la flotte automobile de la Direction IDF en lien avec le service auto.
• Dans une démarche d’amélioration continue, identification des axes d’amélioration du positionnement du pôle administratif au sein des Directions régionales, proposition de moyens d’actions et déploiement en accord avec l’arbitrage rendu par les Directions régionales.

Ce que nous recherchons

• Bac+2 Assistant de gestion PME/PMI ou Assistant manager
• Expérience d'au minimum 5 ans sur des fonctions similaires dans un environnement multisites
• Bonne maîtrise des outils informatiques
• Autonomie, esprit d’équipe et du sens du service
• Rigueur, organisation, pédagogie et bon rédactionnel

Les étapes pour nous rejoindre

• Premier contact avec l’équipe recrutement
• Test de personnalité
• Echange avec le responsable de la comptabilité fournisseurs
• Entretien avec le Directeur régional IDF
• Proposition d'embauche

Ce que nous proposons

• Rémunération : 38-44k fixe selon profil sur 13 mois
• 10% de prime variable sur objectifs
• Télétravail
• 15 JRTT
• Tickets restaurant à 10€ (participation employeur 60%)
• Mutuelle familiale avec conciergerie médicale
• Dispositif d’épargne salariale
• Intéressement, Participation
• CSE dynamique
• Crèche interentreprise: en partenariat avec la maison bleue
• Parking et garage à vélos sécurisés, vestiaires et douches pour les plus sportifs

Poste situé à Paris dans le 12ème.

Dans le cadre de sa politique diversité, EFFIA soutient l'égalité Femmes/Hommes, favorise l'insertion professionnelle et l'accès à l'emploi des personnes en situation de handicap.