Responsable de l'accueil et du bureau scolarité (H/F)

Etablissements Publics de Coopération Intercommunale; Nice; On-site; EUR 21,000 - 27,000; Full time

Job summary

L’Etablissements publics de coopération intercommunale recherche un adjoint administratif placé sous la direction du Conservatoire des Alpes-Maritimes. Vous assurez l’accueil physique et téléphonique, la gestion de la boîte mail et des dossiers élèves dans le logiciel métier I-MUSE, et vous soutenez les équipes pédagogiques et familiales.

Vous gérez les inscriptions, les absences, les communications avec les familles et la mise à jour des plannings et affichages.

Qualifications

• Maîtriser les statuts de la Fonction Publique Territoriale
• weighting ignored in description

Responsibilities

• Accueil du public et orientation des usagers dans l’établissement
• Gestion de la messagerie et diffusion des informations
• Gestion des inscriptions des élèves et des dossiers dans le logiciel métier
• Assistance administrative et mise à jour des documents
• Réservation des salles et soutien logistique lors des événements
• Veiller au respect des consignes de sécurité et confidentialité

Skills

Fonction publique territoriale

Rédaction administrative

Travail en équipe

Education

CNFPT formation appréciée

Tools

Word

Excel

Outlook

I-MUSE

Job description

Le Responsable de l'accueil et du bureau scolarité placé sous la responsabilité de la direction du Conservatoire des Alpes-Maritimes, assure ses missions en relations transversales avec l'équipe administrative, pédagogique, les partenaires institutionnels et les familles.

• En charge de l’accueil:
• Accueil physique du public, il veillera à ce qu’il soit dirigé correctement au sein de l’établissement ;
• Accueil téléphonique: il fournira par téléphone aux usagers les renseignements sur les cours et disciplines proposés par le Conservatoire ;
• Assurera la gestion de la boite générique du conservatoire: suivi, diffusion et classement ;
• Il gèrera la mise à jour des affichages à la réception ;
• Il redirigera les appels téléphoniques aux bons services ou vers les bonnes personnes ;
• Il fournira également les informations sur les évènements de l’établissement ;
• Il veillera à l’application des consignes de sécurité des personnes, des biens et des locaux.
• En charge de la gestion administrative de la scolarité:
• Il gérera les inscriptions des élèves dans le logiciel de métier: saisie, mise à jour des dossiers des élèves ;
• Il gérera les absences des élèves ;
• Il diffusera les informations importantes aux familles: absences des professeurs, reports ou modifications de cours, changement de salles, etc… ;
• Il assistera les professeurs en cas de problèmes rencontrés sur leur lieu de cours ;
• Il réservera les salles pour les événements ou pour les cours ;
• Il aura un contrôle sur l’envoi des diffusions des manifestations des enseignants (affiches, invitations) et la réservation des salles, des besoins en matériel ;
• Il gérera les modifications d’emploi du temps dans le logiciel de métier ;
• Il élaborera les différents documents administratifs et veillera aux mises à jour.
• Autres:
• Présence lors des réunions de rentrée ;
• Présence lors des auditions et des concerts.

Conditions particulières d'exercice

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale: Adjoint administratif

Profil recherché

Compétences techniques:

• Maitriser les statuts de la Fonction Publique Territoriale ;
• Maitriser les techniques de rédaction administrative ;
• Maitriser les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) ;
• Utilisation du logiciel métier: I-MUSE ;
• Connaissance des procédures administratives ;
• Formation CNFPT appréciée.

Compétences relationnelles:

• Savoir travailler en équipe ;
• Avoir le sens du service public ;
• Faire preuve de discrétion et confidentialité ;
• Capacité à communiquer avec des partenaires institutionnels.

Compétences organisationnelles:

• Savoir gérer les priorités et les urgences ;
• Avoir de la rigueur et de la méthode ;
• Savoir faire preuve d’anticipation ;
• Rendre compte à la direction et alerter ;
• Savoir faire preuve de discrétion et réserve.

Présentation de Etablissements Publics de Coopération Intercommunale

Etablissements publics de coopération intercommunale