Responsable adjoint Affaires Générales H/F

Jobaffinity; Neuilly-sur-Marne; Sur place; EUR 42 000 - 60 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Mutuelle et Prévoyance santé

Rémunération statutaire et indemnités

38 heures/semaine et RTT

Résumé du poste

Jobaffinity recherche un Responsable adjoint Affaires Générales H/F pour superviser l’accueil de l’hôtel de ville, les élections, l’état civil et le cimetière, et seconder la responsable du service.

Vous garantissez le bon fonctionnement des 8 agents, gérez les plannings et suivez le budget, tout en assurant l’accueil des usagers. Maîtrise Mélodie Opus, Adagio et Maestro exigée; rigueur, discrétion et esprit d’équipe indispensables.

Qualifications

• Connaissances règlementaires en matière d’état civil
• Solides compétences managériales et logistiques
• Parfaite maîtrise de l’outil informatique
• Maîtrise des logiciels métiers de l’état civil (Mélodie Opus), des élections (Adagio), et du recensement militaire (Maestro) ou logiciels similaires
• Savoir travailler avec des référents institutionnels : ANTS, CERT, préfecture de Bobigny, INSEE…
• Sens de l’organisation, rigueur et précision
• Savoir faire preuve d’anticipation et d’initiative
• Discrétion professionnelle, sens du travail en équipe et grande polyvalence

Responsabilités

• Assurer un rôle de conseil et de référence sur les secteurs Etat-Civil, cimetière, élections, affaires générales
• Gérer les plannings d’activités de l’équipe (8 agents)
• Assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers
• Préparer le budget du service et assurer son suivi et sa gestion
• Collaborer avec la responsable et la suppléer en cas d’absence

Connaissances

Gestion d'équipe

Rigueur

Informatique

Organisation

Outils

Mélodie Opus

Adagio

Maestro

Description du poste

Responsable adjoint Affaires Générales H/F

Type du poste Statutaire

Entreprise

Rattaché à la Direction Générale Adjointe Ressources, au sein du service Affaires Générales, vous encadrez les secteurs de l’accueil de l’hôtel de ville, des élections, de l’état-civil et du cimetière. Vous assurez leur bon fonctionnement, optimisez et développez les activités des secteurs. Vous secondez la responsable du service et la remplacez en son absence. Vous avez un rôle de conseil et de référence auprès des agents du service.

• Assurer un rôle de conseil et de référence sur le secteur Etat-Civil, cimetière, élections, affaires générales auprès des agents.
• Assurer la gestion des élections en collaboration avec la responsable.
• Gérer les plannings d’activités de l’équipe (8 agents).
• Assister la responsable du service et la suppléer en cas d'absence en étant en capacité d'alerter si nécessaire la hiérarchie, rendre compte de ses activités
• Alerter sur les évolutions réglementaires, conseiller sur les orientations à prendre en termes d'organisation du service, assurer le rôle de relais avec l'équipe.
• Préparer en collaboration avec la responsable, le budget du service et en assurer le suivi et la gestion
• Assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers afin de les renseigner sur les questions propres au service des Affaires générales

Conditions du poste

• Travail le samedi matin par rotation et travail possible le samedi après-midi pour célébrations de mariages et baptêmes civils
• Poste de catégorie B – filière administrative – Rédacteur territorial

Profil recherché

• Connaissances règlementaires en matière d’état civil
• Solides compétences managériales et logistiques
• Parfaite maîtrise de l’outil informatique
• Maîtrise des logiciels métiers de l’état civil (Mélodie Opus), des élections (Adagio), et du recensement militaire (Maestro) ou logiciels similaires
• Savoir travailler avec des référents institutionnels : ANTS, CERT, préfecture de Bobigny, INSEE…
• Sens de l’organisation, rigueur et précision
• Savoir faire preuve d’anticipation et d’initiative
• Discrétion professionnelle, sens du travail en équipe et grande polyvalence

Rémunération et avantages collectifs :

• Rémunération statutaire (Indemnité de Fonctions, Sujétions et Expertise et Complément Indemnitaire Annuel)
• Durée hebdomadaire de travail de 38 heures (18 RTT)
• Possibilité de semaine sur 4,5 ou 5 jours
• Participation employeur Mutuelle et Prévoyance santé