Directeur-rice adjoint-e du pôle hébergement - Poitiers

CNOUS (Centre National des Oeuvres Universitaires et Scolaires); Poitiers; On-site; EUR 42,000 - 56,000; Full time

Job summary

Le CROUS de Poitiers recherche un directeur(trice) adjoint(e) chargé d’optimiser la gestion des hébergements et la qualité de service. Vous travaillerez en binôme avec la directrice du pôle et assumerez le suivi administratif, financier et opérationnel des résidences, tout en coordonnant le personnel et les actions liées à la sécurité et au budget.

Vous interviendrez dans les relations avec les partenaires (CAF, Université, services publics), contribuerez à l’élaboration budgétaire et suivrez

Responsibilities

• Participer à la gestion administrative, financière et matérielle des résidences.
• Veiller à la disponibilité et à l'entretien des logements via les outils.
• Veiller à ce que les demandes de réparation et d'aménagement soient satisfaites dans des délais.
• Piloter et contrôler les plannings du personnel en lien avec la directrice du pôle.
• Gérer les dossiers administratifs du personnel en liaison avec les RH : horaires, congés et droits.
• Gérer la mutualisation avec la restauration universitaire.
• Participer à l'élaboration budgétaire et à l'expression des besoins en matériel.
• Assurer le suivi des interventions et des achats en lien avec les services techniques.

Job description

Le Centre Régional des Œuvres Universitaires et Scolaires (Crous) de Poitiers est un établissement public administratif placé (EPA) sous la tutelle du Ministère chargé de l'Enseignement Supérieur, de la Recherche et de l'Espace (MESRE). Il est régi par les décrets n°87-155 du 5 mars 1987 et n°2016-1042 du 29 juillet 2016 relatifs aux missions et à l'organisation des œuvres universitaires. Il a pour mission d'améliorer les conditions de vie et d'étude des étudiants de l'académie de Poitiers.

Le Crous est doté d'un budget annuel de 40 millions d'euros (36 en fonctionnement et 4 en investissement). Il intervient au service des 58 000 étudiants situés sur quatre départements (Vienne, Deux-Sèvres, Charente, Charente-Maritime) de l'académie de Poitiers.

Effectif : 324

Placé(e) sous l'autorité hiérarchique de la Directrice du pôle, le(la) Directeur(trice) adjoint(e) aura pour mission principale d'optimiser la gestion de l'activité hébergement et la qualité de service aux usagers. Il(elle) travaille en binôme avec la directrice du pôle et est amené(e) à la suppléer en cas d'absence.

Activités principales

• Participer à la gestion administrative, financière et matérielle des résidences en relation avec les services supports du CROUS de Poitiers ;
• Veiller à la disponibilité et à l'entretien des logements proposés en utilisant les outils nécessaires ;
• Veiller à ce que les demandes de réparation et d'aménagement des locataires soient satisfaites dans des délais satisfaisants ;
• Piloter et contrôler, en lien avec la directrice du pôle, le suivi efficace des personnels en adéquation avec les contraintes de l'activité. Mettre en œuvre, suivre et contrôler les plannings des agents ;
• Gérer les dossiers administratifs du personnel en liaison avec le service des ressources humaines : suivi des horaires et congés, envoi des états de service, information des agents sur leurs droits et sur les directives ;
• Gérer la mutualisation avec la restauration universitaire ;
• Participer à l'élaboration budgétaire et aux réajustements en cours d'année. Préparer, en lien avec le responsable des services techniques, l'expression annuelle des besoins en matériels pour le fonctionnement de la structure ;
• Assurer le suivi, en lien avec le responsable des services techniques, des interventions et des achats dans le cadre réglementaire, effectuer les services faits et bons de commande, assurer le suivi budgétaire et le suivi des stocks ;
• Assurer la gestion et le suivi, en lien avec le responsable des services techniques, de tous les matériels de dotation ;
• Effectuer le suivi de l'activité et le contrôle des données via le logiciel Héberg (réservations, arrivées, départs, facturations, encaissements, remboursements, traitement de l'APL, édition des documents de clôture mensuelle, etc.) et gérer les logements réservés dans le cadre des conventions ;
• Assurer les relations avec les partenaires : CAF, Visale, Université, services publics, etc. ;
• Gérer et assurer le suivi mensuel du contentieux : relance des débiteurs et garants, mise en jeu et actualisation de la garantie Visale, entretien avec les étudiants en difficulté, identification des problèmes et des situations de maintien illégal ;
• Veiller à la sécurité des biens et des personnes, s'assurer du maintien en bon état des lieux et prévenir les services compétents en cas d'incident ou d'accident ;
• Mettre en œuvre les actions de communication interne et externe (affichage, mailings, participation aux portes ouvertes des partenaires le samedi) et contribuer aux actions d'animation en collaboration avec les étudiants référents. Participer aux journées de rentrée, aux portes ouvertes ou aux autres temps forts de la structure ;
• Assurer, en lien avec la directrice du pôle, une veille en matière de sécurité et s'assurer du contrôle annuel obligatoire des infrastructures (électricité, gaz, SSI, extincteurs, ascenseurs, installations techniques).

Liste de tâches non exhaustive. Cette fiche peut être modifiée par l'employeur pour des besoins de service.