OFFICE MANAGER EXPERIMENTE (H/F)

EuraTechnologies; Lille; Hybride; EUR 32 000 - 42 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

PEE

Forfait mobilité

Remboursement transport 50%

Mutuelle d’entreprise

Horaires 35h

Résumé du poste

Utocat recherche un Office Manager Expérimenté pour piloter les activités opérationnelles, RH et financières avec le CEO. Vous serez au cœur des process admin et comptables, assurerez le suivi des achats, facturation et salaires, et participerez à la gestion des projets et à la vie du bureau.

Vous avez au moins 3 ans d'expérience, BAC+2 en assistanat/comptabilité, et une maîtrise des outils Pennylane/Silae et Drive/Slack/Teams. Poste basé à Lille avec conditions hybrides.

Qualifications

• Formation minimum BAC +2 en assistanat ou comptabilité
• Expérience confirmée de 3 ans minimum sur un poste similaire en TPE/PME
• Connaissance d’un logiciel comptable (Pennylane, Silae) et gestion administrative
• Maîtrise des outils collaboratifs (Drive, Slack, Teams) et organisation des process

Responsabilités

• Préparer les bons de commande
• Gérer la facturation client et la facturation fournisseur en lien avec les contrats
• Suivi des paiements, relances et rapprochement bancaire
• Gérer la comptabilité en lien avec le cabinet comptable
• Manager les projets type CIR, dossiers BPI, Assurance
• Appui sur les recrutements
• Suivi des temps de l’équipe et reporting
• Interface et gestion de projets avec les partenaires et investisseurs
• Proposer des améliorations des process administratifs et comptables

Connaissances

Autonomie

Rigueur

Organisation

Gestion des plannings

Discrétion

Formation

BAC+2 Assistanat/Comptabilité

Outils

Pennylane

Silae

Drive/Slack/Teams

Description du poste

Créée en 2014 par Clément FRANCOMME, UTOCAT est une fintech de 17 personnes spécialisée dans les solutions Blockchain pour la banque, la finance et l’assurance. Chez Utocat nous développons notre propre logiciel SAAS RPA IA en finance. Nous amenons nos clients vers cette technologie avec des solutions qui délivrent d’abord de la valeur métier. Catalizr rend possible l’utilisation de compte titres de façon dématérialisée en néo économie (startup, crowdfunding, éoliennes et autres projets régionaux), fini le papier ! Nous favorisons ainsi le financement dans l’économie réelle, les projets qui donnent du sens et l’actionnariat salarial.

Office Manager Expérimenté (H/F)

Descriptif du poste

En tant qu'Office Manager Expérimenté, tu piloteras avec le CEO les activités opérationnelles d’Utocat. Ton quotidien sera de fluidifier, organiser, optimiser toutes les activités des secteurs administratifs, rh et financiers. En tant qu’Office Manager Expérimenté tu occuperas une position centrale.

Concrètement, en quoi ressemblera ton quotidien ?

Gestion administrative & organisationnelle

• Préparer les bons de commande
• Gérer la facturation client et la facturation fournisseur en lien avec les contrats
• Suivi des paiements, relances et rapprochement bancaire
• Gérer la comptabilité en lien avec le cabinet comptable
• Manager les projets type CIR, dossiers BPI, Assurance
• Prospection
• Suivre les tableaux de bord, des reporting investisseurs
• Formations avec ou sans l’OPCO : de la validation du besoin à sa mise en place
• Suivi des temps de l’équipe en lien avec les besoins de reporting (type CIR)
• Interface et gestion de projets avec l’état, les partenaires, prestataires et investisseurs
• Participer à la sélection des comptables, bancaires, assurances, mutuelles…
• Assurer l’amélioration continue des process administratifs et comptables existants

Support RH

• Gestion administrative du personnel : de la promesse d’embauche à l’onboarding / off boarding, contrat, visite médicale, DUE, mutuelle…
• Gestion des bulletins de paie, des notes de frais et de la TVA
• Appui sur les recrutements

Vie de bureau & logistique

• Organisation des événements internes (repas, Team Building, événements divers…)
• Assurer le bon fonctionnement de notre espace de travail : nourriture, boissons, confort de travail, équipe d’entretien
• Participer à la culture d’entreprise
• Etre un relais réactif pour les besoins du quotidien

Sécurité & conformité

• Mise en oeuvre et ou application des procédures de sécurité
• Suivi des MOOC obligatoires

Profil recherché

• Formation minimum BAC +2 en assistanat ou comptabilité
• Expérience confirmée de 3 ans minimum sur un poste similaire et dans une petite structure TPE/PME
• Les +
• Connaissance d’un logiciel comptable (Pennylane, Silae ou équivalent)
• Gestion de projets
• Soft Skills : Autonome sur les contraintes réglementaires : RH, finance, contrats et sur le poste
• Capacité à structurer son périmètre , prioriser, gérer les plannings
• Vous êtes à l’aise avec les chiffres
• Hard Skills : Force de proposition, Rigueur, sens de l’organisation et des priorités, Adaptabilité, Discrétion sur les informations confidentielles de l’entreprise

Environnement technique

• Maîtrise des outils collaboratifs (Drive, Slack, Teams) obligatoire
• Connaissance d’un outil comptable type : Pennylane, Silae

Rémunération et les “à côté”

• Package de rémunération à négocier selon profil entre 32 000€ et 42 000€ / an - Statut ETAM - 35h / semaine
• Le poste est ouvert au temps partiel (80%) si besoin
• Un Accord d’intéressement en place pour une prime annuelle avec possibilité d’abondement pour les salariés qui souhaitent acquérir des actions de l’entreprise (soit environ 1,5 mois de salaire)

Poste basé à Lille (Euratechnologies)

Prise de poste : dès que possible

Ce que nous offrons chez UTOCAT

• Plan d’Epargne Entreprise (PEE)
• Forfait mobilité si covoiturage, vélo, trottinette…
• Remboursement des frais d’abonnement de transport public à hauteur de 50% (jusqu’à 100€ avec le forfait mobilité)
• Mutuelle d’entreprise de haute qualité avec une prise en charge à 83% par Utocat
• Poste hybride : 2 jours TTV par semaine possible + 1 semaine TTV par mois
• Café de qualité, thé également de qualité, Balisto, Prince, eau, glaces coulent à flot !
• Matériel informatique fourni (Mac)
• Le midi nous aimons jouer au ping-pong, fléchettes, jeux de société…

Déroulement des entretiens

• Durée moyenne : 15 jours
• Etape 1 : un échange téléphonique avec Karine, la Chef de projets Admin (20 min)
• Etape 2 : une étude de cas à réaliser et à débriefer en entretien en présentiel avec un membre de l’équipe (1h)
• Etape 3 : un entretien à distance avec Clément le CEO et Baptiste le COO

Onboarding

L’équipe Utocat t’accueillera à la première heure pour répondre à tes interrogations et gérer les aspects administratifs. Aucune inquiétude, ton matériel, des surprises et tes collègues t’attendront.

Égalité des chances

Nous garantissons l’égalité des chances à tous les candidats. Chaque candidature reçue est prise en considération indépendamment de l’origine ethnique et raciale, des opinions, des croyances, de l’orientation sexuelle, de la santé ou du handicap.