Responsable d'équipe secrétariat du pôle hébergement de Dijon

CNOUS (Centre National des Oeuvres Universitaires et Scolaires); Dijon; On-site; EUR 27,000 - 33,000; Full time

Benefits offered by this job

Congés annuels jusqu'à 51 jours

Mutuelle

Remboursement des transports 75%

Restauration à tarif agent du Crous

Job summary

Le Crous Bourgogne Franche-Comté recherche un(e) responsable d'équipe secrétariat à Dijon pour piloter l'activité administrative du Pôle Hébergement et encadrer 5 agents.

Vous assurerez la répartition des tâches, le suivi des loyers et l'accueil administratif des étudiants, y compris internationaux, en lien avec les partenaires et les services internes.

Qualifications

• Expérience en gestion administrative et secrétariat souhaitée.
• Capacité à encadrer une équipe et à coordonner des activités.
• Bonne maîtrise des procédures et des outils de reporting.

Responsibilities

• Encadrer et accompagner l'équipe secrétariat dans l'organisation quotidienne.
• Répartir les tâches, assurer la continuité du service et le respect des procédures.
• Coordonner les affectations des logements et la gestion administrative des dossiers des résidents.

Job description

Le Crous Bourgogne Franche-Comté est un établissement public administratif placé sous la tutelle du ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche. Il est chargé de favoriser l'amélioration des conditions de vie de plus de 85 000 étudiants de la région, au travers la gestion d'aides financières (bourses et aides sociales), une offre de restauration et un parc de 6531 logements. Il fait partie du réseau national de 26 établissements, piloté par le Centre National des Œuvres Universitaires et Scolaires (CNOUS). Doté de 23.7 millions de masse salariale, il compte un effectif de plus de 600 personnels fonctionnaires et contractuels principalement répartis sur trois sites : Besançon où est implanté le siège de l'Institution, Dijon, Belfort/Montbéliard. Pour plus d'information : www.crous-bfc.fr

Le Crous Bourgogne Franche-Comté recherche pour son pôle hébergement de Dijon un(e) responsable d'équipe secrétariat.

Le/la responsable encadre 5 agents et assure, sous l'autorité de la cheffe adjointe de service, le pilotage opérationnel de l'activité administrative du Pôle Hébergement.

Sous l'autorité de la cheffe de service, vous participez à la gestion administrative du Pôle Hébergement et coordonnez l'activité d'une équipe chargée du suivi des résidences étudiantes.

Missions Principales

• Encadrer et accompagner l'équipe dans l'organisation quotidienne de l'activité.
• Assurer la répartition des tâches, la continuité de service et le respect des procédures.
• Coordonner les opérations d'affectation des logements et la gestion administrative des dossiers des résidents.
• Superviser le suivi des loyers et des situations débitrices en lien avec les services concernés.
• Organiser l'accueil administratif des étudiants, notamment internationaux, en partenariat avec les établissements d'enseignement supérieur.
• Veiller au traitement des demandes des usagers et au suivi des boîtes fonctionnelles.
• Mettre en place et exploiter des outils de suivi, de reporting et d'aide à la décision.
• Assurer l'interface avec les différents services du Crous et les partenaires externes (universités, CAF, Action Logement, etc.).
• Participer aux opérations de rentrée universitaire et aux actions garantissant la qualité du service rendu.

38h05 par semaine, du lundi au vendredi. Activité marquée par des périodes de fortes mobilisation, notamment lors de la préparation e la rentrée et de la rentrée universitaire. Nécessité d'assurer la continuité du service et d'adapter les priorités aux pics d'activité. Relations régulières avec les usagers, les établissements d'enseignement supérieur, les partenaires institutionnels et les services de l'établissement. Encadrement direct de 5 agents du secrétariat ; coordination quotidienne de leur activité et suivi de la qualité de service et lien régulier avec la responsable adjointe du pôle.

CDD 1 an, renouvelable ou mobilité d'un fonctionnaire de catégorie B. Poste à temps plein.

Avantages offerts :

• jusqu'à 51 jours/an de congés avec un temps de travail annualisé (1593 heures)
• des prestations d'action sociale sous conditions d'ancienneté et de revenus (prime mariage/naissances, activités sportives et culturelles, prise en charge de frais médicaux, aide à la scolarité, cartes cadeaux, chèques vacances)
• contribution à la mutuelle
• remboursement des abonnements de transport en commun à hauteur de 75%, forfait mobilité durable
• restauration au tarif "agent du Crous" dans nos restaurants universitaires