Responsable administratif-ve d'institut (H/F)

Université Paris I - Panthéon- Sorbonne; Paris; On-site; EUR 70,000 - 110,000; Full time

Job summary

Université Paris 1 Panthéon-Sorbonne recherche un cadre administratif senior pour assurer le bon fonctionnement et le pilotage de la composante et du laboratoire IDUP/CRIDUP. Vous encadrerez les ressources humaines, gérerez le budget et veillerez au respect des procédures et à la conformité réglementaire.

Vous participerez au pilotage de la scolarité, des formations et du reporting, tout en soutenant la gouvernance et les échanges avec les instances centrales. Poste basé en Île-de-France, Paris.

Qualifications

• Connaissance de l'enseignement supérieur et de la recherche (ESR)
• Réglementation juridique, droit public et des contrats
• Règles de la comptabilité publique et de la gestion RH
• Réglementation des cursus universitaires et des stages

Responsibilities

• Conduire le management et l’animation RH de l’équipe administrative (BIATPSS)
• Piloter le budget: élaboration, suivi des dépenses et recettes
• Assurer la scolarité et l’offre de formation, campagnes et plannings
• Apporter conseil technique et stratégique à la direction et interlocuteur de proximité
• Concevoir des outils de gestion et reporter les indicateurs de pilotage
• Préparer le dialogue de gestion et suivre les décisions du CA et l’organisation électorale

Skills

Organisation

Gestion d'équipe

Pilotage stratégique

Communication

Rigueur

Gestion des priorités

Adaptabilité

Tools

SIFAC

OSE

APOGEE

PSTAGE

EPI

E-CANDIDAT

MONMASTER

IRIS (RH)

SHAREPOINT

Job description

Assurer le bon fonctionnement administratif, participer au pilotage stratégique et opérationnel de la composante et du laboratoire, notamment pour les questions financières, RH, scolarité et logistique, en mobilisant l’ensemble des moyens humains, techniques et technologiques de l’IDUP et du CRIDUP.

Veiller au bon déroulement des activités d’enseignement et de recherche, à la conformité réglementaire des procédures et apporter à la direction un conseil technique et stratégique, en assurant un rôle d’interlocuteur de proximité.

1. Management, animation et pilotage RH

• Encadrement et gestion des carrières de l'équipe BIATPSS
• Gestion RH des vacataires et des enseignants
• Dialogue social (risques psychosociaux, conflits, qualité de vie au travail)
• Préparation des campagnes d’emplois pour l’institut et l’unité de recherche
• Veiller à l’entretien et l’aménagement des locaux

2. Pilotage budgétaire et financier:

• Elaboration du budget
• Suivi et contrôle (exécution des dépenses, suivi des recettes)
• Engager les dépenses, saisir les services faits correspondants
• Etablir et suivre les ordres de missions et les états liquidatifs
• Répondre aux demandes d’audit et d’états budgétaires des différents projets de recherche et conventions du laboratoire
  Suivre les dossiers et les contrats des nouveaux projets pédagogiques et de recherche

3. Pilotage de la scolarité et de l’offre de Formation

• Ingénierie de la formation (soutenabilité des maquettes, campagnes d'évaluation et d'accréditation de l'offre de formation) .
• Gestion opérationnelle du parcours étudiant (campagnes de candidatures, plannings des formations, supervision du cycle complet de la scolarité) .
• Inclusion des étudiants en situation de handicap et accueil des étudiants en mobilité internationale.

4. Appui à la gouvernance et à la vie institutionnelle

• Expertise réglementaire (conseil juridique et statutaire auprès de la directrice) .
• Préparation du dialogue de gestion annuel
• Veiller à la bonne inscription des projets de l’institut et de l’unité de recherche dans la stratégie de l’université
• Préparer, organiser et suivre les décisions du CA de l’IDUP. Coordonner l'organisation des élections de la composante
• Conception d’outils de gestion et reporting statistique et d’indicateurs de pilotage

5. Communication et représentation:

• Stratégie de communication et articulation avec celle de l’université
• Représentation de la composante auprès des instances centrales
• Participation aux réseaux internes

Profil recherché

1. Connaissances (savoirs):

• Organisation et enjeux de l’enseignement supérieur et de la recherche (ESR)
• Réglementation juridique, droit public et des contrats
• Règles de la comptabilité publique et de la gestion RH
• Réglementation des cursus universitaires et des stages

2. Compétences (savoir-faire):

• Coordonner et encadrer les missions d’une équipe administrative resserrée tout en faisant preuve d’une forte polyvalence et d’une implication opérationnelle: avoir la capacité d’intervenir directement sur les différentes activités du périmètre, d’accompagner et, si nécessaire, de suppléer les agents afin de garantir la continuité et la qualité du service.
• Manager, mobiliser et animer une équipe
• Traduire une stratégie en plans d'actions
• Concevoir des tableaux de bord et outils de pilotage
• Mener un audit d'organisation et gérer le changement
• Gérer les situations sensibles et les conflits
• Savoir faire circuler l’information et rendre compte
• Concevoir et piloter un projet

3. Qualités personnelles (savoir-être):

• Sens du service public et de l'intérêt général
• Excellentes qualités relationnelles (écoute, diplomatie)
• Rigueur, méthode, intégrité et discrétion
• Capacité à décider, arbitrer et prendre des initiatives
• Gestion de la pression, de la multiplicité des tâches et sollicitations, et grande réactivité

4. Maîtrise des outils et Systèmes d'Information Métiers:

SIFAC, OSE, APOGEE, PSTAGE, EPI, E-CANDIDAT, MONMASTER, IRIS (RH) , SHAREPOINT

Présentation de Université Paris I - Panthéon- Sorbonne

L’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne associe le glorieux héritage du collège fondé par Robert de Sorbon au XIIIe siècle avec un projet pluridisciplinaire novateur. Première université française en sciences humaines et sociales (SHS) , elle cultive depuis 1971 un esprit unique qui associe une approche scientifique exigeante et l’ambition de faire émerger de nouveaux savoirs qui transforment le monde.

Implantée sur 26 sites franciliens, ouverte sur le monde et l'Europe avec les onze établissements qui composent l'alliance Una Europa, elle accompagne près de 45 000 étudiants par an et revendique l’un des plus grands réseaux d’alumni du continent.

L’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne est aujourd’hui la grande université française en sciences humaines et sociales, engagée pour replacer l’humain au cœur de l’approche scientifique, pour des sciences plus humaines ainsi que pour une société plus juste et durable.

Cet engagement se traduit notamment par la mise en place depuis plusieurs années d’une démarche structurée et ambitieuse en matière de développement durable et de responsabilité sociétale (DD&RS) .

Le 23 août 2021, l’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne a obtenu le label Human Resources Strategy for Researchers (HRS4R) qui confirme son positionnement à l’échelle européenne et son engagement à appliquer les principes de la Charte européenne du chercheur et du Code de conduite pour le recrutement des chercheurs.

Descriptif du service

Fondé en 1957 sous l'impulsion d'Alfred Sauvy, l'IDUP est un institut au sens de l'article L713-1 du code de l'éducation. Il a pour missions l'enseignement, la professionnalisation et la recherche en démographie et à ce titre produit et analyse des données sur les populations humaines.

Pour répondre à ces missions, l'IDUP propose une offre de formation en Licence, en Master et en Doctorat. Cette dernière formation ainsi que la spécialité recherche du Master s'appuient sur notre équipe de recherche du Centre de Recherche de l'Institut de Démographie de Paris 1 (CRIDUP - UR 134) .