Responsable administratif / Responsable administrative et de gest (H/F)

CENTRE HOSPITALIER GENERAL; Montauban; Sur place; EUR 38 000 - 58 000; Plein temps

Résumé du poste

Le CENTRE HOSPITALIER GENERAL recherche un Responsable administratif / Responsable administrative et de gest (H/F) pour superviser les équipes Admissions et AMA et piloter la gestion médico-administrative. Vous encadrerez les secrétariats, coordonnerez les plannings et participerez à des projets de transformation digitale.

Maîtrise des procédures NGAP/CCAM, sens de l'analyse et excellente capacité d'animation d'équipe sont attendues, avec disponibilité et mobilité.

Qualifications

• Encadrement d'équipes hospitalières souhaité.
• Expérience en psychiatrie et/ou identito-vigilance est un atout.
• Maîtrise des circuits de facturation NGAP/CCAM appréciée.

Responsabilités

• Management et organisation des équipes Admissions et AMA (planning, évaluations, objectifs, recrutement).
• Gestion médico-administrative et réglementation (dossiers hospitalisations, décès, état civil).
• Parcours patient et projets (réorganisation des secrétariats, pré-admissions en ligne).
• Pilotage des services administratifs et déploiement de solutions numériques (Doctolib, télésurveillance).
• Rédaction et diffusion des procédures et modes opératoires.

Connaissances

Animation d'équipe

Relationnel

Discrétion

Gestion de crise

Outils

Doctolib

Télésurveillance

Reconnaissance vocale

Description du poste

Offre n° 208ZSVC
Responsable administratif / Responsable administrative et de gest (H/F)

• - Management et organisationo Encadrement des équipes Admissions et AMA: plannings, évaluations, objectifs, gestion des conflisso Définition/mise à jour des fiches de poste, participation aux recrutements avec la coordinatriceo Accueil, formation et accompagnement des nouveaux arrivants; plan de formations; animation de réunionso Appui supplétif sur la gestion des plannings (accueil général, hospitalisations sous contrainte) en l'absence des responsableso Réorganisation des secrétariats avec la coordinatrice
• - Gestion médico-administrative et réglementationo Contrôle et suivi des dossiers d'hospitalisations sous contrainte, isolement et contentiono Contrôle et suivi des décès et de l'état civil; gestion des archives (destruction réglementaire)o Veille réglementaire et garantie du respect des procédures
• - Parcours patient et projetso Étude et réorganisation des secrétariats médicaux; analyse des besoins en AMA (avec contrôle de gestion, DAFC, DRH)o Suivi mensuel des effectifs avec la DRH; participation CELLULE AIME (CLM, CLD, reconversion)o Refonte du circuit administratif: pré-consultations, pré-admissions (bornes d'accueil), développement des pré-admissions en ligne avec l'AAH facturationo Gestion des chambres particulières (circuit, consentements, procédures, liens avec les soins)o Suivi du parcours de soins avec les cadres supérieurs; cotation NGAP/CCAM avec l'AAH facturationo Suivi des dossiers spécifiques: ALD, AT/MP, IVG.o Pilotage des services déconcentrés faisant la prise en charge administrativeo Suivi/déploiement des évolutions logicielles: Doctolib, télésurveillance, reconnaissance vocale; rédaction de SMS avec référents DPI; formation et accompagnement des médecins à la reconnaissance vocaleo Déploiement de la téléexpertise (Omnidoc) avec l'AAH facturation et la CPTS; suivi des statistiques métierso Rédaction, mise à jour et diffusion des procédures et modes opératoires
• - Identito-vigilanceo Contribution au déploiement de l'INSio Gestion des problèmes d'identité, suivi des doublons/erreurso Travail en lien avec la responsable identito-vigilance (qualification)
• - Facturation et recouvrement (en lien avec le service facturation)o Élaboration de procédures pour dossiers sensibles: E11, AME, AMU, patients étrangers, payants (acomptes, engagements de paiement)o Suivi des dossiers sensibles avec l'AAH facturationo Suivi des débiteurs via 4Axes, conventions mutuelleso Suivi Happytal (consentements chambres particulières)
• - Profil recherché- Savoir-faire et savoir-être: animation d'équipe, excellent relationnel, discrétion, maîtrise de soi, communication, initiative et sens des responsabilités, capacités d'analyse/synthèse/optimisation, priorisation et gestion de l'urgence, gestion de l'accueil difficile (empathie, diplomatie, tolérance), gestion des conflits, disponibilité, mobilité, polyvalence, forte capacité d'adaptation- Compétences: très bonne maîtrise des outils bureautiques et des logiciels métiers; connaissance des circuits de facturation et des référentiels NGAP/CCAM appréciée; appétence pour la conduite de projets et la transformation digitale- Expérience: encadrement d'équipes administratives hospitalières souhaité; expérience en psychiatrie et/ou identito-vigilance est un plusContrat et temps de travail- Forfait jour, amplitude 8h-18h- Repos fixes- Congés en roulement avec la coordinatrice des secrétariats et la responsable de l'accueil général- Poste susceptible d'évoluer selon les besoins du service- CDI ou Mutation

Type de contrat CDI
Contrat travail Durée du travail 38H20/semaineTravail en journée
Salaire

• selon expérience

Expérience

• Débutant accepté

Compétences

• Mettre en place des solutions d'amélioration de la performance
• Piloter des opérations liées à la gestion des emplois et des compétences

Savoir-être professionnels

• Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie
• Faire preuve de sens des responsabilités
• Etre force de proposition

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Activités hospitalières