Adjoint au responsable du service citoyenneté (H/F)

Ville de Vincennes; Vincennes; Sur place; EUR 32 000 - 44 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Rémunération statutaire

Régime indemnitaire

13e mois

Restauration collective

Mutuelle

Résumé du poste

Ville de Vincennes recrute un Adjoint au responsable du service Citoyenneté pour assister et remplacer le responsable dans ses missions, et assurer les missions liées à la citoyenneté et à l'état civil.

Le poste exige polyvalence, rigueur, organisation et connaissance des procédures électorales et civiles, avec possibilité de travail en weekend pour les mariages et les élections, dans un cadre statutaire ou contractuel.

Qualifications

• Rigueur et ponctualité exigées pour le suivi administratif et le respect des délais.
• Maîtrise des procédures liées à l'état civil, électoral et cimetière.
• Capacité à organiser et coordonner les actes et documents administratifs.

Responsabilités

• Assister le Responsable du service citoyenneté dans ses missions et le remplacer en son absence.
• Préparer le budget, solliciter des devis et établir les bons de commande.
• Participer à la préparation des scrutins et gérer les documents électoraux.

Connaissances

Rigueur

Ponctualité

Sens de l'initiative

Discrétion

Écoute et dialogue

Gestion administrative

Outils

city web

civil net elections

Gescime

Maestro

Soprano

Civil finances

Description du poste

Avec sa position stratégique aux portes de Paris, la ville de Vincennes (Val-de-Marne, 49 908 habitants, 759 agents) ne manque pas d'atouts : elle bénéficie d'un environnement unique avec le château, la proximité du bois, son patrimoine architectural exceptionnel, des équipements publics de qualité et des commerces de proximité nombreux et réputés.
La ville est desservie par la ligne 1 du métro et le RER A.

La ville recrute pour sa Direction de la réglementation

Adjoint au responsable du service Citoyenneté (H/F)

(Catégorie B- Rédacteur)

Sous l'autorité du Responsable du service de la citoyenneté, votre objectif sera d'assister le responsable de service dans ses missions et assurer durant son absence toutes les missions qui lui sont dévolues.

Prendre part à la préparation du budget, demander les devis aux entreprises et établissement des bons de commandes et liquidation des factures

Participer à la préparation des scrutins

Envoyer les différentes notes de service et courriers 1 mois avant la date des élections

Assister aux affectations pour le personnel

Réceptionner et vérifier la propagande électorale:

• Enregistrer, relire les procurations
• Organiser la mise sous pli des documents électoraux
• Vérifier que le matériel électoral pour le jour du scrutin soit prêt

Organiser la constitution des dossiers avec le responsable

Contribuer à la centralisation des résultats et à la soirée électorale en projetant les différents résultats communiqués par les bureaux de vote
Éditer des résultats à donner aux présidents de bureaux de vote, préparer les cartons contenant les procès verbaux pour la préfecture

Participer à la gestion des réunions publiques dans le cadre de la campagne électoral

Vérifier et éditer une liste de contrôle pour relecture des inscriptions et les modifications d'adresse sur la liste électorale prises par l'accueil unique

Procéder aux radiations adressées par l'Insee et les décès de la commune informatiquement et sur les listes générales

Traitement des listes de centre et des inscriptions d'office reçues de l'Insee

Préparer les commissions administratives chargées de la révision des listes électorales

Organiser les soirées électorales sur le logiciel Soprano

Garantir le suivi des cartes électorales en retour

Assurer un suivi de la gestion des changements d'adresse par le biais du fichier intrazone

Participer à la révision des listes électorales

Vérifier sur le logiciel oféa que les électeurs qui ont une carte en retour ne sont plus assujettis aux taxes locales, envoyer un courrier aux électeurs, monter les dossiers pour les présenter à la commission administrative chargée de la révision des listes électorales, radier les électeurs sur les listes générales et sur le logiciel élections, puis adresser un recommandé à l'électeur

Participer aux traitements des dépôts de statuts des syndicats professionnels

Gestion de l’état civil:

Participer dans le cadre de la polyvalence à la mise à jour des registres d'état civil informatiquement et sur papier (jugements, mentions de pacs, de divorce, de répertoire civil, de décès, de transcriptions, d’avis de notoriété, d'avis de naissance, remembrement)

Recevoir une famille endeuillée ou les opérateurs de pompes funèbres, pour prendre une déclaration de décès ou un renouvellement de concessions,

Se rapprocher des agents du cimetière pour obtenir les certificats d'entretiens en vue d'un renouvellement de concession

Rédiger les actes de décès sur le logiciel city web et mettre à jour logicime

Assister à l'accueil des futurs mariés pour constituer leur dossier de mariage, bloquer le pôle évènement, mettre à jour l'agenda, faire la publication des bans, et l'afficher sur le panneau extérieur de la mairie dédié à cet effet, envoyer un mail au secrétariat des élus

S'associer à la vérification des dossiers de mariage pris par les agents

Prendre part à la saisie des actes de mariage et des différents documents, mettre sur registre les actes de mariage, établir les livrets de famille pour les nouveaux mariés

Procéder à la publication des mariages extérieurs

Envoi de la fin de mois pour les impôts, le secrétariat du maire, la DEJ, le secrétariat de la DGA, le Vincennes Info

Réaliser des duplicatas de livret de famille, les adresser aux différentes mairies ou les remettre dans la bannette pour que l'accueil unique puisse les remettre aux usagers vincennois

Établir des procès verbaux d'ouverture et de clôture des registres d'état-civil

Participer à la célébration des mariages avec les élus

Gérer le recensement militaire, vérification des demandes prises par l'accueil unique

Transmettre des listes au service national

Élaborer les plannings du cimetière

Rendre compte à sa hiérarchie

Participer aux réunions de service

Anticiper et gérer les situations conflictuelles

Communiquer les mouvements d'état civil à l'INSEE de façon dématérialisée

Gérer l'archivage du service

Planifier les rendez-vous de mariage et de pacs/ participation à la saisie des contrats de pacs

Assurer le contrôle des dossiers de changements de prénoms

Encadrement du coordonnateur chargé du recensement de la population

Transmettre au service communication les informations concernant l'état-civil:

• L’adjoint au responsable du service citoyenneté participe à la Politique Qualité définie par la Ville de Vincennes et qui vise 3 objectifs principaux
• Assurer la qualité des services municipaux : fournir des services de haute qualité répondant aux attentes des citoyens en matière d'efficacité et de transparence.
• Renforcer l'organisation interne : améliorer les processus de management et d'organisation au sein de la mairie pour garantir une meilleure réactivité et efficacité.
• Consolider la confiance des citoyens : maintenir une relation de confiance et de transparence entre la municipalité et les citoyens.

Connaissances: de toutes les procédures du services
des logiciels city web, civil net élections, Gescime, Maestro, soprano, civil finances
de la Ville et de ses organes

Organisation et organigramme des services de la ville de Vincennes

Expertise métier sur les missions de l'accueil unique

Accueil du public

Connaitre les règles du droit électoral et des normes applicables aux actes administratifs d'état civil

Veiller à l'application du règlement des cimetières

Prendre des initiatives dans son domaine de compétences

Savoir évaluer et prioriser les tâches à effectuer

Rigueur et ponctualité

Sens de l'initiative et de la discrétion

Facilité d'écoute et de dialogue

Spécificités du poste:

Poste à temps plein avec récupération annuelle de 22 jours de RTT (moins la journée de solidarité)

8h/jour avec coupure méridienne

Possibilité de travail le samedi matin et après midi pour la célébration des mariages

Travail le dimanche des élections

Poste à pourvoir par voie statutaire ou contractuelle.

Rémunération statutaire + régime indemnitaire + 13ème mois + accès à une restauration collective avec participation employeur + participation mutuelle et maintien de salaire + Amicale du personnel (chèques vacances, bon à la consommation, …) + RTT.