Office Manager Junior (F/H)

Photosol; Paris; Sur place; EUR 32 000 - 42 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

CDI 35h

Salaire fixe + variable

PEE (Plan d'Épargne Entreprise)

Tickets restaurant

Transport pris en charge

Activité sportive en entreprise

RTT

Télétravail 1 jour/semaine

Résumé du poste

Photosol recherche un Office Manager pour piloter le fonctionnement du siège à Paris. Vous serez en autonomie, coordonnerez les équipes, les prestataires et les services nécessaires pour offrir un environnement de travail sûr, fonctionnel et adapté.

Vous assurez une présence terrain et anticipez les besoins des collaborateurs. Vous maîtrisez le pilotage de prestataires, la gestion opérationnelle, l’organisation des arrivées/départs et la gestion des projets d’amélioration.

Qualifications

• Expérience d’au moins 3 ans en Office Manager ou rôle équivalent.
• Anglais professionnel à l’oral et à l’écrit indispensable.
• Maîtrise du pilotage de prestations et suivi de contrats de services.

Responsabilités

• Garantir la qualité de l’environnement de travail et le bon fonctionnement du siège.
• Coordonner les prestataires et les services (propreté, maintenance, sécurité) et suivre les interventions.
• Gérer les arrivées/départs des collaborateurs (onboarding/offboarding) et les achats/stock.
• Suivre les projets d’amélioration et assurer une information claire aux collaborateurs.

Connaissances

Pilotage prestataires

Gestion environnement de travail

Coordination de projets

Gestion des priorités

MS 365/OUTLOOK

Outils

Microsoft 365

Description du poste

LE CONTEXTE

Véritable pilote du site, vous êtes responsable de la qualité de l'environnement de travail et garantissez le bon fonctionnement quotidien du siège en coordonnant les équipes, les prestataires et les services nécessaires aux collaborateurs.

Rattaché.e aux Services Généraux, vous assurez la gestion opérationnelle du siège et veillez à offrir aux collaborateurs un environnement de travail fonctionnel, sécurisé et adapté à leurs besoins. À la fois présent.e sur le terrain et acteur.trice de la coordination, vous anticipez les besoins, pilotez les interventions et vous assurez que chaque sujet trouve une réponse efficace et durable.

LES MISSIONS

Pilotage du fonctionnement du siège

• Assurer une présence régulière sur le terrain afin de garantir la qualité des espaces de travail et des espaces communs ;
• Veiller au respect des standards du siège (propreté, aménagement, signalétique, règles de vie et politiques internes) ;
• Superviser le traitement des demandes et incidents via les outils Services Généraux (ticketing, GMAO), coordonner les actions nécessaires et suivre leur résolution ;
• Assurer le suivi de l'exploitation du site en lien avec le Responsable d'Exploitation et les différents intervenants ;
• Tenir à jour les informations nécessaires au bon fonctionnement du siège (équipements, accès, procédures, contacts, plans, prestataires…) ;

Pilotage des prestataires et des services

• Coordonner les prestataires intervenant sur le site (propreté, maintenance, sécurité, déchets, services aux collaborateurs…) ;
• Contrôler la qualité des prestations réalisées et veiller au respect des engagements contractuels ;
• Assurer le suivi des interventions et maintenir une relation de proximité avec les partenaires.

Gestion de l'environnement de travail

• Garantir la disponibilité des équipements et services nécessaires au fonctionnement du siège (mobilier, fournitures, salles de réunion, badges, signalétique…) ;
• Superviser la gestion des stocks et le réapprovisionnement ;
• Assurer le suivi des équipements et ressources du site (mobilier, téléphonie, copieurs, équipements collectifs…). Accompagnement des collaborateurs et animation du site ;
• Piloter les aspects opérationnels liés aux arrivées et départs des collaborateurs (onboarding/offboarding) ;
• Contribuer à l'organisation des événements internes dans le respect des budgets et des orientations de l'entreprise ;
• Participer à l'information des collaborateurs sur les sujets liés à l'environnement de travail.

Amélioration continue

• Identifier les irritants et opportunités d'amélioration liés à l'environnement de travail ;
• Proposer et mettre en œuvre des actions visant à améliorer la qualité de service, les espaces et les pratiques internes ;
• Contribuer au développement de la qualité de vie au travail.

LE PROFIL RECHERCHE

Vous justifiez d'au moins 3 ans d'expérience sur un poste d'Office Manager exercé en autonomie, avec la responsabilité d'un périmètre de services ou d'un site. Un anglais professionnel, à l'oral comme à l'écrit, est indispensable.

Vous maîtrisez notamment :

• le pilotage de prestataires et le suivi de contrats de services ;
• la gestion opérationnelle d'un environnement de travail ;
• la coordination de sujets opérationnels et de projets ;
• la gestion des priorités et des imprévus ;
• les outils Microsoft 365.

Vous êtes reconnu.e pour :

• votre sens du service et votre excellent relationnel ;
• votre autonomie, votre organisation et votre capacité à prioriser ;
• votre capacité d'analyse, d'anticipation et de résolution de problèmes ;
• votre professionnalisme, votre discrétion et votre sens des responsabilités.

Une expérience dans une entreprise multi-sites ou en forte croissance sera appréciée.

Pourquoi ce poste est unique

Chez Photosol, l'Office Manager est bien plus qu'un gestionnaire du quotidien : il est le garant de la qualité de l'environnement de travail et du bon fonctionnement du siège. Vous connaissez votre site dans ses moindres détails, vous identifiez les besoins avant qu'ils ne deviennent des problèmes et vous mobilisez les bons interlocuteurs pour apporter des solutions adaptées. Votre rôle consiste autant à coordonner qu'à agir : vous pilotez des prestataires, accompagnez les collaborateurs, suivez les projets d'amélioration et intervenez directement lorsque cela est nécessaire. Votre réussite repose sur votre capacité à faire fonctionner un environnement complexe avec simplicité, efficacité et exigence.

Ce que nous offrons :

• Un contrat CDI, 35h hebdomadaires ;
• Un salaire fixe à définir selon votre profil + un variable sur objectifs (équivalent à 1 mois de salaire) ;
• Un Plan Epargne Entreprise attractif (pour 1736€ placés, 3473€ abondés par l’entreprise) ;
• Des titres restaurant (11€/jour) ;
• Prise en charge à 100% du titre de transport ;
• Cours de sport en entreprise
• 8 à 12 jours de RTT ;
• Télétravail : 1 jour/semaine après la validation de la période d'essai ;