RESPONSABLE DE LA CELLULE MANAGEMENT DE L'INFORMATION

Civils de la Défense - Ministère des Armées et des Anciens combattants; Salon-de-Provence; Sur place; EUR 38 000 - 52 000; Plein temps

Résumé du poste

La Civils de la Défense - Ministère des Armées et des Anciens combattants recherche un responsable du management de l’information et des stages pour encadrer une cellule composée d’un militaire et de civils. Vous organisez le courrier, centralisez les besoins et assurez le suivi administratif des stages et des projets.

Vous disposez d’une formation en administration, garantissez la qualité des procédures et proposez des améliorations.

Qualifications

• Formation en administration et connaissances des procédures administratives.
• Capacité à encadrer une équipe et à coordonner des activities administratives.
• Maîtrise des règles de sécurité et du traitement du courrier électronique et physique.

Responsabilités

• Manager la cellule “ management de l’information ” et superviser le MI et la gestion des stages.
• Organiser et suivre le courrier, l’archivage et les flux documentaires; vérifier et affecter le courrier.
• Centraliser les besoins en stages et assurer le suivi administratif et logistique des actions.
• Contribuer, ponctuellement, aux actions de rayonnement et à l’événementiel de l’école.
• Assister l’officier sécurité et suppléer la cellule déplacements en cas d’absence.

Connaissances

Organisation

Rigueur

Analyse

Esprit d'équipe

Formation

Formation en administration

Outils

Cor@il

Description du poste

Vos missions en quelques mots

Vous aurez la responsabilité de :

• manager la cellule “ MI et gestion des stages “ ;
• organiser et participer à l’ensemble des travaux relatifs au MI : réception, vérification, affectation du courrier arrivée, enregistrement et envoi aux destinataires du courrier sortant, archivage des productions internes et externes, gestion des anomalies et incidents, gestion des accès Cor@il ; conseiller les utilisateurs sur la bonne utilisation de l’outil Cor@il (gestion du courrier) et le respect des règles de sécurité ; être force de proposition auprès du commandement sur les améliorations à porter au MI ;
• assurer la gestion des stages : centraliser les besoins des promotions, coordonner l’expression des besoins en stages vers les entités et organismes extérieurs, concaténer leurs retours, réaliser le suivi administrativo-logistique de l’exécution des stages ;
• appuyer le pôle “ communication et appui au commandement “ : à la demande de la direction, renforcer ponctuellement le pôle “ communication et appui au commandement “ pour les actions de rayonnement de l’École dans la gestion de l’événementiel et de projets particuliers (baptême de promotion, gala, cordées de la réussite, voyage d’information, etc.) ainsi que dans la communication ;
• assister l’officier sécurité dans l’exercice de ses responsabilités ; effectuer les demandes de badges permanents des cadres et réservistes de l’ECA ;
• suppléer la cellule déplacements en cas d’absence du titulaire du poste.

Profil recherché

Titulaire d’une formation en administration ou dans un domaine équivalent, le candidatrecherché dispose d’une solide connaissance de l’environnement administratif et desprocédures associées. Affecté au sein de l’École des commissaires des armées, il sera chargéd’encadrer une cellule “ management de l’information “ composée d’un militaire du rang etcontribuera à la qualité, à la fiabilité et à la fluidité des processus administratifs.Doté d’un excellent sens de l’organisation et d’une grande méthode de travail, il fait preuve derigueur dans le traitement des dossiers, le respect des échéances et l’application desprocédures en vigueur. Son sens de l’analyse et son souci du détail lui permettent de garantir laqualité des informations produites et diffusées.Reconnu pour ses qualités humaines et relationnelles, il sait instaurer un climat de confiance,travailler en équipe et entretenir des relations constructives avec des interlocuteurs variés.Faisant preuve d’esprit d’initiative, il est capable de proposer des améliorations, d’anticiper lesbesoins et de conduire les actions nécessaires avec autonomie.Enfin, ses aptitudes pédagogiques lui permettent d’accompagner, de conseiller et de former sonpersonnel dans l’appropriation des procédures et des bonnes pratiques liées au managementde l’information. Son sens du service, son engagement et sa capacité à fédérer autour desobjectifs de la cellule constitue des atouts essentiels pour réussir dans ce poste àresponsabilité.