Responsable administratif-ve d'institut interne

University of Paris I: Panthéon-Sorbonne; Paris; Sur place; EUR 60 000 - 90 000; Plein temps

Résumé du poste

IDUP recrute pour assurer le bon fonctionnement administratif et opérationnel du laboratoire et de l’unité de recherche. Vous piloterez le budget, les RH, la scolarité et la logistique, tout en garantissant la conformité réglementaire et le reporting destiné à la direction.

Vous coordonnerez les moyens humains et technologiques, animerez l’équipe et apporterez un conseil technique et stratégique pour soutenir les activités d’enseignement et de recherche.

Qualifications

• Expérience en gestion d’une équipe administrative.
• Connaissance du droit public et des contrats publics.
• Maîtrise du pilotage budgétaire et financier et du reporting.
• Aptitude à conseiller la direction et à gérer les questions RH et formation.

Responsabilités

• Assurer le bon fonctionnement administratif et opérationnel du service et du laboratoire.
• Piloter le budget, les dépenses et le reporting financier.
• Gérer les ressources humaines, la scolarité et la logistique du parcours étudiant.
• Conseiller la direction et servir d’interlocuteur de proximité avec les instances.
• Veiller à la réglementation et à l’audit des projets et contrats de recherche.

Connaissances

Management et pilotage RH

Pilotage budgétaire et financier

Conception et suivi de reporting

Règles de la comptabilité publique

Conseil stratégique

Communication institutionnelle

Gestion des locaux

Outils

SIFAC

OSE

APOGEE

PSTAGE

EPI

E-CANDIDAT

MONMASTER

IRIS (RH)

SHAREPOINT

Description du poste

À propos de nous

Fondé en 1957 sous l'impulsion d'Alfred Sauvy, l'IDUP est un institut au sens de l'article L713-1 du code de l'éducation. Il a pour missions l'enseignement, la professionnalisation et la recherche en démographie et à ce titre produit et analyse des données sur les populations humaines.

À propos de nous

Fondé en 1957 sous l'impulsion d'Alfred Sauvy, l'IDUP est un institut au sens de l'article L713-1 du code de l'éducation. Il a pour missions l'enseignement, la professionnalisation et la recherche en démographie et à ce titre produit et analyse des données sur les populations humaines.

Pour répondre à ces missions, l'IDUP propose une offre de formation en Licence, en Master et en Doctorat. Cette dernière formation ainsi que la spécialité recherche du Master s'appuient sur notre équipe de recherche du Centre de Recherche de l'Institut de Démographie de Paris 1 (CRIDUP - UR 134).

Mission

Assurer le bon fonctionnement administratif, participer au pilotage stratégique et opérationnel de la composante et du laboratoire, notamment pour les questions financières, RH, scolarité et logistique, en mobilisant l’ensemble des moyens humains, techniques et technologiques de l’IDUP et du CRIDUP.

Veiller au bon déroulement des activités d’enseignement et de recherche, à la conformité réglementaire des procédures et apporter à la direction un conseil technique et stratégique, en assurant un rôle d’interlocuteur de proximité.

Profil

• Management, animation et pilotage RH
• Encadrement et gestion des carrières de l'équipe BIATPSS
• Gestion RH des vacataires et des enseignants
• Dialogue social (risques psychosociaux, conflits, qualité de vie au travail)
• Préparation des campagnes d’emplois pour l’institut et l’unité de recherche
• Veiller à l’entretien et l’aménagement des locaux
• Pilotage budgétaire et financier :
• Elaboration du budget
• Suivi et contrôle (exécution des dépenses, suivi des recettes)
• Engager les dépenses, saisir les services faits correspondants
• Etablir et suivre les ordres de missions et les états liquidatifs
• Répondre aux demandes d’audit et d’états budgétaires des différents projets de recherche et conventions du laboratoire
• Suivre les dossiers et les contrats des nouveaux projets pédagogiques et de recherche
• Pilotage de la scolarité et de l’offre de Formation
• Ingénierie de la formation (soutenabilité des maquettes, campagnes d'évaluation et d'accréditation de l'offre de formation).
• Gestion opérationnelle du parcours étudiant (campagnes de candidatures, plannings des formations, supervision du cycle complet de la scolarité).
• Inclusion des étudiants en situation de handicap et accueil des étudiants en mobilité internationale.
• Appui à la gouvernance et à la vie institutionnelle
• Expertise réglementaire (conseil juridique et statutaire auprès de la directrice).
• Préparation du dialogue de gestion annuel
• Veiller à la bonne inscription des projets de l’institut et de l’unité de recherche dans la stratégie de l’université
• Préparer, organiser et suivre les décisions du CA de l’IDUP. Coordonner l'organisation des élections de la composante
• Conception d’outils de gestion et reporting statistique et d’indicateurs de pilotage
• Communication et représentation :
• Stratégie de communication et articulation avec celle de l’université
• Représentation de la composante auprès des instances centrales
• Participation aux réseaux internes
• Connaissances (savoirs) :
• Organisation et enjeux de l’enseignement supérieur et de la recherche (ESR)
• Réglementation juridique, droit public et des contrats
• Règles de la comptabilité publique et de la gestion RH
• Réglementation des cursus universitaires et des stages
• Compétences (savoir-faire) :

Coordonner et encadrer les missions d’une équipe administrative resserrée tout en faisant preuve d’une forte polyvalence et d’une implication opérationnelle : avoir la capacité d’intervenir directement sur les différentes activités du périmètre, d’accompagner et, si nécessaire, de suppléer les agents afin de garantir la continuité et la qualité du service.

• Manager, mobiliser et animer une équipe
• Traduire une stratégie en plans d'actions
• Concevoir des tableaux de bord et outils de pilotage
• Mener un audit d'organisation et gérer le changement
• Gérer les situations sensibles et les conflits
• Savoir faire circuler l’information et rendre compte
• Concevoir et piloter un projet
• Qualités personnelles (savoir-être) :
• Sens du service public et de l'intérêt général
• Excellentes qualités relationnelles (écoute, diplomatie)
• Rigueur, méthode, intégrité et discrétion
• Capacité à décider, arbitrer et prendre des initiatives
• Gestion de la pression, de la multiplicité des tâches et sollicitations, et grande réactivité
• Maîtrise des outils et Systèmes d'Information Métiers :

SIFAC, OSE, APOGEE, PSTAGE, EPI, E-CANDIDAT, MONMASTER, IRIS (RH), SHAREPOINT

Référence de l'offre : 4qb7p86ntf