Responsable administratif et scolarité H/F

CCI Paris IdF; Émerainville; Sur place; EUR 55 000 - 75 000; Plein temps

Résumé du poste

CCI Paris Île-de-France cherche un Responsable administratif pour piloter la gestion administrative de l'école et encadrer une équipe de 9 assistantes. Vous utiliserez YPAREO pour le suivi, le reporting et l’extraction de documents réglementaires, tout en garantissant la conformité des procédures et le respect des délais.

Le poste exige une expérience dans l'apprentissage, la formation ou l'enseignement, une maîtrise des procédures liées à la scolarité et de la réglementation de la formation

Qualifications

• Vous justifiez d'une expérience confirmée dans le secteur de l'apprentissage, de la formation ou de l'enseignement.
• Maîtrise impérative de l'outil YPAREO pour le suivi administratif, le reporting, l'extraction de données et la production de documents.
• Expérience managériale pour superviser en transversal l'activité administrative des filières pédagogiques.
• Bonne connaissance des procédures administratives liées à la scolarité et de la réglementation de la formation professionnelle.
• Aisance avec les outils bureautiques (Excel et Word) et esprit d'organisation.
• Sens de la rigueur, respect des délais et compétences relationnelles.

Responsabilités

• Piloter, structurer et assurer la gestion administrative de l'école.
• Gérer l'outil YPAREO pour le suivi administratif, le reporting et la production des documents réglementaires.
• Réaliser et piloter l'enquête annuelle SIFA et autres enquêtes réglementaires.
• Animer et encadrer les équipes administratives (9 assistantes sur les filières pédagogiques).
• Formaliser et mettre à jour les procédures administratives en lien avec RGPD, Qualiopi et réforme de la formation professionnelle.
• Mettre en place et suivre les tableaux de bord administratifs, analyser les indicateurs et proposer des améliorations.
• Assurer la communication transversale avec les services internes et partenaires.
• Veiller à la conformité des pièces justificatives et des échéances, suivre les partenariats et les marchés publics.
• Réaliser la veille réglementaire et piloter les évolutions nécessaires.

Connaissances

Gestion administrative

Management d'équipe

Rigueur et organisation

Analyse et synthèse

Outils

YPAREO

Excel

Word

Description du poste

La Chambre de Commerce et d'Industrie de Seine-et-Marne est un établissement public de l'Etat animé par des chefs d'entreprise élus, qui intervient auprès de plus de 85 000 entreprises du département. La CCI représente les intérêts généraux des entrepreneurs auprès des pouvoirs publics. Elle contribue au développement économique, à l'attractivité et à l'aménagement des territoires ainsi qu'au soutien des entreprises aux différents stades de leur développement. Elle est également reconnue pour la qualité de son CFA UTEC qui forme annuellement 2 000 apprentis. Elle compte 230 collaborateurs et est présente sur 7 sites.

Dans le cadre de son nouveau projet d'établissement, et au-delà de ses missions de service public, la CCI Seine-et-Marne développe une politique de prestations marchandes auprès de ses trois publics cibles : les entreprises, les collectivités locales et les personnes en formation.

Les missions principales :

• Piloter, structurer et assurer la gestion administrative de l'école;
• Garantir la qualité et la conformité des procédures administratives;
• Superviser la gestion de la scolarité et des parcours apprenants;
• Gérer l'outil YPAREO pour le suivi administratif.

Missions détaillées :

• Mettre en place, uniformiser et faire évoluer les procédures administratives de scolarité pour toutes les étapes du parcours apprenant (candidature, inscription, suivi, examens, résultats, certifications…);
• Assurer la gestion, le paramétrage et l'exploitation de YPAREO pour le suivi administratif, le reporting et la production des documents réglementaires;
• Réaliser et piloter l'enquête annuelle SIFA, ainsi que les autres enquêtes réglementaires ou institutionnelles;
• Animer et encadrer les équipes administratives (9 assistantes sur les filières pédagogiques);
• Formaliser et mettre à jour les procédures administratives, en cohérence avec la réglementation (réforme de la formation professionnelle, RGPD, Qualiopi…);
• Mettre en place et suivre les tableaux de bord administratifs, analyser les indicateurs et proposer des mesures d'amélioration;
• Assurer la communication transversale avec les services (scolarité, pédagogie, juridique, direction, relations entreprises…);
• Suivre administrativement les partenariats, conventions, marchés publics, et veiller à la conformité des pièces justificatives et des échéances;
• Réaliser la veille réglementaire scolaire et administrative et piloter les évolutions nécessaires.

Vous justifiez d'une expérience confirmée dans le secteur de l'apprentissage, de la formation ou de l'enseignement.

Vous maîtrisez impérativement l'outil YPAREO, tant sur les aspects de gestion administrative que de paramétrage, reporting, extraction de données et production de documents.

Vous justifiez d'une expérience managériale pour superviser en transverse l'activité administrative des filières pédagogiques.

Vous disposez d'une excellente connaissance des procédures administratives liées à la scolarité et de la réglementation de la formation professionnelle.

À l'aise avec les outils bureautiques (notamment Excel et Word), vous démontrez une réelle appétence pour les outils de gestion.

Reconnu pour votre sens de l'organisation, votre rigueur et votre capacité à respecter des délais, vous possédez également de solides qualités relationnelles. Vous savez animer une équipe, travailler en transversalité, être force de proposition et faire preuve de réactivité.

Autonome, discret et respectueux de la confidentialité, vous disposez d'un esprit d'analyse et de synthèse.

Le Groupe Chambre de Commerce et d'Industrie Paris Ile-de-France œuvre pour une politique active d'accueil des personnes en situation de handicap. Les candidatures sont étudiées selon ce principe.