Responsable administratif / Responsable administrative et budgétaire

Comédie Française; Paris; Sur place; EUR 38 000 - 52 000; Plein temps

Résumé du poste

La Comédie Française à Paris recherche un(e) Gestionnaire administratif(ve) pour assurer l'organisation administrative de la direction du bâtiment et des équipements. Vous élaborez les budgets, suivez les contrats des prestataires et coordonnez les flux financiers en lien avec la tutelle et l’agence comptable.

Vous travaillez en équipe, avec rigueur et discrétion. Profil exige autonomie, capacité d'adaptation et bon relationnel; vous assurez l'archivage et le relais entre les responsables

Qualifications

• Maîtrise parfaite de l'informatique et de la bureautique.
• Rigueur, méthode et organisation indispensables.
• Capacité d'adaptation et esprit d'équipe.
• Discrétion et autonomie appréciées.
• Bon relationnel et sens du service.

Responsabilités

• Gestion budgétaire et suivi avec le directeur du bâtiment et l'Agence Comptable.
• Établissement des budgets annuels et suivi des contrats des prestataires bâtiment.
• Suivi des engagements financiers et des services (maintenance, sécurité, SG).
• Suivi des assurances et loyers, et gestion des sinistres.
• Relai entre responsables techniques et direction des ressources humaines.
• Archivage et classement des données en lien avec la bibliothèque.

Connaissances

Informatique bureautique

Rigueur organisation

Adaptabilité

Travail équipe

Discrétion

Autonomie

Bon relationnel

Description du poste

Missions Générales du Poste :

Assurer la gestion et l'organisation administrative de la direction du bâtiment et des équipements

Tâches Principales du Poste :

• Gestion : Établissement des budgets et suivi avec le directeur du bâtiment et en lien avec l'Agence Comptable

1 – Fonctionnement (Théâtre en Ordre de Marche)

Mise en place des budgets annuels

Suivi des contrats des prestataires extérieurs « bâtiment »

Suivi des engagements financiers et SF (services Maintenance, Sécurité et Services généraux)

Suivi des assurances, loyers (déclaration de sinistre, suivi contrats, référents à la CF, syndic )

2 – Travaux Investissement courant

Engagements financiers et suivi des mises en concurrence

Suivi d'exécution et remontées de données aux tutelles et mécénat

3 – Travaux investissement pluriannuels

Suivi d'exécution

• Suivi administratif :

Assurer le suivi administratif en lien avec le directeur du bâtiment et la tutelle

Assurer le suivi des fluides sur OPERAT, DAE, RT, OAD, SPSI …

• Assurer le relais entre les responsables techniques et la direction des ressources humaines

• Assurer l’archivage de la direction en lien avec la bibliothèque :

Établir un dossier de classement des données (numérique et papier)

Suivre avec la bibliothèque le classement des archives

• Divers :

Transmettre son savoir-faire

Veiller au respect des règles de sécurité

QUALITES REQUISES

• Parfaite maîtrise de l'informatique et de la bureautique
• Rigueur, méthode, organisation
• Capacité d'adaptation
• Capacité à travailler en équipe
• Discrétion et diplomatie
• Autonomie
• Bon relationnel