Responsable administratif H/F

Universite de Lorraine; Nancy; Sur place; EUR 60 000 - 90 000; Plein temps

Résumé du poste

TELECOM Nancy, l'école d'ingénieurs publique en informatique et sciences du numérique de l’Université de Lorraine, recherche un Secrétaire Général(e)/Responsable administratif(ve) pour appuyer la direction et piloter les services administratifs et supports.

Vous coordonnerez les actions, gérerez les dossiers juridiques, financiers et RH, et accompagnerez les projets institutionnels dans un cadre public et éducatif.

Qualifications

• De formation supérieure Bac +3 minimum en gestion, administration publique ou domaine équivalent.
• Solide expérience du pilotage administratif et financier et du management d'équipes, idéalement dans l'enseignement supérieur ou le secteur public.

Responsabilités

• Appui à la direction et pilotage opérationnel : conseiller la direction sur les volets administratif, juridique, financier et RH, préparer et instruire les dossiers, développer indicateurs et outils de pilotage, assurer l'interface avec les directions centrales de l'Université et le Collégium Lorraine INP.
• Coordination et animation des services : animer les responsables de service, favoriser la circulation de l'information et la coordination des actions, organiser les processus transverses (rentrée, événements, campagnes de recrutement, projets), contribuer à la formalisation et à l'amélioration continue des procédures.
• Ressources humaines : veiller à l'adéquation organisation/besoins, piloter les campagnes d'emplois et recrutements, suivre les carrières et situations individuelles, conduire les entretiens professionnels, soutenir la qualité des conditions de travail et la continuité du service public.
• Pilotage budgétaire et financier : préparer et suivre le budget de l'école, sécuriser contrats et conventions, veiller au respect des procédures (achats, marchés, recettes, conventions) et suivre les ressources complémentaires (taxe d'apprentissage, mécénat, financements sur projets).
• Gestion de site, moyens et logistique : assurer le rôle de gestionnaire de site, superviser maintenance et sécurité des locaux, coordonner les prestataires (gardiennage, ménage, espaces verts, maintenance) et garantir l'adéquation des moyens (locaux, équipements, systèmes d'information) aux besoins des services et des formations.

Connaissances

Pilotage administratif

Pilotage financier

Management d'équipes

Coordination de projets

Formation

Bac+3 en gestion

Description du poste

À propos de nous

TELECOM Nancy est l'école d'ingénieurs publique en informatique et sciences du numérique de l'Université de Lorraine, intégrée au Collégium Lorraine INP. Elle forme des ingénieurs sous statut étudiant et sous statut apprenti, et développe une activité soutenue de partenariats académiques, industriels et territoriaux. L'école s'appuie sur des équipes pédagogiques et administratives engagées, au service de formations d'excellence et de projets innovants.

Mission

En tant que Secrétaire Général(e) / Responsable administratif(ve) de TELECOM Nancy, vous appuyez le directeur de l'école et pilotez la coordination des services administratifs et supports, au service des missions de formation et de développement de l'établissement.

• Appui à la direction et pilotage opérationnel : conseiller la direction sur les volets administratif, juridique, financier et RH, préparer et instruire les dossiers, développer indicateurs et outils de pilotage, assurer l'interface avec les directions centrales de l'Université et le Collégium Lorraine INP.
• Coordination et animation des services : animer les responsables de service, favoriser la circulation de l'information et la coordination des actions, organiser les processus transverses (rentrée, événements, campagnes de recrutement, projets), contribuer à la formalisation et à l'amélioration continue des procédures.
• Ressources humaines : veiller à l'adéquation organisation/besoins, piloter les campagnes d'emplois et recrutements, suivre les carrières et situations individuelles, conduire les entretiens professionnels, soutenir la qualité des conditions de travail et la continuité du service public.
• Pilotage budgétaire et financier : préparer et suivre le budget de l'école, sécuriser contrats et conventions, veiller au respect des procédures (achats, marchés, recettes, conventions) et suivre les ressources complémentaires (taxe d'apprentissage, mécénat, financements sur projets).
• Gestion de site, moyens et logistique : assurer le rôle de gestionnaire de site, superviser maintenance et sécurité des locaux, coordonner les prestataires (gardiennage, ménage, espaces verts, maintenance) et garantir l'adéquation des moyens (locaux, équipements, systèmes d'information) aux besoins des services et des formations.

Profil

De formation supérieure Bac + 3 minimum en gestion, administration publique ou domaine équivalent, vous disposez d'une solide expérience du pilotage administratif et financier et du management d'équipes, idéalement dans l'enseignement supérieur ou le secteur public.

• Connaissances : fonctionnement de l'enseignement supérieur (écoles d'ingénieurs), culture juridique, administrative et financière, principes de gestion des personnels, bases de gestion budgétaire publique et de commande publique.
• Compétences opérationnelles : pilotage de projets, coordination d'équipes et de prestataires, appui au pilotage et à la décision, capacité à gérer une activité dans un environnement complexe, conduite d'entretiens et mise en place d'outils de suivi.
• Management et conduite du changement : techniques de management, de négociation, d'animation de collectifs, accompagnement des évolutions organisationnelles et des équipes.
• Qualités relationnelles : sens du dialogue et de la diplomatie, capacité à fédérer, à gérer des situations sensibles, vision globale du fonctionnement d'une structure, force de proposition.
• Langues : maîtrise de l'anglais appréciée pour les échanges avec les partenaires internationaux.