Responsable administratif

Mairie de Franconville-la-Garenne; Franconville; Sur place; EUR 32 000 - 42 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

39.5 jours de congés (22.5CA + 17RTT)

Horaires 37h45 sur 4.5 jours

Résumé du poste

La Mairie de Franconville-la-Garenne recrute pour la Direction du scolaire un cadre polyvalent chargé de mener le management et l’organisation du personnel des écoles maternelles. Vous assurerez la coordination des agents, le suivi administratif et le déploiement des outils de pilotage.

Vous travaillerez en lien étroit avec les directions d’école et les services techniques pour garantir la continuité du service public et améliorer les pratiques.

Qualifications

• Connaissance des logiciels Ciril finances et RH et formation possible.
• Maîtrise de Word, Excel et Outlook.
• Notions des finances publiques et du statut de la fonction publique territoriale.
• Discrétion et confidentialité dans le cadre du secrétariat.
• Autonomie et capacité à prendre des initiatives.
• Adaptabilité et aptitude au travail en équipe et à l’évolution réglementaire.

Responsabilités

• Coordonner le personnel des écoles maternelles (30 ATSEM et 47 agents interclasse et études) ; gérer les absences, remplacements et affectations.
• Assurer le lien avec les directions d’école et accompagner les équipes.
• Piloter les besoins en formation et suivre les dossiers individuels.
• Organiser les réunions et assurer le suivi administratif et les comptes rendus.
• Participer à l’organisation des événements et soutenir le secrétariat du service.

Connaissances

Autonomie

Travail en équipe

Discrétion et confidentialité

Diplomatie

Adaptabilité

Formation

Formation CNFPT

Outils

Ciril finances et RH

Agora

ASTECH

HELPDESK

Word/Excel

Outlook

Description du poste

Vous aimez manager, organiser et structurer ? Rejoignez la Direction du scolaire !

En binôme avec une seconde responsable du personnel, vous jouez un rôle central dans l’organisation et la continuité du service au sein des écoles maternelles. Votre mission : accompagner les équipes, coordonner les agents et structurer les pratiques de gestion du personnel, tout en assurant une relation de proximité avec les directions d’école.

Dans un contexte de développement et d’harmonisation des pratiques, vous contribuez à mettre en place des méthodes de travail, des outils de suivi et des process efficaces, permettant de fluidifier l’organisation, d’anticiper les besoins et de garantir la qualité du service public.

Un poste de terrain, polyvalent et responsabilisant, qui combine management, organisation, coordination et conduite du changement, au cœur des enjeux du service scolaire.

Missions principales :

Mission 1 : Coordonner le personnel des écoles maternelles (30 ATSEM et 47 agents interclasse et études)

• Assurer la gestion administrative et le suivi du personnel (absences, remplacements, heures, entretiens, affectations).
• Organiser les recrutements et coordonner les remplacements.
• Assurer le lien avec les directions d'école et accompagner les équipes.
• Piloter les besoins en formation et participer à la gestion des situations individuelles.
• Organiser les réunions des ATSEM et assurer leur suivi.

Mission 2 : Assurer l'interface entre les écoles et la Ville

• Suivre les demandes des écoles (travaux, informatique, événements) en lien avec les services techniques.
• Garantir la continuité du service en assurant le suivi des dossiers des différents secteurs.
• Mettre à jour les outils de suivi et les informations interservices.

Mission 3 : Organiser les réunions et rendez-vous

• Organiser les réunions, groupes de travail et rendez-vous institutionnels.
• Préparer les supports, assurer le suivi administratif et rédiger les comptes rendus.

Mission 4 : Participer à l'organisation des événements du service scolaire

• Assurer la préparation administrative et logistique des événements.
• Participer à leur organisation et à leur bon déroulement.

Mission 5 : Assurer un appui administratif au service

• Assurer le traitement administratif des inscriptions et des dérogations.
• Suivre les effectifs et transmettre les informations aux écoles.
• Apporter un soutien administratif au secrétariat et à l'accueil du service selon les besoins.

Connaissances et Compétences :

• Connaissance appréciée des logiciels (Ciril finances et RH, Agora, ASTECH, HELPDESK) Formations possibles
• Maitrise de Word/Excel et Outlook
• Notion des finances Publiques
• Connaissance du statut de la fonction publique territoriale
• Discrétion et confidentialité
• Diplomatie et aisance relationnelle
• Être autonome et savoir prendre des initiatives
• Adaptabilité / réactivité / anticipation
• Être capable de travailler en équipe
• S’adapter aux évolutions réglementaires du secteur et aux nouveaux outils numériques
• Formations via le CNFPT
• Action sociale : Plurélya
• 39.5 jours de congés (22.5CA + 17RTT)
• 37h45 sur 4.5 jours: travail soit le mercredi matin, soit le samedi matin en alternance.